Începând cu 1 ianuarie 2022, o lege care vizează marea debiro­cratizare a intrat în vigoare şi promite schimbări importante în ceea ce priveşte interacţiunea între cetăţeni şi autorităţile publice (Legea nr. 267/2021 pentru completarea OU a Guvernului nr. 41/2016 privind stabilirea unor măsuri de simplificare la nivelul administraţiei publice centrale şi pentru modificarea şi completarea unor acte normative).

Irina Stănică, senior managing associate în cadrul casei de avocatură KPMG Legal – Toncescu şi Asociaţii, a realizat, la solicitarea ZF, o sinteză a principalelor tipuri de documente care nu vor mai fi cerute în copie de către autorităţi şi aplicabilitatea măsurilor din noua lege:

1. Categorii de documente vizate

Pentru corecta identificare a categoriilor de documente ale căror copii nu vor mai putea fi solicitate de autorităţile publice în format fizic, trebuie menţionat că nu este vorba doar de documentele pe care autorităţile solicitante le-au emis ele însele, ci de orice documente emise de către instituţii publice sau organe de specialitate ale administraţiei publice centrale din România.

Astfel, intră în categoria docu­mentelor ale căror copii nu vor mai putea fi solicitate în format fizic, având în vedere noile reglementări, docu­mentele de stare civilă, precum: certifi­catul de naştere, certificatul de căsă­torie, certificatul de deces. De aseme­nea, nu vor mai putea fi solicitate copii ale documentelor de studiu: diploma de studiu, supliment la diploma de studiu, scrisoarea de acceptare la studii sau copii ale docu­mentelor ce atestă atribuirea unui drept, precum: per­misul unic/Cartea albastră a UE, permisul de şedere temporară sau pe termen lung, avizul de angajare, cartea de rezidenţă, cartea de rezidenţă permanentă.

O altă categorie de documente ale căror copii nu vor mai putea fi solicitate o reprezintă aceea a documentelor ce atestă obţinerea unor avize sau autorizaţii, precum: avizul tehnic de specialitate, autori­zaţiile emise de diverse instituţii (de ex. autorizaţie de construire, de mediu, autorizaţii ale Inspectoratului pentru Situaţii de Urgenţă etc.). În cazul în care se solicită furnizarea serviciului public de către o persoană juridică, acesteia nu îi vor putea fi solicitate copii ale certificatului de înmatriculare a societăţii ori de înscriere în registre, în cazul altor entităţi cu personalitate juridică (de ex. în Registrul Asociaţiilor şi Fundaţiilor). De asemenea, nu vor mai putea fi solicitate copii ale codurilor de identificare fiscală (CIF). În plus, considerăm că nu vor putea fi solicitate nici copii ale certificatelor cu înscrierile de menţiuni efectuate la Oficiul Registrului Comerţului.

Ca o concluzie generală, apre­ciem că orice proces de furnizare a unui ser­viciu public trebuie condus de prin­cipiul minimizării volumului de infor­ma­ţii pe care autoritatea publică ar pu­tea să îl pretindă beneficiarului, urmând ca aceste informaţii să fie obţi­nute direct de la sursă, respectiv de la autoritatea publică care a ge­ne­rat acea infor­maţie. Altfel spus, au­to­ritatea publică chemată să furnizeze ser­viciul public trebuie să se îndrepte întot­deauna către autoritatea publică sur­să, iar nu către beneficiarul ser­viciului, în vederea obţinerii de infor­maţii, cu atât mai mult cu cât în unele situ­aţii este vorba de aceeaşi autoritate publică.

2. Aplicabilitatea noilor măsuri

Noile prevederi stabilesc faptul că li se interzice tuturor instituţiilor pu­bli­ce şi organelor de specialitate ale ad­mi­nistraţiei publice centrale să so­licite per­soanelor fizice sau persoa­ne­lor ju­ri­dice, în vederea soluţionării cere­rilor pentru furnizarea unui serviciu public, copii de pe avize sau alte documente care au fost emise de către instituţii publice sau organe de specialitate ale administraţiei publice centrale.

Autorităţile vor putea solicita copii sau extrase ale respectivelor documente în format electronic autorităţilor emitente în baza consimţământului expres al beneficiarului serviciului public.

Măsurile adoptate recent reprezintă un pas înainte în eficientizarea procesului de furnizare a unui serviciu public de către autorităţi. Astfel, beneficiarii direcţi ai dispoziţiilor noii legi sunt atât persoanele fizice, cetăţenii UE, ai SEE, Confederaţiei Elveţiene, cetăţenii statelor terţe, cât şi persoanele juridice române sau străine, câtă vreme sunt îndeplinite următoarele cerinţe: aceste persoane să solicite autorităţilor publice din România furnizarea unui serviciu public (sunt beneficiari ai respectivului serviciu), iar documentele să fi fost emise de instituţii publice sau organe de specialitate ale administraţiei publice centrale din ţara noastră.

În afară de beneficiarii direcţi, apreciem că şi autorităţile publice vor resimţi efectele acestei debirocratizări, prin reducerea volumului dosarelor pe care le vor înregistra. În plus este nevoie de adoptarea unor noi proceduri de schimb de date între autorităţi pentru punerea efectivă în aplicare a Legii nr. 267/2021. Este de aşteptat ca în primele luni de la intrarea în vigoare a legii să existe anumite impedimente în aplicarea ei, până la identificarea canalelor de comunicare a informaţiilor pe care autorităţile le obţineau prin solicitarea copiilor după documente.