„Într-o lume în care hârtia încă dictează ritmul multor companii, Blacksys scrie viitorul în linii de cod simplificat," spune Bogdan Gherghe, fondatorul companiei clujene care de peste 12 ani transformă modul în care funcţionează afacerile din România.

Bogdan a luat personal decizia de a înfiinţa această companie, asumându-şi un risc calculat într-o perioadă când puţini vedeau valoarea digitalizării. El a avut intuiţia şi determinarea să meargă împotriva curentului, crezând cu tărie că piaţa românească are nevoie de soluţii digitale accesibile. Alături de o echipă de specialişti cu peste două decenii de experienţă în IT, Bogdan a văzut dincolo de prezent. A înţeles că firmele româneşti se sufocă sub munţi de hârtii şi procese manuale care le încetinesc creşterea şi le limitează potenţialul.

„Noi credem că digitalizarea este o călătorie, nu o destinaţie," explică Bogdan cu pasiune. „Clienţii cu care colaborăm pot creşte prin sistemele oferite de noi, însă nu înainte de soluţionarea punctelor critice existente la nivelul organizaţiilor acestora."

Să recunoaştem: realitatea pentru majoritatea companiilor înseamnă dosare îngrămădite în dulapuri, facturi care se rătăcesc şi aprobări care durează săptămâni.

Directori care semnează teancuri de hârtii fără să aibă timp să le citească. Contabili care aleargă după semnături. Angajaţi talentaţi care pierd ore în şir cu operaţiuni repetitive, în loc să îşi folosească creativitatea şi expertiza pentru a aduce valoare reală.

Blacksys a început să elibereze acest potenţial blocat, pas cu pas, companie cu companie. Nu prin revoluţii tehnologice complicate, ci prin transformări atent gândite pentru fiecare client în parte. Abordarea lor începe întotdeauna cu ascultarea şi înţelegerea – identificarea acelor procese care consumă cel mai mult timp şi creează cele mai multe frustrări.

„Tratăm fiecare proiect individual, aplicând însă bunele practici din industrie şi din implementările anterioare," subliniază Bogdan. Această filozofie a ajutat compania să dezvolte o metodologie structurată în şapte paşi, care asigură tranziţia lină spre digital.

Metoda acestor şapte paşi a devenit fundamentul transformărilor de succes ale Blacksys:

1. Analiza şi înţelegerea profundă a afacerii clientului – nu doar procese, ci şi cultură organizaţională, provocări specifice, viziune de viitor
2. Propunerea soluţiilor personalizate, adaptate perfect contextului unic al fiecărei companii
3. Dezvoltarea şi testarea sistemelor, asigurându-se că totul funcţionează fără cusur înainte de implementare
4. Implementarea cu atenţie pentru a nu perturba operaţiunile curente
5. Instruirea echipei clientului, asigurându-se că toţi angajaţii înţeleg şi adoptă noile sisteme
6. Lansarea oficială a sistemului în mediul de producţie
7. Suport continuu, optimizări şi adaptări la schimbările legislative sau de business

Aceşti şapte paşi transformă o viziune abstractă de digitalizare în realitate palpabilă, cu rezultate măsurabile.

Povestea Berg Banat ilustrează perfect această eliberare de potenţial. Această companie din sectorul producţiei se confrunta cu întârzieri cronice în procesarea comenzilor. Documentele circulau fizic între departamente, blocându-se frecvent pe birourile persoanelor ocupate sau în concediu. Comenzile clienţilor întârziau din cauza proceselor administrative lente, iar furnizorii erau plătiţi cu întârziere. Talentul echipei era consumat de birocraţie, nu de inovaţie.

După implementarea soluţiilor digitale, transformarea a fost profundă. Timpul de aprobare a documentelor s-a redus de la săptămâni la ore. Erorile operaţionale au scăzut dramatic, iar productivitatea a crescut. Dar dincolo de cifrele reci, s-a întâmplat ceva mai important: angajaţii au fost eliberaţi de sarcini repetitive şi şi-au putut folosi expertiza pentru îmbunătăţirea reală a producţiei. Potenţialul uman şi creativ al companiei a fost, în sfârşit, deblocat.

Poate una dintre cele mai semnificative contribuţii ale Blacksys la eliberarea potenţialului companiilor româneşti este automatizarea procesării E-Factura. Sistemul electronic de facturare introdus de ANAF promitea transparenţă şi eficienţă, dar pentru multe firme s-a transformat într-o povară administrativă. Facturile trebuie descărcate manual din Spaţiul Privat Virtual, procesate şi arhivate pentru 5 ani – deşi ANAF le păstrează doar 60 de zile.

Echipa Blacksys a dezvoltat o soluţie care transformă acest proces complicat într-unul simplu şi automat. Sistemul preia facturile la intervale regulate, le arhivează sigur, le direcţionează către persoanele potrivite pentru aprobare şi le integrează cu celelalte facturi. Această automatizare a redus volumul de muncă cu peste 70% în companiile care au implementat-o, eliberând timp preţios pentru activităţi strategice.

„Soluţiile implementate de Blacksys au o scalabilitate şi o performanţă ridicată pe o perioadă lungă de timp, astfel încât, orice îmbunătăţiri aduce acestora în viitor pot fi realizate rapid, fără a afecta activitatea companiilor," spune Bogdan cu convingere.

Această capacitate de adaptare a fost esenţială pentru Modern Power Systems, o companie din sectorul retail care se confrunta cu un volum uriaş de documente şi procese manuale. Pe măsură ce afacerea creştea, sistemele administrative nu mai făceau faţă, limitând potenţialul de dezvoltare. După implementarea soluţiilor digitale, timpul de răspuns către clienţi s-a îmbunătăţit considerabil, iar compania a putut să-şi continue creşterea fără să adauge personal administrativ proporţional. Energia organizaţiei a fost redirecţionată de la procese interne către inovaţie şi experienţa clienţilor.

În spatele acestor transformări stau platforme europene solide precum JobRouter şi DocuWare, adaptate la specificul românesc. „Nu vindem software, ci transformare digitală aplicată şi personalizată nevoilor fiecărei companii," insistă Bogdan. Este o nuanţă importantă. Tehnologia este doar un mijloc, nu un scop în sine – mijlocul prin care potenţialul uman şi organizaţional poate fi eliberat.

Dincolo de platforme, Blacksys a dezvoltat o serie de module specializate care răspund provocărilor specifice ale pieţei româneşti: monitorizarea bugetelor în timp real, registratură digitală, lanţuri dinamice de aprobare internă sau integrarea cu procesatorii de plăţi. Fiecare dintre aceste module a apărut ca răspuns la nevoile reale ale clienţilor, nu ca o soluţie teoretică în căutarea unei probleme.

Această abordare pragmatică a ajutat compania să navigheze cu succes într-o piaţă complicată. Digitalizarea în România înseamnă nu doar adoptarea de tehnologii, ci şi adaptarea la un context legislativ şi cultural specific. Blacksys a reuşit să găsească echilibrul potrivit, oferind soluţii moderne dar adaptate realităţilor locale, care eliberează potenţialul companiilor în loc să creeze noi constrângeri.

Pentru companiile care fac primii paşi spre eliberarea potenţialului lor, Bogdan recomandă o abordare graduală. „Începeţi cu un proiect pilot într-un departament sau pentru un proces specific. Vedeţi rezultatele reale înainte de a extinde soluţia la nivel de organizaţie." Această strategie reduce riscurile şi permite validarea beneficiilor înainte de investiţii mai ample.

Rezultatele sunt adesea surprinzătoare. Dincolo de eficienţa operaţională, multe companii descoperă beneficii neaşteptate: un mediu de lucru mai plăcut pentru angajaţi, servicii mai bune pentru clienţi, decizii de business mai informate datorită accesului rapid la date. Eliberarea de sub povara hârtiilor şi a proceselor manuale nu înseamnă doar economie de timp, ci şi descătuşarea creativităţii şi a inovaţiei în organizaţie.

În viziunea lui Bogdan, viitorul Blacksys este strâns legat de trei direcţii principale: adaptabilitatea la schimbările legislative, investiţiile în tehnologii emergente precum inteligenţa artificială, şi consolidarea rolului de partener strategic, nu doar furnizor de soluţii. „Ne dorim să oferim timp, nu să-l consumăm," rezumă el filozofia companiei.

Iar în contextul actual al economiei româneşti, timpul devine o resursă tot mai preţioasă. Companiile care reuşesc să-şi elibereze angajaţii de sarcinile administrative repetitive şi să-i orienteze spre activităţi cu valoare adăugată mai mare au un avantaj competitiv semnificativ. Ele nu doar că operează mai eficient, ci îşi pun în valoare cea mai importantă resursă: talentul şi creativitatea oamenilor lor.

„Transformarea digitală nu este despre tehnologie, ci despre oameni şi procesele lor," subliniază Bogdan. „Este despre a reda timpul şi controlul celor care folosesc sistemele, permiţându-le să se concentreze pe ceea ce contează cu adevărat în business."

Într-o zi obişnuită în România, mii de angajaţi rămân prinşi în capcana proceselor manuale, căutând documente, completând formulare sau aşteptând aprobări. Este un potenţial imens irosit – ore de creativitate, inovaţie şi creştere care se pierd în sarcini administrative. Imaginaţi-vă acum aceste ore eliberate, aceşti oameni capabili să-şi folosească talentul pentru a rezolva probleme reale, pentru a crea produse şi servicii mai bune, pentru a construi relaţii mai puternice cu clienţii.

Drumul spre eliberarea acestui potenţial începe cu o decizie simplă: refuzul de a accepta ineficienţa ca normalitate. Refuzul de a lăsa hârtiile să dicteze ritmul afacerii. Şi angajamentul de a construi procese care servesc oamenii, nu invers. Blacksys demonstrează zi de zi că această transformare nu este doar posibilă, ci esenţială pentru companiile care vor să treacă dincolo de limitările prezentului şi să-şi valorifice pe deplin potenţialul în era digitală.

Acest articol face parte din seria "Secretele Antreprenorului de Succes", un proiect jurnalistic de promovare şi susţinere a antreprenoriatului, lansat de IMM Club în parteneriat cu Ziarul Financiar.