Comunicarea cu cei aproape 1.900 de angajaţi ai Provident România nu este un demers uşor, mai ales atunci când sunt răspândiţi în toată ţara şi majoritatea sunt agenţi de teren. În acest sens, compania a lansat MyNews, o aplicaţie de comunicare internă.

Descrierea inovaţiei:

MyNews reprezintă răspunsul la nevoia de comunicare rapidă, dar printr-un canal accesibil şi angajaţilor din teren, care poate nu sunt complet familiarizaţi cu e-mailul, ţinând cont şi de faptul că activitatea lor se bazează aproape exclusiv pe telefoanele mobile. De aceea, aplicaţia permite accesul pe baza numărului de telefon şi, deoarece toţi reprezentanţii de vânzări au un smartphone furnizat de companie, cu trafic de date inclus, a fost soluţia potrivită pentru un prim canal de comunicare, facil de utilizat, dar şi securizat, comparativ cu aplicaţiile clasice de mesagerie, precum Whatsapp sau Messenger. Tipul informaţiilor comunicate prin MyNews sunt: recomandări de sănătate şi siguranţa; update despre starea businessului naţional – mesaje video ale CEO-ului; update despre evoluţia businessului la nivel de grup – mesaj video al CEO-ului IPF International; sesiuni de întrebări şi răspunsuri cu boardul companiei; update-uri legislative; mesaje video de tip tutorial; scripturi pentru furnizarea de răspunsuri clienţilor care solicitau informaţii despre modul de lucru din perioada pandemiei şi activităţi de mobilizare a echipei (jocuri, concursuri foto etc.) În proiect s-au implicat: Alina Bobircă, sales and service performance change lead, creierul tehnic al aplicaţiei, Elena Ungureanu, communications manager, cea care gestionează strategia de conţinut, atât în acord cu cerinţele locale, cât şi cu viziunea de grup şi asigură coordonarea administratorilor şi Mihuţ Năstăsache, internal communication specialist, persoana care asigură fluxul zilnic de comunicare, de la planificarea comunicărilor, la editare şi creare de conţinut.

Elementul de noutate:

Pentru a evita „zgomotul” informaţional, cum se întâmplă adesea cu alte aplicaţii de mesagerie, MyNews targetează distribuirea mesajelor în mod personalizat, astfel încât acestea să ajungă doar la acei angajaţi vizaţi de comunicare, iar managerii să fie siguri că aceştia au recepţionat şi citit mesajele, printr-o funcţie asemănătoare „read receipt”-ului din e-mail. În plus, aplicaţia permite transmiterea unor notificări strict către acei utilizatori care nu au deschis un anumit mesaj, de tipul „kind reminder”. Notificările pot fi, de asemenea, configurate, astfel încât să vizeze doar angajaţii care nu au deschis mesajele, pe cei care le-au citit sau întregul grup, iar informările sunt personalizate în mod specific fiecărei categorii. Concret, dacă managerii au nevoie de un anumit tip de informaţie, angajaţii din teren necesită o altă structură de informare, în timp ce departamentele de suport au propriul stil de comunicare, adaptat la resursele tehnologice. MyNews permite, astfel, diseminarea mesajelor pentru fiecare categorie distinctă, până la nivel individual.

Efectele inovaţiei:

Ţinând cont de specificul situaţiei generate de pandemia de coronavirus, MyNews a fost un pilon de bază în menţinerea unei comunicări permanente cu angajaţii companiei. Aceştia au putut primi în timp real informaţii cu privire la actualizări ale modului de lucru, în acord cu măsurile anunţate de autorităţi, recomandări de sănătate şi protecţie, măsuri interne noi, cu actualizare permanentă, noi politici şi proceduri, toate cu caracter urgent şi, uneori, cu public diferit. Informaţia, deşi personalizată pentru fiecare grup în parte, a ajuns în acelaşi timp la toate categoriile de public. La nivel operaţional, aplicaţia a generat rapiditate în oferirea de răspunsuri la întrebările clienţilor, în special în perioada de carantină naţională. Mai mult, a permis şi colectarea feedbackului din teren, în raport cu măsurile aplicate în contextul pandemiei. Astfel, managerii au avut informaţii concrete, despre eficienţa şi oportunitatea măsurilor luate, ceea ce a permis actualizarea constantă a modului de lucru în acord cu nevoile reale din teren.