Lily Zheng, angajată Microsoft care locuieşte şi lucrează în Shanghai, a scris o scrisoare către clienţii regionali despre cum ea şi echipa ei au învăţat să lucreze de la distanţă în timpul pandemiei, după cum reiese dintr-o informare de presă.

Redăm o parte din scrisoarea angajatei aici:

Dragi clienţi,

Deoarece focarul COVID-19 continuă să afecteze milioane de oameni aici în China, lucrul de la distanţă a luat o amploare fără precedent. Este ca şi cum fiecare şcoală, spital şi companie din China ar fi acum o organizaţie distribuită – chiar dacă doar temporar. Există multe motive pentru care lucrul de la distanţă ar putea deveni brusc necesar, de la focare de virus precum COVID-19 la urgenţe meteo neaşteptate. De aceeea, vreau să împărtăşesc trei lecţii pe care le-am învăţat în ultimele săptămâni, precum şi trei lecţii pe care le-am cules de la clienţii noştri, pe măsură ce aceştia se adaptează lucrului la distanţă.

Ca mulţi dintre voi, am început să aud despre virus în ianuarie, în mare parte pe social media. Dar nu mi-am dat seama cât de grav ar putea fi decât înainte de Anul Nou Chinezesc. Atunci, din cauza aglomeraţiei din timpul Festivalului de primăvară, numărul persoanelor afectate a început să crească rapid. Pe 23 ianuarie, guvernul a izolat provincia Hubei pentru a reduce răspândirea virusului. A doua zi, de Revelion, familia mea plănuise să meargă să vadă un film. Când am aflat din presă că cinematografele din oraş au fost închise, am înţeles cu adevărat gravitatea situaţiei. Două zile mai târziu, guvernul a anunţat anulări fără precedent ale evenimentelor de la Festivalul de primăvară şi am anulat o vacanţă de familie planificată cu mult timp înainte. Copiii au fost dezamăgiţi, dar sănătatea şi siguranţa noastră erau pe primul loc.

Deci, ce spun când oamenii întreabă cum este să lucrezi acum în China? Ei bine, lucrul de la distanţă a eliminat timpul pe care îl petreceam pentru a face naveta şi, cu siguranţă, nu ne mai facem griji ce haine să purtăm. Iar cu multe restaurante închise, ne punem la punct abilităţile de gătit. Dar situaţia legată de copii, care nu pot merge la şcoală – la fel, şi bonele blocate la domiciliu - poate fi o provocare să rămâi productiv.

Ce am învăţat din munca de la distanţă

Deşi echipa noastră de aici este obişnuită să lucreze de la distanţă, ultimele săptămâni au arătat ce înseamnă cu adevărat o muncă la distanţă sustenabilă şi de succes. Iată primele mele trei lecţii învăţate.

• Ai grijă de tine.

Munca de la distanţă înseamnă protejarea sănătăţii noastre fizice prin minimizarea contactului cu virusul. Toată lumea înţelege acest lucru. Mai puţin evident este faptul că a lucra acolo unde trăieşti poate crea un anume stres. Să faci exerciţii fizice, să mănânci bine şi să te bucuri de timpul petrecut departe de ecrane, este esenţial pentru menţinerea bunăstării mentale în timp ce lucrezi de acasă.

• Nu renunţa.

Poate fi tentant să amâni lucruri în timp ce lucrezi de la distanţă. Dar echipele de succes care lucrează de la distanţă găsesc modalităţi de a face aproape totul online. Dacă aţi programat întâlniri cu cineva, păstraţi-le. Dacă aţi planificat întruniri mari, ţineţi-le. Dacă sunteţi gata să susţineţi o prezentare, iniţiaţi apelul video.

• Sprijină-ţi colegii de echipă.

Am aflat din această experienţă şi că sprijinirea celorlalţi este cel mai bun mod de a rămâne pozitiv şi plin de energie. Folosim instrumentele online nu numai pentru muncă, ci şi pentru a rămâne conectaţi cu familia şi pentru a păstra relaţiile între noi pe parcursul zilei. Încurajarea reciprocă nu este bună doar pentru a menţine moralul ridicat, ci şi pentru a menţine echipa unită atunci când lucrăm separat.

Ce am învăţat de la clienţi

În câteva săptămâni, am văzut clienţi din China transformând cu adevărat modul în care lucrează. Iată trei lucruri pe care le-am învăţat de la clienţi pentru a avea o organizaţie de succes.

• Deschide imediat liniile de comunicare.

Când angajaţii lucrează de la distanţă, este mai important ca niciodată ca toată lumea să rămână informată. Unul dintre clienţii noştri, o mare companie de asigurări din Asia, a început să transmită mesaje video angajaţilor pentru a se asigura că toată lumea a avut acces la cele mai recente informaţii. În condiţiile în care toată lumea încearcă să echilibreze lucrul de acasă cu îngrijirea copiilor şi alte provocări, videoclipurile înregistrate le oferă oamenilor posibilitatea de a rămâne informaţi atunci când nu se pot întâlni.

• Nu te opri.

Deşi poate fi tentantă amânarea planurilor până când toată lumea se poate întâlni, companiile de aici găsesc modalităţi de a nu opri mersul lucrurilor. Cu încurajarea guvernului, multe şcoli au reuşit să-şi înceapă cursurile la timp, mutând totul online. Şi-au susţinut elevii creând programe clare, găzduind evenimente pentru ridicarea moralului cum ar fi provocările de gătit şi comunicarea cu atenţie a temelor şi altor informaţii, astfel încât studenţii să nu fie copleşiţi.

• Chiar şi întâlnirile mari pot fi mutate online.

Mulţi dintre noi suntem obişnuiţi cu apeluri rapide sau conversaţii video cu colegii, dar şi întâlnirile mari şi formale pot fi organizate cu succes online. Cu atât de mulţi angajaţi care optează pentru a lucra de la distanţă, spitalele de aici şi-au întrunit personalul de la distanţă. Un spital din Dalian, de exemplu, a organizat întâlniri de personal prin Teams. Cheile reuniunilor online de succes includ stabilirea unei agende clare, practicarea incluziunii prin rezolvarea oricăror probleme audio la începutul reuniunii şi luarea de notiţe clare pentru a fi trimise ulterior. Dacă organizaţia o permite, întâlnirile se pot înregistra pentru cei care nu pot participa.

Atât eu cât şi mulţi oameni din întreaga lume nu ne-am imaginat că vom începe anul astfel. Dar am învăţat multe.

(...)

Lily Zheng

Director, Microsoft China

Scrisoarea ei a inspirat Microsoft să pună la dispoziţie un produs pentru pentru persoanele care lucrează de la distanţă – Microsoft Teams, care potrivit reprezentanţilor companiei, este disponibil gratuit.