Din offline în online, fără compromisuri
Restricţiile apărute pe fondul pandemiei de COVID-19 au stat la baza unei migrări masive către online, iar evenimentele majore de business nu au făcut excepţie. Provocarea întâmpinată de companii a fost însă găsirea celor mai eficiente platforme unde să îşi susţină conferinţele, astfel încât cei care iau parte la ele să rămână antrenaţi până la final.
Un exemplu este Bitdefender, care a ales să susţină o conferinţă internaţională cu 450 de participanţi pe platforma Digital Stage, lansată de Exploratist. Care au fost avantajele?
„Pandemia a fost şi o oportunitate. În martie 2020, ne-am reinventat inclusiv pe zona evenimentelor corporate. Am adus în România o platformă de evenimente digitale, Digital Stage, bine-cunoscută în Statele Unite, care permite consumul de conţinut creativ într-un mix de formate: prezentări business, workshopuri experienţiale, elemente de entertainment”, spune Silviu Andrei Petran, managing director Exploratist, companie specializată în furnizarea de servicii şi soluţii dedicate angajaţilor unei organizaţii. Digital Stage este o suită completă de soluţii pentru evenimentele corporate digitale, lansată în ianuarie 2020, chiar înainte de pandemie, cu o investiţie de 100.000 de euro, fonduri direcţionate în tehnologie şi design. Platforma online asigură managementul integrat al unui eveniment corporate în mediul virtual, prin tehnologie de ultimă generaţie şi insighturi UX pentru amplificarea engagementului. Focusul său este pe experienţa utilizatorului. Soluţia celor de la Exploratist integrează elemente vizuale, de gamification sau interactive. Securitatea evenimentului virtual este garantată de instrumente precum: parole puternice, whitelisting si integritate referenţială.
De asemenea, platforma include un modul de raportare avansat cu statistici pentru evaluarea succesului evenimentului virtual. Potrivit reprezentanţilor Exploratist, prin transferul evenimentelor din mediul offline în online se reduc costurile specifice (logistice, cazare, deplasare) cu 35-40%. De la lansare până în prezent, Exploratist a organizat pe Digital Stage peste 25 de evenimente corporate online, la care au participat peste 8.000 de persoane pe durata
a peste 200 de ore de live streaming.
Silviu Andrei Petran, managing director, Exploratist: „În martie 2020, ne-am reinventat inclusiv pe zona evenimentelor corporate. Am adus în România o platformă de evenimente digitale, Digital Stage, bine-cunoscută în Statele Unite, care permite consumul de conţinut creativ într-un mix de formate: prezentări business, workshopuri experienţiale, elemente de entertainment.”
Un eveniment pentru care Bitdefender a ales să folosească platforma Digital Stage a fost conferinţa „New World. New Opportunities”, organizată exclusiv online în ianuarie 2021. Aceasta s-a întins pe durata a trei zile, în care 45 de speakeri s-au adresat celor peste 450 de participanţi aflaţi pe cinci continente. „Dacă până în 2020 evenimentele internaţionale organizate de noi erau în format hibrid, odată cu pandemia, cea mai dificilă provocare a fost limitarea şi eliminarea interacţiunii live între colegi, precum şi cu partenerii şi clienţii noştri. Toate emoţiile şi energia unui grup, care se creează într-un mediu fizic, au fost automat restrânse la un ecran”, descrie Liana Cheagă, integrated marketing campaign manager la Bitdefender, provocările aduse de noua criză sanitară în zona de evenimente din cadrul companiei.
Ea spune că în noul context este din ce în ce mai greu să găseşti soluţii astfel încât să reuşeşti să menţii audienţa antrenată. De aceea, având în vedere amploarea acestui eveniment în varianta fizică, atât din punct de vedere al duratei, cât şi din perspectiva diversităţii conţinutului şi a activităţilor, reprezentanţii Bitdefender au căutat o platformă care să le permită o transpunere cât mai completă în mediul online. Potrivit Lianei Cheagă, printre criteriile principale de selecţie s-au numărat posibilitatea de a susţine sesiuni de business însoţite de elemente de gamification, flexibilitatea în opţiunile de branding, precum şi interfaţa user-friendly. „Şi încă un criteriu, la fel de relevant: o echipă de implementare şi suport cu multă iniţiativă.”
Provocarea cea mai mare pe care compania a întâmpinat-o în organizarea conferinţei a fost realizarea unui eveniment în totalitate virtual, care să sincronizeze din punct de vedere geografic (fus orar) sesiuni live adresate colegilor din toată lumea – România, Statele Unite, Canada, Europa, Australia şi Orientul Mijlociu. „A fost o schimbare de setup şi de vibe, dar şi de resurse, căci ne bazăm pe conexiunea de internet din fiecare colţ al lumii.”
La platforma Digital Stage, ea spune că a apreciat în mod special flexibilitatea oferită prin opţiunile de personalizare a designului şi a conţinutului, dar şi prin capacitatea de a extrage la final detalii relevante despre sesiuni şi interacţiunile din cadrul acestora. „Dacă nu luăm în calcul lipsa interacţiunii fizice şi a valorii adăugate pe care o întâlnire între colegi, în timpul unui coffee break, o poate aduce în mediul de business, desfăşurarea evenimentului a mers lin şi am reuşit să implementăm un format care să fie uşor de parcurs.”
Liana Cheagă spune că atunci când vorbim despre trecerea de la un eveniment fizic cu sute de angajaţi din toate colţurile lumii, către unul virtual, există în primul rând beneficii clare în ceea ce priveşte o reducere a costurilor de organizare. „Specific legat de platforma Digital Stage, beneficiile pe care noi le-am resimţit cel mai puternic au fost legate de echipa Exploratist şi cum ne-a ajutat să integrăm conţinutul dorit într-o manieră cât mai prietenoasă în această platformă, atât din punct de vedere back end, în gestionarea tehnică a speakerilor, precum şi front end în relaţia cu audienţa.”
Principalele funcţionalităţi ale platformei de care Bitdefender s-a folosit în timpul conferinţei au fost distribuirea sesiunilor în săli de conferinţe dedicate, sesiuni susţinute în paralel, pre-înregistrarea participanţilor, opţiunile de chat, Q&A, dar şi integrarea cu o platformă externă de gamification, precum şi cu un landing page (pagină de destinaţie) dedicat conferinţei. Instrumentele de interactivitate au fost accesate, pe parcursul celor trei zile ale conferinţei, de 40% dintre participanţi.
În opinia reprezentantei Bitdefender, Digital Stage este o soluţie versatilă. „Ne-am bucurat de flexibilitatea şi uşurinţa cu care am reuşit să construim această experienţă conform dorinţelor noastre, fără să fim constrânşi de module predefinite.”
Pe viitor, Liana Cheagă ia în calcul folosirea platformei şi pentru alte evenimente. „Deşi cu toţii ne dorim să ne întoarcem cât mai curând la evenimentele fizice, până când acest lucru va fi posibil, cu siguranţă Digital Stage va fi o opţiune pe care să o analizăm de fiecare dată când vom avea în plan un eveniment de acest fel. De altfel, consider că majoritatea evenimentelor globale se vor desfăşura de acum înainte în format hibrid pe termen nedeterminat.”
People First este un proiect editorial dezvoltat de Business Magazin şi agenţia de employee experience Exploratist. People First îşi propune să aducă în lumina reflectoarele organizaţiile care pun oamenii pe primul loc şi implementează proiecte creative prin care experienţa angajaţilor este dusă la cel mai înalt nivel. Fondată în 2011, Exploratist este prima agenţie de employee experience din România. Serviciile livrate acoperă o arie vastă de nevoi organizaţionale, de la comunicare internă, Employer branding şi marketing experienţial, până la strategii de HR. Soluţiile au un design unic, inovativ şi sunt 100% personalizate.
