Tehnologie invizibilă, dar omniprezentă, care ghidează fiecare interacţiune şi experienţă, colegi virtuali, spaţii care răspund la prezenţa angajaţilor, ajustând automat lumina, temperatura şi setările acustice în funcţie de preferinţele lor, creând un mediu optim pentru muncă. Pare un film SF? Nu, suntem la câţiva ani distanţă de momentul în care aşa vor arăta birourile.

Piaţa la birou a suferit de-a lungul anilor transformări spectaculoase, reflectând trendurile şi schimbările apărute la nivelul societăţii sau apariţia unor noi industrii. Probabil că nicicând de-a lungul istoriei schimbările nu au fost atât de radicale şi rapide ca cele din ultimii ani, declanşate şi susţinute de pandemia de Covid şi de rolul ei în reaşezarea aşteptărilor angajaţilor cu privire la viaţa profesională şi cea personală.

Deşi viitorul este întotdeauna dificil de prezis, au apărut o serie de tendinţe şi evoluţii la locul de muncă care indică foarte clar cum va arăta şi, mai important, cum se va „simţi” locul de muncă şi cultura organizaţională peste 5-10 ani, iar directorii executivi şi managerii ar trebui să le ia foarte în serios, atrage atenţia un articol recent din CEO Magazine. Timp de aproape un secol, majoritatea organizaţiilor au fost gestionate într-un mod foarte similar - cel puţin din punct de vedere cultural. Dar acest model a fost recent zdruncinat de câteva evoluţii monumentale ale societăţii, una dintre acestea fiind transferul controlului şi al puterii de la conducere şi management către angajaţi.

În acelaşi timp, pandemia a transformat fenomene izolate ale vieţii la birou în realităţi răspândite, întâlnirile video, munca la distanţă şi colaborarea digitală fiind noua normalitate, iar designul birourilor şi practicile de management evoluează rapid pentru a recupera decalajul. 

„Una dintre cele mai mari schimbări aduse de pandemie în zona de amenajare a birourilor a fost trecerea către spaţii de lucru flexibile şi hibride. Dacă înainte de pandemie discutam despre eficienţa folosirii spaţiilor de birouri şi utilizarea la maximum a suprafeţelor ocupate, acum accentul este pus preponderent pe sănătatea şi siguranţa angajaţilor, la spaţii flexibile, la spaţii de lucru alternative. Principala preocupare este de a crea locuri de lucru care să aducă cât mai multe argumente ca angajaţii să-şi dorească să se întoarcă la birou”, spune Andrei Ianculescu, head of project and development services în cadrul Cushman & Wakefield Echinox.

El subliniază că modul în care este amenajat locul de muncă, designul acestuia, poate contribui la creşterea productivităţii angajaţilor cu peste 20%. Mai mult decât atât, 90% dintre angajaţi consideră că designul locului de muncă le influenţează negativ sau pozitiv starea de spirit, cu efect direct asupra productivităţii.

Practic, în amenajarea spaţiilor de muncă nu mai există graniţe şi se pare că, spre deosebire de alte ţări, România are o abordare mult mai deschisă de a crea birouri foarte personalizate şi adaptate dorinţelor organizaţiei.

„Astăzi, dacă vrei să stai la plajă la birou, acest lucru a devenit posibil. Dacă vrei să stai în cabina unei maşinării de zbor, o poţi obţine. Vrei să stai sub cerul liber sau în pădurea tropicală, se poate realiza. Viitorul pare fără reguli, o lume creativă, o pânză albă, în care singurele limitări sunt cele impuse de spaţiul şi bugetul disponibil”, spune Alexa Rădulescu, proprietarul Infinity for Home.

Birourile viitorului vor include zone dedicate mindfulnessului, meditaţiei sau chiar tehnologiilor care stimulează relaxarea mentală, cum ar fi camerele de lumină sau sunet pentru resetare mentală rapidă.

Cristina Căpitanu, CEO, Lemon Interior Design

Din punct de vedere al produselor, tendinţa este de a alege mobilier cu linii simple, curate, dar de a acorda mai multă atenţie decoraţiunilor. De exemplu, devine tot mai vizibilă tendinţa de a aduce „natura” şi elementele naturale în birou, rezultatul fiind un spaţiu cu foarte multe zone verzi şi plante.

Realitatea zilelor noastre este mult diferită de cea de la începutul anilor 2000, când majoritatea birourilor erau compartimentate, fiecare angajat având un spaţiu propriu sau o cameră dedicată. „Modelul de lucru era centrat pe confidenţialitate şi ierarhie, ceea ce uneori reducea capacitatea de colaborare între echipe”, este de părere Cristina Căpitanu, CEO al Lemon Interior Design.

Încet, odată cu apariţia noilor clădiri de birouri moderne, numărul birourilor individuale s-a redus, în favoarea open space-ului, un concept care promovează interacţiunea, colaborarea şi creativitatea. Inovator în anii 2000, chiar şi acest concept pare astăzi uşor depăşit şi suferă o serie de transformări. 

„Astăzi, spaţiile sunt multifuncţionale şi flexibile, fiind proiectate să se adapteze la diverse stiluri de lucru. Zonele de relaxare, spaţiile destinate brainstormingurilor sau camerele de conferinţe modulare oferă angajaţilor opţiuni variate pentru modul în care îşi desfăşoară activitatea. În plus, vedem o creştere a adoptării conceptului de coworking, unde companiile împart spaţii pentru a maximiza resursele şi a crea un mediu dinamic”, a explicat Cristina Căpitanu. 

În plus, un nou concept şi-a făcut loc în conversaţie în ultimii ani şi se reflectă tot mai clar în design. „Wellnessul angajatului a devenit o prioritate, iar această atenţie sporită vine nu doar dintr-o dorinţă de a atrage şi reţine talente, ci şi dintr-o responsabilitate corporativă mai mare faţă de angajaţi şi faţă de mediu. În viitor, companiile care vor continua să investească în aceste direcţii vor avea un avantaj competitiv clar, oferind angajaţilor un mediu de lucru nu doar productiv, ci şi creativ, inspiraţional şi sustenabil”, anticipează CEO-ul Lemon Interior Design. 

Priorităţile angajatorilor sunt legate de crearea unui mediu care să maximizeze productivitatea şi să readucă angajaţii la birou cel puţin

3-4 zile pe săptămână, optimizarea costurilor şi utilizarea soluţiilor care răspund la strategia ESG a companiei.

Andrei Ianculescu, head of project and development services, Cushman & Wakefield Echinox

O altă problemă cu care se confruntă companiile, arhitecţii şi designerii este legată de nevoia de a acomoda preferinţele şi nevoile unor angajaţi din generaţii diferite. În timp ce varianta open space a fost preferată de generaţiile anterioare, Gen Z şi Millennials caută mai multă flexibilitate şi intimitate, dar şi utilizarea accentuată a tehnologiei la locul de muncă. Soluţia pare să fie un design hibrid, care să alăture spaţiile deschise, colaborative, cu zone private şi spaţiile de linişte. „Generaţiile tinere, cum ar fi Millennials şi Gen Z, cer soluţii tehnologice avansate şi un mediu de lucru dinamic. Ei sunt motivaţi de inovaţie şi flexibilitate, aşa că birourile ar trebui să includă spaţii modulare, tehnologii smart integrate şi posibilitatea de a alege locul de lucru în funcţie de activitate, fie că e vorba de munca individuală sau colaborativă. De partea cealaltă, generaţiile mai experimentate valorizează confortul, stabilitatea şi ergonomia”, explică Cristina Căpitanu. 

Astfel, chiar dacă varianta open space rămâne populară pentru că favorizează colaborarea, ea poate deveni zgomotoasă şi incomodă pentru activităţile care necesită concentrare. „Generaţia Z are alte aşteptări legate de birou. Tinerii sunt atenţi la sustenabilitate, tehnologie avansată şi echilibrul viaţă-muncă, branding şi personalizare, preferând spaţii care reflectă identitatea companiei, cu posibilitatea de personalizare, apreciind birourile modulare şi flexibilitatea între lucrul de acasă şi la birou”, comentează Daniela Popescu, director tenant services & workplace advisory la Office360, parte a Colliers. Un design echilibrat care să includă atât spaţii colaborative, cât şi zone private, este esenţial pentru a mulţumi generaţii diferite.

Generaţia Z are alte aşteptări legate de birou. Tinerii sunt atenţi la sustenabilitate, tehnologie avansată şi echilibrul viaţă-muncă, branding şi personalizare, preferând spaţii care reflectă identitatea companiei, cu posibilitatea de personalizare, apreciind birourile modulare şi flexibilitatea între lucrul de acasă şi la birou.

Daniela Popescu, director tenant services & workplace advisory la Office360, parte a Colliers

În plus, priorităţile angajaţilor cu privire la locul de muncă se intersectează cu cele ale angajatorilor, iar ele nu sunt întotdeauna similare. Din fericire, există şi puncte comune. „Priorităţile angajatorilor sunt legate de crearea unui mediu care să maximizeze productivitatea şi să readucă angajaţii la birou cel puţin 3-4 zile pe săptămână, optimizarea costurilor şi utilizarea soluţiilor care răspund la strategia ESG a companiei. Angajaţii îşi doresc birouri confortabile şi ergonomice, zone pentru relaxare şi deconectare, acces la tehnologie modernă şi conexiuni rapide, posibilitatea de a lucra în mod flexibil, un design atractiv, iluminat natural, sistem de ventilaţie modern şi eficient, scaune ergonomice. Una dintre diferenţe este că angajaţii doresc să aibă cât mai multă flexibilitate în ceea ce priveşte unde şi când lucrează, iar angajatorii doresc mai mult control asupra acestor elemente”, spune Andrei Ianculescu. 

În general, România se aliniază tot mai mult la standardele internaţionale în ceea ce priveşte designul spaţiilor de birouri, iar multe companii mari au implementat deja soluţii moderne, tehnologia fiind la rândul ei bine integrată în majoritatea mediilor de lucru. De asemenea, tendinţele legate de sustenabilitate şi eficienţă energetică apar tot mai des în conversaţii. 

Cu toate acestea, există câteva aspecte subtile care încă nu sunt implementate la scară largă. „Spre exemplu, conceptele de wellbeing holistic şi design biofilic, prezente pe pieţele avansate, ar putea fi mai profund explorate aici. Practic, suntem într-o fază de tranziţie spre un nou standard, care va combina elementele funcţionale cu o atenţie tot mai mare pentru sănătatea şi bunăstarea angajaţilor”, consideră Cristina Căpitanu. 

În acelaşi timp, pe pieţele internaţionale, precum cea din Polonia, se observă nevoia de a evita fenomenul de „greenwashing” în designul sustenabil al birourilor, căci folosirea câtorva plante şi utilizarea termenului „eco” nu echivalează cu sustenabilitatea reală. „Tendinţele internaţionale arată importanţa reducerii amprentei de carbon şi utilizarea de materiale locale, reutilizabile şi reciclabile, pentru a minimiza impactul asupra mediului”, explică Daniela Popescu.

Cum va arăta biroul în 2030? Viitorul open space va fi un „action office”, crede managerul de la Cushman & Wakefield Echinox, ceea ce înseamnă mai multă tehnologie, cu o estetică mai „ca acasă”, cu elemente de confort şi flexibilitate. „Va fi un birou puternic tehnologizat, unde se va aloca mai mult spaţiu per angajat, angajaţii vor avea flexibilitate mai mare în alegerea locului din birou, vor avea mai multă intimitate, având mai mult spaţiu personal.” 

În 2030, rândurile nesfârşite de birouri vor fi probabil o amintire. Spaţiile vor fi împărţite în birouri individuale şi săli de întâlnire hibride, zone de relaxare şi sport, adaptate atât celor care vor fi fizic la muncă, dar şi celor online. Într-o lume în care mulţi angajaţi lucrează de acasă, companiile s-ar putea asocia cu parteneri pentru a împărţi spaţiul de birouri. Acest lucru stimulează colaborarea şi schimbul de idei, dar creează noi provocări în materie de securitate. 

Privite astăzi cu un uşor amuzament, realitatea virtuală şi augmentată vor deveni cel mai probabil instrumente banale la locul de muncă şi vor schimba modul în care interacţionează angajaţii. Şedinţele în VR par astăzi subiect de film SF, dar ele ar putea deveni curând o variantă folosită de companii, cu atât mai mult cu cât toată lumea este deja sătulă de întâlnirile pe Zoom. În plus, poate nici nu va fi nevoie ca angajatul să participe la toate şedinţele, căci instrumentele AI de analiză video şi transcript vor selecta doar părţile care sunt de interes pentru el, pe care le poate urmări când are timp. 

Cuvintele cheie ale viitorului sunt modular, flexibil, tehnologic, sustenabil. 

„Flexibilitatea va deveni esenţială, birourile devenind adevărate huburi dinamice, gata să se transforme în funcţie de nevoile echipei. Zonele de coworking vor deveni un standard, stimulând colaborarea între echipe şi angajaţi din domenii diverse. Tehnologia inteligentă va juca un rol cheie, integrând soluţii IoT care să optimizeze atât eficienţa energetică, cât şi confortul personalizat pentru fiecare angajat”, crede managerul Lemon Interior Design. Tot ea mai spune că bunăstarea angajaţilor va continua să reprezinte o prioritate majoră şi că vom vedea tot mai multe elemente de design biofilic, cum ar fi plantele naturale, lumina naturală şi spaţiile de relaxare care încurajează pauzele active. „Birourile viitorului vor include zone dedicate mindfulnessului, meditaţiei sau chiar tehnologiilor care stimulează relaxarea mentală, cum ar fi camerele de lumină sau sunet pentru resetare mentală rapidă”, completează Cristina Căpitanu. 

Astăzi, dacă vrei să stai la plajă la birou, acest lucru a devenit posibil. Viitorul pare fără reguli, o lume creativă, o pânză albă, în care singurele limitări sunt cele impuse de spaţiul şi bugetul disponibil.

Alexa Rădulescu, proprietar Infinity for Home

În viitorul apropiat, birourile vor fi la rândul lor „inteligente”, aşa că vom vedea spaţii în care tehnologia este invizibilă, dar omniprezentă, ghidând fiecare interacţiune şi experienţă. Spaţiile vor răspunde la prezenţa angajaţilor, ajustând automat lumina, temperatura şi setările acustice în funcţie de preferinţele lor, creând un mediu optim pentru muncă. 

Şi, spune Cristina Căpitanu, nu suntem departe de momentul în care vom avea „colegi virtuali”. Deja vedem primii paşi spre asistenţi virtuali alimentaţi de inteligenţa artificială, iar în viitor, aceşti „colegi” vor deveni mai sofisticaţi, oferind sprijin pentru sarcini complexe, analiză de date în timp real şi chiar colaborare în cadrul echipelor. Desigur, vor exista în continuare diferenţe între aşteptările angajatorilor şi cele ale angajaţilor, inclusiv cu privire la modul de lucru hibrid şi priorităţile în amenajarea birourilor, dar, chiar dacă găsirea unui echilibru poate reprezenta o provocare, ea este şi o oportunitate. „Angajatorii tind să acorde prioritate eficienţei operaţionale şi optimizării spaţiului de lucru. Aşa că în următorii cinci ani, ne putem aştepta la reducerea suprafeţei de birouri, pentru o mai bună gestionare a costurilor, crearea unor spaţii flexibile, care să se adapteze echipelor care lucrează ocazional la birou, implementarea noilor tehnologii menite să îmbunătăţească eficienţa şi un focus crescut pe sustenabilitate”, se aşteaptă Daniela Popescu de la Office 360. 

Pe de altă parte, pentru angajaţi prioritare vor fi opţiunile flexibile, care să le permită să lucreze eficient, fie de acasă, fie de la birou, un spaţiu de lucru sănătos, cu lumină naturală, mobilier ergonomic şi facilităţi care să sprijine diferitele activităţi, oportunităţi de interacţiune autentică cu colegii, a completat reprezentantul Colliers. 

Astfel, în timp ce angajatorii şi angajaţii pot avea perspective diferite cu privire la viaţa la birou, companiile care vor reuşi să găsească un echilibru între aceste nevoi vor fi în măsură să creeze un mediu de lucru mai atractiv şi eficient pentru ambele părţi.  

Cum influenţează tehnologia mediul de lucru

1. Automatizarea sarcinilor repetitive 

2. Comunicarea îmbunătăţită prin instrumentele de colaborare online – Microsoft Teams, Slack sau Zoom 

3. Flexibilitatea muncii: Tehnologia permite angajaţilor să lucreze de oriunde, asigurând un echilibru mai bun între viaţa profesională şi cea personală 

4. Acces la informaţii şi date: Tehnologia facilitează accesul rapid la informaţii şi date, permiţând angajaţilor să ia decizii informate şi să răspundă rapid la schimbările din piaţă. 

5. Sănătatea angajaţilor: Tehnologiile de monitorizare a sănătăţii şi aplicaţiile de wellness pot ajuta angajaţii să îşi menţină sănătatea fizică şi mentală, oferind suport pentru exerciţii fizice, nutriţie şi mindfulness.

5 trenduri în designul spaţiilor de birouri:

1. Spaţii de lucru flexibile şi hibride 

2. Design centrat pe bunăstare: medii de lucru care promovează sănătatea şi bunăstarea angajaţilor, unde iluminatul şi ventilaţia sunt extrem de importante 

3. Tehnologie integrată şi experienţe virtuale: Birourile vor fi echipate cu tehnologie avansată pentru a facilita munca hibridă şi colaborarea la distanţă. VR şi AR vor îmbunătăţi întâlnirile şi trainingurile 

4. Sustenabilitate: folosirea de materiale naturale sau care au fost fabricate ţinând cont de standardele de sustenabilitate & ESG 

5. Spaţii multifuncţionale, care oferă mai multă autonomie pentru angajaţi şi pot găzdui diverse activităţi, de la întâlniri şi evenimente sociale la zone de lucru individuale şi colaborative. 

Sursa: C&W Echinox