Companiile pierd între 800 şi 1.000 de euro la fiecare laptop ”pierdut” sau ”dispărut” dintr-o organizaţie. Extrapolând la un univers de 400.000 de companii din România, pierderea anuală a câte unui activ de tip laptop s-ar traduce într-o pagubă de 300- 400 de milioane de euro pe an, arată un calcul realizat de producătorul român de software Creasoft.

”Puţini manageri ştiu, dar inventarierea activelor fixe dintr-o companie, fie că ne referim la laptopuri, telefoane, scaune de birou sau chiar espressoare de cafea, este o obligaţie prevăzută în legea contabilităţii. De cele mai multe ori, acest inventar, care trebuie efectuat anual, se face doar pe hârtie, mulţi lideri de afaceri neştiind, de fapt, cât valorează bunurile din compania pe care o conduc”, spune Adrian Dinu, fondatorul companiei de software CREASOFT, care produce o soluţie de inventariere a bunurilor din companii.

Potrivit acestuia, inventarierea devine o preocupare din ce în ce mai mare pentru directorii administrativi, mai ales în contextul în care fluctuaţia de personal creşte, iar nevoia de a trece în stilul de lucru remote din martie 2020 a lăsat multe semne de întrebare legate de unele bunuri din companii.

Conform legii contabilităţii, orice produs folosit de angajaţii unei companii cu o valoare mai mare de 2.500 de lei (fără TVA) reprezintă un mijloc fix care se trece treptat prin cheltuieli de amortizare lunară, iar companiile care nu îşi fac inventarul anual riscă amenzi de până la 5.000 de lei.

Dincolo de eficientizarea costurilor unei companii, inventarul este o soluţie pentru realocarea resurselor unei organizaţii acolo unde sunt necesare, pentru a creşte productivitatea angajaţilor.

”Un angajat remote primeşte, de regulă, de la angajator active precum laptop, monitor, tastatură, mouse, căşti şi suport pentru laptop. Toate aceste bunuri reprezintă costuri pentru angajator care trebuie inventariate şi care trebuie monitorizate, în cazul în care angajatul are nevoie de o înlocuire a unui astfel de bun sau decide să părăsească compania, de exemplu”, mai spune Adrian Dinu.

Compania a lansat recent o soluţie de inventariere care cuprinde mai multe funcţii, printre care etichetarea şi inventarierea bunurilor cu ajutorul codurilor QR, importul de date din inventarele anterioare (din fişiere de tip Excel sau baze de date de tip ERP), realizarea raportului de inventar şi stocarea datelor în Cloud (Microsoft Azure).

”Soluţia de inventory management am dezvoltat-o ca urmare a unei solicitări venite din partea unei companii mari din sectorul IT&C din România. Respectivul client a avut mari dificultăţi în a gestiona bunurile trimise câtorva sute de angajaţi care lucrează în prezent de acasă”, explică Adrian Dinu.

CREASOFT IT, companie de software înfiinţată în 2017 prin desprinderea de SAS Grup (alarma.ro), firmă cu vechime de 20 de ani specializată în monitorizare flote auto prin GPS, proiectează şi produce atât dispozitive electronice cât şi software de tip SAS (software as a service). În ultimii ani, compania a ales să se concentreze pe noi nişe de piaţă: pontaj electronic, aplicaţii HR şi soluţii de control acces în imobile, soluţii de inventariere active bazate pe coduri QR dar şi monitorizare de vending machines de la distanţă şi integrarea de plăţi cashless la vendomate.

Compania controlată de Adrian Dinu şi compania OrangeFresh Universal, operator de vendomate de fresh de portocale în Bucureşti-Ilfov, estimează că a închis 2021 cu  afaceri de 4,5 milioane lei cu un profit brut de 1 milion de lei.