Eveniment britanic, made in România
Externalizarea a devenit o tendinţă din ce în ce mai prezentă în rândul companiilor din orice industrie. De ce ar alege însă un business internaţional să încredinţeze organizarea unui eveniment cu sute de participanţi în mâinile unei agenţii din România?
Pentru ediţia din acest an a evenimentului ELEVATE, organizat în luna octombrie de compania internaţională din domeniul IT&C Westcoast Cloud pentru cei peste 150 de parteneri de business, jucătorul a ales o colaborare cu agenţia locală de employee experience Exploratist. La eveniment – un mix între parteneri, potenţiali parteneri şi producători de tehnologie şi software – au participat 159 de persoane din Marea Britanie şi Irlanda, audienţa fiind formată în principal din managing directors, sales directors, specialişti şi consultanţi IT. „După 18 luni de traininguri online, conferinţe, meetinguri, ne-am dorit ca Elevate să fie un eveniment disruptiv, plin de insighturi despre industria IT. De aceea, toate sesiunile au fost construite astfel încât să nu simţi că participi la (încă) o conferinţă online.
Am mers pe un format de tip interviu, nu pe o prezentare clasică în care cineva vorbeşte şi audienţa ascultă. Am avut un moderator al sesiunilor, speakeri de renume din industrie şi un engagement foarte bun din partea audienţei”, descrie succint Veronica Popescu, marketing manager, Westcoast Cloud, desfăşurarea evenimentului.
Veronica Popescu, marketing manager, Westcoast Cloud: „România încă este un paradis al costurilor reduse pentru servicii şi expertiză. Este mediul ideal pentru a încerca lucruri, pentru a testa idei, pentru a inova. La acest eveniment a contribuit şi agenţia locală de marketing cu care colaborăm în mod obişnuit. Ambele echipe au reuşit să lucreze foarte bine împreună, în ciuda diferenţelor de limbă, cultură şi stil de lucru. Planificarea evenimentului a durat doar două luni şi a fost un maraton de şedinţe, decizii, schimbări de ultim moment. Dar, privind în urmă, nu cred că aş schimba ceva, ba chiar pot spune ca îmi lipseşte acum starea de alertă de dinaintea evenimentului.”IT&C.”
Potrivit ei, un mare avantaj pentru externalizarea unui proiect de acest tip este resursa umană pe care o ai la îndemână. „La Westcoast Cloud echipa de marketing este mică şi supraîncărcată. Nu aş fi putut niciodată să organizez acest eveniment fără ajutor extern. Un eveniment cere mult project management, people management, budget management. Am fost implicată evident în toate aceste aspecte dar la un nivel mult redus decât dacă aş fi fost nevoită să organizez totul cu resurse in-house.”
Printre motivele pentru care compania a ales să colaboreze cu o echipă din România se numără costul rezonabil şi planificarea rapidă. O echipă, chiar şi internă, în Regatul Unit ar fi costat cel puţin dublu faţă de externalizarea către o echipă din România, susţine Veronica Popescu. „România încă este un paradis al costurilor reduse pentru servicii şi expertiză. Este mediul ideal pentru a încerca lucruri, pentru a testa idei, pentru a inova. La acest eveniment a contribuit şi agenţia locală de marketing cu care colaborăm în mod obişnuit. Ambele echipe au reuşit să lucreze foarte bine împreună, în ciuda diferenţelor de limbă, cultură şi stil de lucru. Planificarea evenimentului a durat doar două luni şi a fost un maraton de şedinţe, decizii, schimbări de ultim moment. Dar, privind în urmă, nu cred că aş schimba ceva, ba chiar pot spune ca îmi lipseşte acum starea de alertă de dinaintea evenimentului.”
Motivul principal pentru care a votat în favoarea Exploratist a fost faptul că „ştiam deja că este o agenţie care poate livra un astfel de eveniment”. Pe Silviu Andrei Petran, managing director, Exploratist, îl cunoscuse în România în urmă cu aproape 10 ani. „Am putut vedea parcursul pe care l-a avut, clienţii cu care a lucrat de-a lungul anilor, tipul de evenimente pe care le-a organizat. Aşadar, când s-a ivit ocazia de a lucra împreună, încrederea era deja formată, ştiam cine e în spatele agenţiei şi ce poate echipa să livreze.”
Înainte de a decide să lucreze cu Exploratist ea spune că a căutat, totuşi, şi variante locale, „dar nicio echipă nu am simţit că le poate face pe toate”. Motivele au fost diverse. „Conceptul de Digital Stage este relativ nou în Regatul Unit. Prin implementarea evenimentului pe Digital Stage, Exploratist a adus valoare pe zona tehnologică şi de organizare de evenimente hibrid. The Marketing Practice a contribuit la conturarea conceptului pentru eveniment, copywriting şi project management. În plus, chiar dacă aş fi dorit organizarea acestui eveniment cu echipe exclusiv locale, există puţine companii care oferă conceptul de Digital Stage pe piaţa din Regatul Unit şi, dacă fac asta, o fac la costuri mult mai mari.”
Exploratist a organizat aceast eveniment cu parteneri exclusiv internaţionali, inclusiv agenţia de marketing a companiei Westcoast Cloud. Agenţia de marketing din Marea Britanie s-a ocupat de zona de conţinut, iar echipa Exploratist a preluat responsabilitatea deploymentului conceptului pe platforma online Digital Stage, din punct de vedere tehnologie, design, instrumente/tooluri de interacţiune online între participanţi. Evenimentul a avut loc în format hibrid şi a fost gestionat total remote, din România, de echipa de aici. Agenda nu a abordat eminamente o tematică tehnologică, ci a cuprins teme de business, ancorate în elemente concrete şi actuale, determinate de ajustarea continuă a domeniului. Între acestea s-au numărat: user experience (experienţa utilizatorului), remote working (telemunca) sau subiecte legate de promovarea businessului în mediul online. Un element cheie a fost interacţiunea sistematizată din platformă: au fost create booth-uri speciale, care conţineau elemente vizuale puternice, componente informative de marketing şi conţinut video relevant, şi în care partenerul de business a putut interacţiona cu vendorul.
Corina Ilie, senior partner product design & innovation, Exploratist: „Prin conferinţa ELEVATE, Exploratist a trecut la următorul nivel. Proiectul ne-a demonstrat că putem coordona foarte bine, din România, un amplu eveniment internaţional, bazându-ne pe expertiza acumulată în gestionarea evenimentelor complexe în online şi în soluţii de design şi tehnologies, unde experienţa utilizatorilor este pusă pe primul plan. Succesul este şi mai important pentru noi, deoarece Westcoast Cloud este o companie de top din universul IT&C.”
„Prin conferinţa ELEVATE, Exploratist a trecut la următorul nivel. Proiectul ne-a demonstrat că putem coordona foarte bine, din România, un amplu eveniment internaţional, bazându-ne pe expertiza acumulată în gestionarea evenimentelor complexe în online şi în soluţii de design şi tehnologie, unde experienţa utilizatorilor este pusă pe primul plan. Succesul este şi mai important pentru noi, deoarece Westcoast Cloud este o companie de top din universul IT&C”, spune Corina Ilie, senior partner product design & innovation, Exploratist.
În medie, participanţii au petrecut 5 ore pe platforma evenimentului. Ultima sesiune a zilei a fost a unui cunoscut comediant din Marea Britanie, pentru destinderea audienţei după sesiuni atât de solicitante.
Legat de provocările aduse de organizarea acestui eveniment în format hibrid, Veronica Popescu spune că acestea nu au fost multe. „În ultimele 18 luni oricum am lucrat cu toţii remote, provocările vin mai degrabă din asta decât din diferenţa de limbă sau stil de lucru. O altă provocare, adaugă ea, ar fi putut veni din multitudinea de stakeholderi implicaţi în organizarea evenimentului, „dar nici aici n-am simţit că am întâmpinat provocări mari. Am reuşit să coordonez toate echipele implicate spre acelaşi ţel comun: un eveniment de succes”. Potrivit ei, feedbackul a venit imediat după eveniment şi a fost extrem de pozitiv.
People First este un proiect dezvoltat de Business Magazin şi agenţia de employee experience Exploratist. People First îşi propune să aducă în lumina reflectoarelor organizaţiile care pun oamenii pe primul loc şi implementează proiecte creative prin care experienţa angajaţilor este dusă la cel mai înalt nivel.
People First este un proiect editorial dezvoltat de Business Magazin şi agenţia de employee experience Exploratist. People First îşi propune să aducă în lumina reflectoarele organizaţiile care pun oamenii pe primul loc şi implementează proiecte creative prin care experienţa angajaţilor este dusă la cel mai înalt nivel. Fondată în 2011, Exploratist este prima agenţie de employee experience din România. Serviciile livrate acoperă o arie vastă de nevoi organizaţionale, de la comunicare internă, Employer branding şi marketing experienţial, până la strategii de HR. Soluţiile au un design unic, inovativ şi sunt 100% personalizate.
