Dacă ar fi să analizăm motivele principale, din experienţa situaţiilor întâlnite la clienţii noştri, situaţia stă cam aşa: majoritatea pornesc cu temele nefăcute, fără să aibă un plan de afaceri realist şi fără să cunoască toate reglementările din acest domeniu, care au un grad foarte ridicat de complexitate.

Pornind fără o bază solidă şi fără un sistem de proceduri, este foarte greu să nu te pierzi în probleme, în controlul oamenilor şi în relaţiile adesea dificile cu autorităţile şi furnizorii. Fiecare angajat, dacă nu are un training pe un standard anume, tinde să inventeze lucruri, abordări, reţete etc.

În al doilea rând, reglementările din domeniu au pus în multe cazuri lacătul pe uşa locaţiilor. Atât cât ţine de fiecare proprietar în parte, trebuie să încerce să se adapteze pe cerinţe. În ceea ce priveşte reglementările fiscale, salarii etc. este important ca un viitor proprietar de locaţie horeca să cunoască faptul că are nevoie de un capital de supravieţuire, cel puţin 9 luni de zile. Această piaţă este foarte dinamică, având multe variabile incontrolabile: vremea, sezonul, zilele libere etc., pentru care trebuie să fie pregătit financiar.

De asemenea, o mare problemă pe piaţa românească este lipsa constanţei în ceea ce oferă un restaurant, atât în materie de produse, cât şi de servicii. Aceste două aspecte merg mână în mână. Dacă un client a venit o dată şi a fost mulţumit, a doua oară va veni cu cel puţin aceleaşi aşteptări. Dacă a doua oară sau a treia oară este mai prost, deja a patra oară se va duce în altă parte. Concurenţa este foarte strânsă şi piaţa nu iartă astfel de abateri.

Mai ales pentru antreprenorii fără multă experienţă, o dificultate cu repercusiuni grave asupra bunului mers al afacerii este lipsa controlului asupra costurilor. Poţi avea clienţi, dar chiar şi aşa te poţi afla în ipostaza de a închide locaţia. Costurile cu resursa umană constant schimbătoare, costurile de materie primă care nu sunt controlate după un plan bine pus la punct şi un flux operaţional greoi pot conduce de cele mai multe ori la faliment. Inventarele şi menţinerea cât mai constantă a costurilor de achiziţie sunt puncte cheie.

De multe ori, entuziasmul începutului face ca alegerea locaţiei să fie nefericită în raport cu targetul pe care fiecare antreprenor şi-l stabileşte. De exemplu, dacă deschizi un restaurant fine dining în apropierea unui campus studenţesc sau un fast-food într-o zonă corporatistă, te vei confrunta în scurt timp cu o problemă în atragerea clientelei.

Mereu trebuie să ştii cui te adresezi, iar locaţia şi canalele de promovare trebuie să fie îndreptate doar în direcţia aceea. Dacă poziţia restaurantului nu este aplicabilă segmentului căruia te adresezi, degeaba investeşti în promovare. Trebuie să ai o nişă clară, pe această direcţie trebuie să mergi. Nu poţi oferi de toate într-un singur loc, încercând să mulţumeşti pe toată lumea, pentru că nu-ţi vei putea susţine afacerea.

Aşa încât planificarea riguroasă şi obiectivă cu ajutorul unui consultant specializat este esenţială înainte de o investiţie în horeca.

În momentul în care începem să conturăm o strategie cu un client de-al nostru aflat la început de drum, ţinem cont de o serie de etape. În primul rând, un investitor trebuie să ştie ce îşi doreşte, să aibă o idee clară, care poate fi susţinută de piaţă. Nu orice idee de business care ne trece prin cap se poate materializa într-o investiţie profitabilă.

Odată certificată direcţia bună, trebuie identificată o locaţie. Acest proces poate dura luni de zile, iar noi avem o procedură standard şi câteva criterii stricte pentru identificarea locaţiilor.  Trebuie să te asiguri că locaţia ta este punctul de întâlnire optim, prin diferite canale, cu segmentul de clienţi căruia te adresezi, prin direcţia propusă şi cercetată.

După identificarea locaţiei cu scor optim pentru afacerea ta, trebuie să pui pe hârtie tot ceea ce ai de făcut, un pre-opening plan.

Acel pre-opening plan cuprinde de la necesitatea formării unei echipe de lucru (constructor, architect, designer, furnizori mobilier şi echipamente) la necesarul de autorizaţii şi avize, bugetarea primilor ani de activitate, necesarul dezvoltării unui meniu cu toate procedurile ce îl implică, la promovare, grafică, organigramă, responsabilităţi ale staffului, programe de training şi până la necesarul de şerveţele pe care trebuie să le achiziţionezi până în ziua deschiderii locaţiei tale.

O altă categorie de clienţi cu care lucrăm sunt cei care au deja o locaţie funcţională, dar se confruntă cu diverse probleme, fie legate de resursa umană, fie de cash-flow, fie de fluxul tehnologic deficitar. Am avut recent un client care a simţit că profitul de la sfârşitul lunii este prea mic în raport cu numărul de clienţi pe care îi servea. Aici am intervenit în fluxul operaţional al afacerii, reuşind să identificăm şi să remediem punctele nevralgice ale afacerii, prin care se pierdeau bani. Începând de la structura de personal, la produsele de meniu care produceau pierdere, la eficientizarea procedurilor de preparare şi până la trainingul personalului în relaţia cu clienţii, la modificarea şi standardizarea nomenclatorului de produse şi relaţiile cu furnizorii.

Am creat un flux complet de operare umană şi tehnologică, standardizat, controlabil, care a adus îmbunătaţiri vizibile în situaţia de profit şi pierdere din partea proprietarului, precum şi îmbunătăţiri în zona de sală, vizibile pentru clienţi. Dacă ar fi să tragem o concluzie, este important ca oricine se gândeşte la un business în domeniu să ştie că o investiţie în horeca presupune nu doar o investiţie financiară considerabilă, ci şi o investiţie mare de timp şi o serie de compromisuri ce trebuie făcute.  Nu există program de lucru, nu este o alegere potrivită pentru cei slabi de înger, dar, în acelaşi timp, satisfacţiile sunt uriaşe pentru orice antreprenor care porneşte la drum cu planul afacerii bine pus la punct.