Soluţia de semnătură electronică propusă de TotalSoft simplifică întregul proces referitor la modificarea unui contract de muncă sau la semnarea unui contract nou, reducând totul la câţiva paşi digitali.

Descrierea inovaţiei:

Pentru cazurile în care trebuie modificat contractul de muncă sau trebuie semnat un contract nou, fluxul standard presupune deplasarea angajatului la sediul organizaţiei şi semnarea fizică a documentelor. Ulterior, acestea  sunt semnate şi de reprezentanţii legali ai  organizaţiei, tot fizic. Prin intermediul soluţiei dezvoltate de TotalSoft, specialistul HR face modificarea de contract sau adaugă datele noului contract în Charisma HCM, soluţia software pentru managementul resurselor umane, şi începe fluxul de semnare electronic. Astfel, aplicaţia transmite pe email, către angajat, documentul electronic rezultat, iar angajatul poate să vizualizeze documentul şi să-l semneze electronic cu o semnătură autorizată de la CertSIGN, valabilă pe o anumită perioadă de timp. Odată semnat, contractul este securizat şi nu se mai poate interveni asupra acelei versiuni. Acesta urmează fluxul firesc şi se trimite pe rând, tot electronic, către ceilalţi semnatari legali din organizaţie care pot semna electronic documentul. Părţile sunt notificate de fiecare dată când cineva îl semnează şi la final, fiecare parte primeşte câte un exemplar complet, format care poate fi depus la ITM fără alte intervenţii, semnătura electronică fiind recunoscută de autorităţile statului.

Elementul de noutate:

Spre deosebire de alte soluţii de semnătură electronică existente pe piaţă, cea propusă de TotalSoft şi CertSIGN are efectul juridic echivalent al unei semnături olografe şi este foarte uşor de folosit, nefiind necesară utilizarea unui token sau instalarea unor drivere speciale. În plus, garantează procesarea şi stocarea sigură a datelor şi un grad ridicat de protecţie împotriva atacurilor cibernetice.

Efectele inovaţiei:

Impactul acestui proiect de digitalizare este vizibil în termeni de costuri şi timp, influenţând în egală măsură, atât angajaţii, cât şi angajatorii. Următoarele beneficii au fost monitorizate îndeaproape timp de 6 luni şi comparate cu obiectivele stabilite în domeniul de aplicare al proiectului:

• Accelerarea tuturor proceselor de angajare în resurse umane cu 95% datorită opţiunii de semnare electronică a documentelor. Reducerea timpului de semnare de la 2-3 zile, la maxim 3 minute;

• Cu peste 50% mai puţină hârtie utilizată pentru diverse documente, care au reprezentat mai mult de 40% din efortul administrat de HR;

• Reducerea timpului utilizat în depunerea Declaraţiei 112 sau a altor dosare fiscale în Bucureşti, oferind mijloacele necesare pentru a face acest lucru pe cale electronică;

• Trasabilitatea contractului de muncă – există o evidenţă clară a momentului semnării acestuia de fiecare parte şi a formatului în care a fost semnat.

Proiectul semnăturii electronice a apărut în ediţia specială a Business MAGAZIN dedicată companiilor inovatoare.