În perioadele grele precum cea actuală, caracterizată de limitări drastice determinate de producţia întreruptă, lucrările de scurtă durată şi restricţiile impuse de autorităţi, un management de criză eficient al proiectelor este foarte important. Acesta implică profesionişti cu o expertiză solidă, experienţă de leadership şi cu o mentalitate corectă.

Indiferent de tipul, domeniul de aplicare şi complexitate, numeroase proiecte din practic toate industriile sunt afectate de criza prezentă. Acest lucru se întâmplă din cauză că multe organizaţii nu dispun de resursele necesare pentru a face faţă problemelor neprevăzute. Primul pas care ar trebui făcut este o evaluare cuprinzătoare a situaţiei. În opinia mea, există trei căi de acţiune posibile pentru a aborda provocările de care se lovesc proiectele în desfăşurare.

1. Căutarea alternativelor

Există alte opţiuni disponibile? Dacă da, de ce resurse suplimentare, atât în termeni de personal, cât şi de finanţări este nevoie pentru a le realiza? Rezultatul aşteptat justifică cheltuielile extra?

2. Oprirea proiectului

Uneori, are mai mult sens să îţi reduci pierderile şi să pui capăt unui proiect. Acesta este un pas pe care îl recomand atunci când modelul de afaceri din spatele proiectului nu mai este unul potrivit. Cu alte cuvinte: dacă un proiect nu mai poate obţine beneficiile estimate, managerii săi ar trebui să îl anuleze, deoarece continuarea acestuia ar fi mai scumpă decât oprirea sa. Aceasta este, cu siguranţă, o decizie greu de luat. De aceea experienţa de leadership în project manangement este crucială. 

3. Amânarea proiectului

A treia opţiune este cea mai populară în acest moment şi din motive bine întemeiate. Nu ar trebui să renunţăm la fiecare proiect; acest lucru ar îngreuna viaţa ulterior. Prin întreruperea proiectului, resursele şi echipa sa pot fi reactivate rapid într-o nouă fază, când economia este relativ redresată. Ceea ce este esenţial, însă, este să aveţi o despărţire „curată” şi să comunicaţi acest lucru în mod transparent tuturor celor implicaţi. De exemplu, părţile interesate trebuie să fie informate că proiectul va lua o pauză, dar că există un plan concret care să includă toate detaliile şi calendarul pentru continuarea ulterioară a acestuia. Acest lucru înseamnă, de asemenea, că managerii de proiect trebuie să înregistreze detaliat rezultatele deja obţinute pentru a putea relua lucrul cu echipa cât mai repede posibil după pauză.

Cum se pot adapta managerii de proiect

Care este cea mai bună metodă pentru managerii de proiect să facă faţă situaţiei actuale? Cu toate că unele proiecte sunt acum întrerupte, multe companii investesc în modele de afaceri alternative. Un exemplu este cel al segmentului nostru: educaţia continuă. Practic peste noapte a trebuit să părăsim sălile noastre de curs şi să ne adapăm toate ofertele de învăţare online, cât mai repede posibil. O astfel de schimbare implică un efort imens şi este nevoie de un proiect pentru a-l duce la capăt.

Pentru ca un proiect să aibă succes, este nevoie de o mentalitate „get it done”, care poate fi găsită la numeroşi manageri experimentaţi. Este vorba despre voinţa de a obţine rezultate cu adevărat performante într-un timp scurt. Aceast lucru necesită motivaţie intrinsecă, viteză, priorităţi şi obiective clare, structuri transparente şi deadlineuri perfect coordonate pentru a sprijini echipa în organizare, deoarece într-o astfel de situaţie trebuie ca toţi cei implicaţi să fie uniţi cu adevărat.

Şi cu toate acestea, există o limită la cât de repede se pot realiza lucrurile. Gândiţi-vă la industria construcţiilor, de exemplu: unele lucrări pur şi simplu nu pot fi accelerate dincolo de un anumit punct. Totuşi, este benefic întotdeauna ca un proiect să fie structurat în etape distinctive, fără a pierde din vedere imaginea de ansamblu. Un stil de lucru agil şi o comunicare perfectă cu clientul vor ajuta la obţinerea rapidă a rezultatelor intermediare. Astfel, progresul devine vizibil, iar efect psihologic pe care acesta îl are nu trebuie subestimat. Este nevoie de curaj pentru a încerca o abordare nouă şi uneori neconvenţională, iar acest lucru presupune o mentalitate potrivită.

Competenţele de care au nevoie managerii de proiect

Mulţi manageri îşi pun întrebarea dacă actuala criză şi urmările sale vor necesita abilităţi şi expertize diferite în gestionarea proiectelor. Nu aş spune că este vorba despre abilităţi fundamental diferite. Criza a pus în lumină competenţele care sunt deosebit de importante: leadershipul adevărat, comunicarea solidă şi capacitatea de a lăsa echipa să se autoorganizeze, în timp ce tu ghidezi cursul acţiunii. Abilităţile de autoorganizare permit deciziile rapide şi o colaborare ţintită, ceea ce, la rândul său, va produce rapid rezultatele dorite. Managementul de proiect în perioade de criză se referă şi la rezilienţă: managerii trebuie să poată face faţă oricărei situaţii neprevăzute. O abordare de tip trial-and-error este utilă – de exemplu prototiparea rapidă sau la învăţarea de tip double loop – pentru a testa opţiunile disponibile, a le elimina rapid pe cele care produc rezultate slabe şi a le alege pe cele care livrează. 

Continuarea proiectelor care stimulează relansarea economică

După criză va trebui să ne concentrăm pe redresarea economiei, este clar. Va fi momentul să continuăm cu noile idei şi modele de afaceri care au fost dezvoltate. Proiectele nu sunt utile doar pentru a ghida o transformare pe termen scurt, ci pot fi implementate şi pentru a construi ceva pe o perioadă mai lungă de timp. Dacă doriţi ca o companie să se transforme cu adevărat în loc să se adapteze doar puţin, aveţi nevoie de un proces structurat de schimbare. Un exemplu este cel al întoarcerii la birou după perioada de lucrat de acasă. Condiţiile create pentru revenirea la modul de lucru normal vor avea un impact durabil, dincolo de sfârşitul crizei.

Cererea de manageri de proiect, în continuă creştere

În perioadele dificile, există o cerere crescută pentru managerii de proiect. Experţii care pot aduce structura într-o situaţie haotică şi care cunosc metodele de a introduce şi susţine schimbarea sunt o resursă umană foarte căutată. Managementul profesional al proiectelor poate servi ca o linie de salvare pentru orice criză; poate fi o busolă pentru organizaţie şi angajaţii săi în momentele dificile. Astfel, schimbarea sau o nouă strategie pot fi împărţite în obiective concrete, pe care personalul ulterior le poate îndeplini. Proiectele concepute inteligent ne vor ajuta să creăm un viitor pozitiv, pentru toată lumea.

WU Executive Academy organizează pe plan local programul Executive MBA Bucharest, la care se înscriu anual circa 30 de manageri şi antreprenori.