Cum arată o gală în epoca Zoom
În ciuda pandemiei, în companii lucrurile merg înainte, fie că vorbim de şedinţele zilnice sau de petrecerile de Crăciun, chiar dacă migrarea spre online a schimbat modul în care acestea se desfăşoară. Iar evenimentele corporate nu fac excepţie.
Cu o echipă numeroasă, formată din peste 3.500 de angajaţi, consultanţi în vânzări şi colaboratori, din Bucureşti şi din ţară, pentru Allianz-Ţiriac provocarea principală adusă de pandemie a fost trecerea exclusiv la munca de acasă, spune Marilena Bârliga, director market management şi comunicare în cadrul companiei. „Colegii au fost foarte conectaţi la acest demers şi ne-au sprijinit, pentru că au apreciat grija faţă de echipă şi efortul de a menţine fluxurile pentru clienţi şi parteneri la acelaşi standarde”, notează ea. Următoarele provocări s-au născut din lipsa interacţiunii directe: „Cu toţii am început să resimţim mai acut nevoia de socializare şi lipsa atmosferei de la birou”. Potrivit ei, compania a încercat să compenseze absenţa întâlnirilor faţă în faţă prin discuţii zilnice de „check in”, prin care membrii echipei să rămână conectaţi, să se ajute reciproc şi să menţină sentimentul de apartenenţă chiar şi de la distanţă. Drept canale de comunicare, compania a ales atât mijloace clasice precum e-mail, platforma de intranet, sondaje interne, întâlniri online clasice, cât şi o serie de evenimente inspirate din formatele TV, în care accentul a fost pus „mai degrabă pe ideea de a fi împreună, de a ne revedea şi reconecta”.
„Am testat şi «coffee breakurile virtuale» în care ne adunăm cu toţii pentru discuţii fără legătură cu activităţile de la birou. De fapt, nu am renunţat la activităţile obişnuite. Nu am renunţat la petrecerea de Crăciun şi nu am renunţat nici la cel mai important eveniment intern dedicat premierii celor mai performanţi colegi din vânzări – gala Excepţionalii – pe care l-am realizat cu ajutorul echipei Exploratist într-un format hibrid, în studio, cu prezenţa moderatorilor şi a invitaţilor speciali din companie şi externi, în timp ce audienţa s-a conectat online”, spune Marilena Bârliga. Potrivit ei, Excepţionalii este cel mai important eveniment intern al Allianz-Ţiriac, bugetul fiind, aşadar, „pe măsură”, fără a da însă detalii în acest sens.
De-a lungul evenimentului, care s-a adresat întregii echipe a companiei, au existat peste 70 de transmisii live din casele nominalizaţilor, angajaţi din toată ţara. Bucureşti, Târgu-Mureş, Cluj, Iaşi, Focşani, Alba Iulia sau Deva sunt doar câteva exemple de oraşe care s-au conectat pe parcurs.
Despre decizia de a externaliza organizarea galei, Marilena Bârliga spune că organizarea unui eveniment care implică un număr ridicat de participanţi, aşa cum este cazul galei Excepţionalii, necesită multă pregătire şi mult efort din partea unei echipe dedicate şi experimentate. „Vorbim de realizarea unui concept creativ care să atragă audienţa şi care se pliază pe strategia şi obiectivele companiei, precum şi de capacitatea de a-l pune în practică la un nivel ridicat de calitate, atât din perspectivă artistică, precum şi tehnică.” Având în vedere formatul hibrid al galei, impus de pandemie, şi importanţa sa pentru echipă, compania a dorit să aibă acces, fără probleme tehnice, la o platformă digitală performantă şi flexibilă, cu multiple opţiuni de personalizare a designului. „În cazul galei Excepţionalii am avut 70 de intervenţii live din toate regiunile ţării, intervenţii ale colegilor de la grup şi aproximativ 6 ore de transmisiune directă. Experienţele anterioare cu Exploratist ne-au oferit încredere şi ne-au dovedit că externalizarea unor astfel de evenimente interne este soluţia câştigătoare”, susţine ea.
Evenimentul a avut o rată de participare de aproape 100%, peste 1.000 de angajaţi conectându-se în cadrul galei, inclusiv cei din top-management. „Trenduri recente în engagement intern ne arată că pe timp de pandemie, liderii au un rol important în calitatea experienţei livrate angajaţilor. Ei trebuie să inspire nevoia de implicare, să îi conecteze emoţional pe oameni şi să aibă un mindset agil. Toate acestea sunt atributele unui stil de leadership empatic, pe care se vor construi strategiile de comunicare internă şi employee engagement şi în anii ce vor urma”, spun reprezentanţii Exploratist, citând studiul Improve the Employee Experience al Gartner.
Rovana Munteanu, customer experience lead, Exploratist: „Am construit varii proiecte de employee experience cu Allianz-Ţiriac, nu suntem la prima întâlnire. Am apreciat întotdeauna deschiderea lor spre creativitate şi spre noi tipare de comunicare. Prin feedbackul participanţilor, Excepţionalii va rămâne pentru noi o dovadă că oamenii devin adevăraţi ambasadori de brand atunci când programele de engagement intern sunt croite pe nevoile şi profilul lor.”
Din totalul participanţilor, 100 s-au înscris la concursurile online organizate, iar Marilena Bârliga spune că feedbackul obţinut după eveniment a fost foarte bun.
Până acum, cele două echipe au organizat împreună zece programe de employee engagement, dintre care patru evenimente. „Am construit varii proiecte de employee experience cu Allianz-Ţiriac, nu suntem la prima întâlnire. Am apreciat întotdeauna deschiderea lor spre creativitate şi spre noi tipare de comunicare. Prin feedbackul participanţilor, Excepţionalii va rămâne pentru noi o dovadă că oamenii devin adevăraţi ambasadori de brand atunci când programele de engagement intern sunt croite pe nevoile şi profilul lor”, susţine Rovana Munteanu, customer experience lead, Exploratist.
Potrivit studiului Global Employee eXperience Research, realizat de Kincentric Employee Experience şi citat de reprezentanţii Exploratist, 64% din bugetele alocate unui program de engagement intern au legătură cu formatul acestuia, care determină la rândul său gradul de participare. „Efectele ricoşează imediat în 31% retenţie în companie şi 47% probabilitate de creştere a performanţei”, se arată în studiu.
În opinia Marilenei Bârliga, deşi este evident că după aproape doi ani în care online-ul a fost cuvântul de ordine, cu toţii ne dorim să ne revedem în cadrul evenimentelor fizice. De aceea, chiar şi atunci când acest lucru va fi posibil, evenimentele în format hibrid vor continua să se desfăşoare în organizaţii mari, precum Allianz-Ţiriac. „Acest format oferă mai multă flexibilitate, dar şi potenţiale optimizări de costuri, în funcţie de amploarea aleasă pentru fiecare eveniment.”
People First este un proiect dezvoltat de Business Magazin şi agenţia de employee experience Exploratist. People First îşi propune să aducă în lumina reflectoarelor organizaţiile care pun oamenii pe primul loc şi implementează proiecte creative prin care experienţa angajaţilor este dusă la cel mai înalt nivel.
Marilena Bârliga, director market management şi comunicare, Allianz-Ţiriac: „Am testat şi «coffee breakurile virtuale» în care ne adunăm cu toţii pentru discuţii fără legătură cu activităţile de la birou. De fapt, nu am renunţat la activităţile obişnuite. Nu am renunţat la petrecerea de Crăciun şi nu am renunţat nici la cel mai important eveniment intern – gala Excepţionalii – pe care l-am realizat cu ajutorul echipei Exploratist
într-un format hibrid.”
People First este un proiect editorial dezvoltat de Business Magazin şi agenţia de employee experience Exploratist. People First îşi propune să aducă în lumina reflectoarele organizaţiile care pun oamenii pe primul loc şi implementează proiecte creative prin care experienţa angajaţilor este dusă la cel mai înalt nivel. Fondată în 2011, Exploratist este prima agenţie de employee experience din România. Serviciile livrate acoperă o arie vastă de nevoi organizaţionale, de la comunicare internă, Employer branding şi marketing experienţial, până la strategii de HR. Soluţiile au un design unic, inovativ şi sunt 100% personalizate.
