Munca de acasă sau de la distanţă va fi parte din noua realitate, iar „normalul” de dinainte de martie anul acesta nu va mai exista, punctează Mădălina Racoviţan, Tax Partner la KPMG România.

În acest context, companii din toată lumea, inclusiv din România, îşi adaptează schemele de beneficii extra-salariale acordate angajaţilor. Dacă anterior pandemiei, companiile  care „se băteau” pentru forţa de muncă acordând beneficii precum baruri de prosecco (în cadrul unor firme de IT) sau fructe şi cafea la birou, acum resursele financiare alocate acestor „răsfăţuri” pot fi direcţionate înspre angajaţii care lucrează de acasă.

„În ultima perioadă, tot mai multe organizaţii îşi pun problema acordării angajaţilor a unor sume în vederea achiziţionării unor echipamente sau achitării unei părţi din costul cu utilităţile sau chiria”, spune Mădălina Racoviţan.

În Elveţia, de pildă, în anumite condiţii, angajatul poate solicita angajatorului o compensaţie pentru folosirea echipamentului personal (e.g. laptop, imprimantă etc.) în derularea activităţii de acasă. De asemenea, angajaţii au dreptul la rambursarea de către angajator a tuturor cheltuielilor ocazionate de executarea muncii, însă trebuie bine documentat motivul pentru care munca se desfăşoară de acasă şi nu de la birou, explică Racoviţan.

Tot în Elveţia, încă din 2019 existau prevederi referitoare la costuri privind chiria, conform cărora aceste cheltuieli pot fi suportate de angajator doar în cazul în care acesta nu poate pune la dispoziţia angajatului un spaţiu de lucru adecvat – ceea ce s-a întâmplat de altfel în timpul pandemiei. „Referitor la beneficiile fiscale, în anumite condiţii, angajaţii îşi pot reduce impozitul pe venit datorat, deducând o parte din cheltuielile înregistrate privind spaţiul de lucru de acasă”, precizează specialistul KPMG.

Cum stau lucrurile în România? Şi pe piaţa locală telemunca este reglementată încă din aprilie 2019 şi în aceasta se menţionează că angajatorul este obligat „să asigure mijloacele aferente tehnologiei informaţiei şi comunicaţiilor şi/sau echipamentele de muncă sigure necesare prestării muncii […] “.

De asemenea, autorităţile au emis o Ordonanţă de Urgenţă (132 din data de 10 august), conform căreia, în cazul activităţii de telemuncă, angajatorilor li se acordă o singură dată un sprijin financiar în valoare de 2.500 de lei pentru fiecare telesalariat, pentru a se achiziţiona bunuri şi servicii tehnologice necesare desfăşurării activităţii, dacă respectivul salariat a lucrat în regim de telemuncă pe perioada stării de urgenţă cel puţin 15 zile lucrătoare. Mădălina Racoviţan clarifică etapa în care se află aplicarea acestei ordonanţe: pe 25 august a fost publicat pe site-ul Ministerului Muncii un Proiect de Ordin (in dezbatere publica pana pe 3 septembrie) pentru stabilirea modalităţii de acordare a sprijinului financiar şi a categoriilor de bunuri ce pot fi achiziţionate conform ordonantei (i.e. laptop/notebook, tablete, smartphone, echipamente periferice de intrare şi ieşire aferente acestor bunuri, echipamente necesare conectării la internet, licenţe aferente sistemelor de operare şi aplicaţiilor software).

Astfel, companiile care îndeplinesc conditiile din ordonanta 132 pot aplica pentru obtinerea sprijinului financiar de la stat, insa alte facilitati nu exista in mod expres. „În contextul in care munca la distanţă va rămâne o parte importantă din viitorul muncii, companiile ar trebui să îşi revizuiască politicile de remunerare şi să analizeze care sunt acele beneficii relevante în noul context, care sunt mai valoroase pentru angajaţi şi de ce nu, în contextul unei contractări economice, mai avantajose din punct de vedere fiscal. Astfel, companiile s-ar putea orienta catre beneficiile de tip „cafeteria” în care angajatul primeste un buget lunar si are libertatea de a alege acele beneficii care sunt relevante pentru el, unele chiar avantajoase fiscal (de tipul tichetelor de masa sau tichetelor de vacanta)”, punctează Mădălina Racoviţan.

Alexandra Peligrad, CEO-ul companiei de resurse umane Smartree, observă că şi angajaţii îşi doresc alte beneficii de la angajatorii lor în contextul pe care îl traversăm, deşi îşi doresc să păstreze şi o parte din beneficiile anterioare.

„Din ce am observat noi în ultimele luni în situaţia de COVID în care ne aflăm, atât din zona de forumuri, în care angajaţii îşi exprimă dorinţele referitoare la ceea ce ar însemna pentru ei beneficii satisfăcătoare în pandemie, dar şi din feedback-ul pe care îl avem de la cei pe care îi intervievăm într-un proces de recrutare, rezultă că în primul rând angajaţii au dorit şi au reuşit în perioada aceasta să păstreze beneficiile pe care le aveau şi înainte, a fost o perioadă în care îşi puneau întrebări referitoare la păstrarea abonamentelor la sală în contextul în care sălile erau închise, dar au avut acces virtual la orele pe care le puteau accesa şi atunci companiile au continuat să ofere aceste beneficii; cei care aveau maşină de serviciu, au solicitat să o păstreze, dar mai există o categorie a angajaţilor care lucrează în companiile care au birourile închise şi care solicită decontarea unor părţi din costurile pe care le înregistrează în locul unde îşi desfăşoară remote activitatea referitoare la utilităţi, chirie sau consumul de cafea, apă, pe care în mod normal o primeau în programul de lucru”.

Chiar dacă nu există foarte multe companii din piaţă care acordă beneficii de acest tip, Alexandra Peligrad spune că şi în rândul partenerilor cu care lucrează se află companii care oferă angajaţilor, într-o anumită limită, posibilitatea de a-şi acoperi costurile pe care le au angajaţii carea lucrează de acasă, însă sub forma unui beneficiu asimilat veniturilor din salarii. „Există companii care au oferit o anumită sumă de bani salariaţilor, sumă de bani care se impozitează şi se taxează cu toate contribuţiile şi taxele aferente salariului. Este un beneficiu într-o sumă de bani - nu se decontează pentru că, deocamdată, pe regimul legislativ pe care îl avem, companiile nu au găsit o clauză din Codul Fiscal prin care să poată deconta astfel de tipuri de costuri.”

Potrivit ei, sumele sunt diferite şi variază în funcţie de dimensiunea companiei: „Pornesc de la câteva sute de lei şi ajung la un maximum de 1.200 - 1.300 de lei pe lună, sume nete care mai departe merg spre contribuţii şi impozit pe venit, care intră în costurile companiei”.

Angajatul are parte de libertate totală când vine vorba despre cheltuirea acestor bani: „Este vorba despre o sumă de bani pe care angajatul nu trebuie să o justifice în niciun fel, este treaba lui ce face cu ea, este impozată de către companie şi, ca atare, este ca atunci când primeşte un bonus pentru o anumită activitate - nu îl întreabă nimeni ce face cu aceşti bani şi compania nu îi solicită să îşi justifice cheltuielile din ce am văzut noi până acum, modul în care a folosit aceşti bani.”

CEO-ul Smartree spune însă că numărul companiilor care acordă acest tip de beneficii sunt companii din zona serviciilor de tehnologie, iar în rândul clienţilor Smartree procentul celor care oferă asfel de bonusuri în contextul pandemiei este de sub 10%.