Facturarea electronică a fost introdusă cu întârziere în România, însă, odată demarat procesul, autorităţile anunţă o evoluţie rapidă de la proiectul pilot la obligativitate pentru toate facturile emise, indiferent de tipul contribuabilului sau de mărfurile comercializate. Sistemul implementat în ţara noastră a fost inspirat din Italia, stat care a făcut primul pas în această direcţie încă din 2014. Ce presupune trecerea la acest sistem de facturare şi raportare şi care sunt aspectele care mai trebuie lămurite pentru continuarea procesului de extindere de la faza actuală la etapa următoare?

La jumătatea anului 2019, Comisia Europeană a declanşat procedura de infringement împotriva României pentru întârzierea transpunerii în legislaţia naţională a Directivei 55/2014 privind facturarea electronică. Doi ani mai târziu, autorităţile române au adoptat ordonanţa de urgenţă privind administrarea, funcţionarea şi implementarea sistemului naţional RO e-Factura, măsură necesară şi pentru atingerea obiectivelor asumate prin Planul Naţional de Redresare şi Rezilienţă, respectiv creşterea veniturilor la bugetul de stat.

Decizia de dezvoltare a proiectului de facturare electronică în România a fost luată după analizarea modelului italian, iar autorităţile fiscale au subliniat încă de la început că programul pilot de implementare a sistemului pe relaţia dintre companii private şi instituţii ale statului (business to government - B2G) va pune bazele dezvoltării sistemului generalizat de facturare electronică în relaţia dintre companii private (business to business - B2B).

Aşadar, facturarea electronică a debutat timid la finalul anului trecut, însă viteza cu care au fost implementate modificările asupra întregului concept, pentru trecerea la etapa următoare, este încurajatoare.

Astfel, începând cu luna aprilie, opţional, şi cu luna iulie, obligatoriu, contribuabilii care furnizează altor companii (B2B) bunuri încadrate în categoria celor care prezintă risc ridicat de evaziune fiscală vor emite facturile în sistemul RO e-Factura, indiferent dacă beneficiarii sunt sau nu înrolaţi. Bunurile în cauză sunt specific menţionate, şi anume legumele, fructele, băuturile alcoolice, produsele minerale precum apă minerală naturală, nisip şi pietriş, dar şi articolele de îmbrăcăminte şi încălţăminte. Pe lista autorităţilor au fost de asemenea înscrise construcţiile noi.

Prin urmare, primii contribuabili afectaţi de această măsură vor fi comercianţii, urmaţi de jucătorii din industria ospitalităţii (HoReCa) şi dezvoltatorii imobiliari. Însă, cum autorităţile par decise să generalizeze această obligativitate, şi celelalte categorii de contribuabili ar trebui să se pregătească pentru implementarea acestui sistem cât de curând.

În plus, având în vedere dorinţa de aliniere la standardele europene, este de aşteptat ca relaţiile cu autoritatea fiscală  să se bazeze tot mai mult pe tehnologie şi, în acest context, contribuabilii trebuie să urmărească schimbările care intervin, astfel încât să se pregătească din timp pentru a face faţă noilor cerinţe.

Practica la nivelul UE

De-a lungul timpului, înainte de implementarea unor reglementări cu impact semnificativ, autorităţile din ţara noastră au organizat grupuri de lucru cu reprezentanţi ai celorlalte state membre cu experienţe similare. De cele mai multe ori, Italia şi Polonia au reprezentat surse de inspiraţie pentru România.

Italia este printre primele ţări din UE care au introdus facturarea electronică obligatorie pentru tranzacţiile B2B.  Sistemul care permite emiterea şi raportarea obligatorie în timp real a facturilor de vânzări electronice (SdI) a fost introdus începând cu 1 ianuarie 2019. Raportarea SdI era deja o cerinţă pentru tranzacţiile B2G încă din anul 2014.

Contribuabilii italieni emit facturile electronice într-un format XML specific şi, ulterior, le încarcă în SdI. Sistemul efectuează unele verificări formale şi, dacă factura este acceptată, platforma livrează e-factura destinatarului şi trimite un raport de livrare furnizorului. În caz contrar, se emite un proces-verbal de respingere. Dacă sistemul nu poate livra o factură electronică destinatarului, SdI salvează factura electronică la dispoziţia destinatarului pe platforma autorităţii fiscale şi informează furnizorul în consecinţă.

Modelul Italian a reprezentat un exemplu şi pentru Polonia, care a introdus recent facturarea electronică cu caracter opţional. Contribuabilii polonezi pot opta, din ianuarie 2022, să intre în sistemul central de facturare electronică KSeF. În această fază pilot, primirea facturilor electronice este condiţionată de acceptul clientului.

Similar României, autorităţile poloneze au operat rapid amendamentele necesare spre finalul lui 2021, anul 2022 este alocat testărilor, iar, începând din anul 2023, sistemul va deveni general obligatoriu.

Polonia implementează un format standardizat, numit factură structurată emisă de KSeF în format XML. Elementele solicitate sunt foarte detaliate, iar sistemul va atribui fiecărei facturi o serie (ID) unică.

Cum va funcţiona sistemul de facturare electronică în România

În România, contribuabilii vânzători se vor putea conecta la sistemul RO e-Factura cu ajutorul certificatul digital calificat utilizat pentru accesarea spaţiului privat virtual (SPV). Similar cu modelul italian, factura va fi întocmită în format XML, acesta fiind considerat şi exemplarul original al facturii, dacă este însoţit de semnătura electronică a Ministerului Finanţelor.

Transmiterea acesteia se va putea efectua fie prin interconectarea aplicaţiei disponibile la nivelul emitentului, utilizând o interfaţă (subiect de pre-autorizare), fie prin utilizarea aplicaţiilor puse la dispoziţie în mod gratuit de către Ministerul Finanţelor.

După transmiterea facturii electronice, sistemul va efectua operaţiuni de verificare şi validare de structură, de sintaxă şi de semantică, ulterior generând un mesaj automat de răspuns. În cazul în care factura respectă structura, se aplică semnătura electronică a Ministerului Finanţelor (aspect care atestă primirea acesteia în sistemul naţional privind facturarea electronică) şi se comunică destinatarului. În situaţia în care factura nu respectă structura, emitentul primeşte mesaj cu erorile identificate. După corectarea acestora, factura se retransmite prin acelaşi sistem.

Deşi teoria sună încurajator, din practică a rezultat, de-a lungul timpului, că, în fazele de implementare a unei astfel de măsuri, apar diverse neconcordanţe din cauza cărora întregul proces devine anevoios. Şi de această dată, fie că analizăm din punct de vedere comercial sau din punctul de vedere al resurselor care trebuie alocate pentru utilizarea sistemului, este de aşteptat ca noua măsură să genereze o povară administrativă suplimentară pentru mediul de afaceri, cel puţin în faza iniţială.

Aspectele comerciale şi tehnice care ridică semne de întrebare pentru contribuabili ar trebui discutate şi lămurite cu autorităţile fiscale până în iulie 2022. Printre acestea se numără modalitatea de comunicarea a facturii către un client neînregistrat în sistem, perioada de implementare a unei conexiuni care să lege sistemul ERP (Enterprise Resource Planning) al contribuabilului la sistemul autorităţii fiscale sau procedura de transmitere a facturilor care conţin atât bunuri cu factor de risc ridicat, cât şi alte tipuri de bunuri.

În concluzie, având în vedere complexitatea sistemului de facturare electronică şi experienţa altor state care l-au adoptat, pentru o implementare eficientă este nevoie de timp, comunicare şi cooperare între autorităţi şi mediul de afaceri.

Material de opinie de Ramona Ţariuc, Director, Victoria Dobre, Manager Senior, şi Alexandru Stancu, Manager Senior, Taxe Indirecte, Deloitte România