Acum, mailul şi facebookul sunt citite încă de acasă, de dimineaţă, de pe telefon sau tabletă, iar verificarea mesajelor din inbox are loc pe parcursul întregii zile, indiferent de locul unde se află destinatarul acestora. Emailul a devenit parte din viaţa noastră, iar tehnologia, în loc să controleze accesul la birocraţia din inbox, a transformat un task de birou într-o chestiune la care te simţi obligat să răspunzi oriunde ai fi.

Mailul a devenit un fel de sms, facebookul un fel de privit la televizor, iar bucuria accesului la tehnologie ne face, de fapt, mai captivi în fiecare zi.

Vezi aici secţiunea aniversară BM 10 ani

Cover Story 2006

Ca si dinamita, e-mail-ul isi arata - daca e manuit fara grija - si potentialul distructiv. Nu ucide, e adevarat, dar costa. Fara el afacerile s-ar lega mai greu. Cu el, insa, stresul creste si capata noi forme, productivitatea scade si companiile sunt nevoite sa achite nota de plata, avand pe deasupra si manageri nevrozati din pricina ca-si petrec 3-4 ore pe zi cu nasul in Inbox. Un avocat de afaceri, Daniel Badea, pare convins chiar ca 14 ore pe zi e-mail-ul e "sursa raului din viata noastra".

Ca si dinamita, e-mail-ul isi arata - daca e manuit fara grija - si potentialul distructiv. Nu ucide, e adevarat, dar costa. Fara el afacerile s-ar lega mai greu. Cu el, insa, stresul creste si capata noi forme, productivitatea scade si companiile sunt nevoite sa achite nota de plata, avand pe deasupra si manageri nevrozati din pricina ca-si petrec 3-4 ore pe zi cu nasul in Inbox. Un avocat de afaceri, Daniel Badea, pare convins chiar ca 14 ore pe zi e-mail-ul e "sursa raului din viata noastra".

EXERCITIU DE IMAGINATIE: E luni dimineata. Deschideti computerul, apoi programul de e-mail, urmariti cum se umple Inbox-ul si va ganditi ce simpla era viata, totusi, fara e-mail. Va trece la un moment dat prin minte sa le cereti angajatilor sa lucreze fara e-mail timp de o saptamana - veti scapa si dvs., si ei de cosmarul e-mail-ului. De ce n-o faceti?

Cu greu am putea estima ce impact ar avea o saptamana fara e-mail asupra afacerilor unei firme din Romania, pentru ca studii extensive despre rolul e-mail-ului nu s-au facut aici. Dar americanii, potrivit unei cercetari facute in 2005 pe 1.000 de companii, au ajuns la concluzia ca afacerile se negociaza acum intr-o naucitoare proportie de 70% prin e-mail.

Iar, din raspunsurile pe care 20 de manageri romani le-au dat la intrebarile BUSINESS Magazin, reies cat se poate de clar doua lucruri: e-mail-ul e absolut indispensabil in afaceri (Florin Talpes de la Softwin a folosit chiar cuvantul "dependenta" pentru a descrie relatia lui cu posta electronica) si se numara, la aproape toti managerii care au raspuns, printre primii trei factori de stres personal. Un impact destul de serios al unui maruntis pe care dictionarul explicativ il descrie in doar doua cuvinte: "posta electronica".

Un studiu facut de Oracle in 2003 arata ca probabilitatea de a folosi e-mail-ul pentru a comunica e de doua ori mai mare decat cea de a utiliza telefonul - iar 53% dintre respondenti au spus ca productivitatea lor scade cand nu au acces la casuta postala.

Pe langa faptul ca e un drog tehnologic - sau poate tocmai de aceea - e-mail-ul e, in acelasi timp, un nesatios devorator de resurse, fie ca e vorba de servere ori de timp pierdut. Curatenia din Inbox, adica sortarea sau stergerea mesajelor, e una dintre principalele cauze ale statului la birou peste program. Ca sa nu mai vorbim de prima zi de lucru de dupa vacanta, pe care cei mai multi angajati si-o petrec citind, raspunzand, stergand si impartind pe categorii sutele de e-mail-uri care le inunda Inbox-ul. E natural atunci ca managerii sa ia decizia de a investi in tehnologie, de a redacta proceduri de lucru cu e-mail-ul in organizatie sau de a impune angajatilor restrictii, urmarind prin acestea cresterea eficientei muncii (45% dintre cazuri, potrivit unui studiu AIIM/KCI din 2005), cresterea profitului si a performantelor (10%) si reducerea costurilor (25%).

UN FLUVIU DE MESAJE. Chiar fara masuratori riguroase cum sunt cele facute de organizatiile straine specializate, managerii romani stiu din experienta proprie ca e-mail-ul este o binecuvantare, dar si o pacoste, in primul rand din pricina volumului mare de mesaje primite. Cu e-mail-ul iti incepi ziua, prin el discuti afaceri, concepi proiecte, tii legatura cu oamenii-cheie din companie, stabilesti intalniri, capeti informatii si stabilesti termene. Dintre cei 20 de manageri care au raspuns unui chestionar initiat de BUSINESS Magazin, doar trei spun ca primesc zilnic mai putin de 100 de mesaje. Media tinde mai degraba spre 150-200.

O parte dintre ele sunt necesare, o parte nu. Cele inutile se impart in doua categorii: SPAM si mesaje de la colegi sau prieteni care apasa butonul "Send" fara sa-si puna problema ca un e-mail trimis fara rost inseamna cateva minute irosite pentru destinatar. Mesajele SPAM ocupa ceva volum in Inbox-urile managerilor intervievati de BUSINESS Magazin. Dintre cele 300 de mesaje pe care Radu Georgescu, presedintele GeCad, le primeste zilnic, circa 200 sunt SPAM. Liviu Dragan, directorul general al TotalSoft, spune ca are de sters zilnic cam 50 de e-mailuri SPAM, adica jumatate din mesajele primite. Dar SPAM primeste orice om care are un cont de e-mail - inclusiv Bill Gates, care spunea amuzat acum cativa ani ca parte dintre SPAM-urile lui sunt de la finantatori care-i ofera imprumuturi si parte sunt mesaje prin care i se explica cum s-ar putea imbogati rapid.

Dar nu SPAM-ul pare a fi cea mai mare problema - cei care s-au specializat in managementul Inbox-ului spun ca mesajele nesolicitate oricum pot fi sterse fara remuscari inainte de a fi deschise. Adevarata problema sunt anumite mesaje care vin de la prieteni si colegi, si care consuma absolut inutil timpul unui utilizator. Pe primul loc la aceasta sectiune ar fi mesajele Cc: (Carbon copy) ori Bcc: (Blind carbon copy), la care destinatarul e doar o terta parte despre care expeditorul crede ca trebuie informata. (Bogdan Georgescu, directorul general al companiei imobiliare Colliers International, spune ca jumatate dintre mesajele inutile pe care le primeste sunt de la proprii angajati, dar ca, desi a cautat, nu a gasit inca o solutie pentru a scapa de mesajele inutile.) Urmeaza mesajele de tip "corporate junk", apoi e-mail-urile de tip "FYI" (for your information, adica "spre informare"), cele care ar trebui adresate altcuiva, ca sa nu mai vorbim de link-urile trimise fara vreo explicatie, de bancuri sau de fisiere PowerPoint cu peisaje, flori si filozofii de viata.

Irinel Burloiu, business development manager la Intel, spune ca primeste in fiecare zi minimum 300 de mesaje, dintre care 70% sunt inutile, si ca nu reuseste sa raspunda la toate in timp util (pentru a raspunde intrebarilor trimise de BUSINESS Magazin prin e-mail, Irinel Burloiu si-a luat un ragaz de sase zile).

Daniel Badea, partener in societatea de avocatura Badea, Georgescu & Asociatii, are doar 40% mesaje inutile pe zi, dar chiar si asa crede ca e-mail-ul e sursa raului din viata noastra, prin "deadline-urile scurte, presiunea profesionala si vestile proaste" pe care le aduce.

INBOX-UL MASURAT IN UNITATI DE TIMP. Tradus in minute, un Inbox inundat in fiecare zi de 200-300 de mesaje da expresia cantitativa a locului pe care e-mail-ul il ocu-pa in viata managerilor romani. Media zilnica a timpului petrecut cu e-mail-ul de catre cei 20 de manageri care au raspuns BUSINESS Magazin e de 3-4 ore. Calculul il poate face oricine: la 200 de mesaje pe zi, daca ai nevoie in medie de un minut pentru fiecare - unele pot fi sterse instantaneu, la altele e nevoie de 10 minute - timpul alocat ajunge la 200 de minute, adica peste trei ore de lucru.

Unii oameni de afaceri isi verifica mesajele la anumite intervale, altii permanent - la cateva minute, spune Daniel Badea, partener in societatea de avocatura Badea, Georgescu & Asociatii, care adauga ca are Inbox-ul la indemana 14 ore pe zi, fie pe computer, fie pe Blackberry.

Badea da piept cu 150-200 de mesaje in fiecare zi, din care 40% sunt inutile, isi verifica e-mail-ul si in weekend, si in concediu si spune ca toate astea i se par "prea mult", dar nu vede ce altceva ar putea face. Cu e-mail-ul incepe, de obicei, si ziua de lucru - uneori chiar inainte de a ajunge la birou. Dintr-un studiu facut recent de America Online and Opinion Research Corporation si citat de The New York Times reiese ca 41% dintre respondenti isi verifica e-mail-urile dimineata, inainte de a ajunge la birou. Peste 25% spun ca nu li s-a intamplat sa stea niciodata mai mult de cateva zile fara sa-si verifice e-mail-ul, iar 60% spun ca si-l verifica si in vacanta. Si 4% marturisesc ca isi citesc e-mail-urile in baie.

CAT PUTEM REZISTA FARA MAIL? "Exista o anumita dependenta de e-mail", spune despre felul in care lucreaza cu e-mail-ul Florin Talpes, directorul general al Softwin. "Am sentimentul ca ceva important a venit pe e-mail cu nevoie imediata de raspuns si ca, necitind e-mail-ul, fac ceva rau."

Acest tip de comportament pare si cel mai frecvent printre managerii romani. Dupa o zi fara e-mail, Mihai Mateescu, director general al Baneasa Investments, spune ca se simte "ingrijorat de a nu pierde ceva important si ingrijorat de muntele de mesaje care ma asteapta". Iar Paul Marasoiu, directorul companiei de consultanta hoteliera Peacock Global Hotel Management, spune ca 12 ore departe de Inbox sunt deja prea multe, ca nu a lasat nici un e-mail fara raspuns in primele 24 de ore si ca, din nefericire pentru familia sa, utilizeaza e-mail-ul si in weekend-uri si concedii. "Chiar daca eu as rezista o vreme fara e-mail, probabil nu ar rezista el fara mine, dat fiind ca am creat aceasta obisnuinta si nu imi pot lasa partenerii fara raspuns", spune Marasoiu. Si Irinel Burloiu, de la Intel isi verifica mesajele in weekend: nu poate "rezista nici macar o zi fara e-mail".

E-MAIL-UL SI BOLILE ASOCIATE. Este e-mail-ul chiar un factor de stres demn de luat in serios? Categoric da, pentru cei mai multi manageri. Blocarea e-mail-ului timp de o saptamana ar fi chiar mai traumatizanta decat un eventual divort pentru o treime din directorii IT intervievati, dupa cum arata un studiu realizat de compania americana Veritas si citat de USA Today.

Dar nu despre directorii IT e vorba neaparat aici. Managerii care au raspuns BUSINESS Magazin plaseaza aproape invariabil e-mail-ul printre primele trei cauze de stres. Undeva "dupa discutiile cu departamentul contabil", pentru directorul general de la Colliers International, Bogdan Georgescu, dar "in top 3". "Pe locul trei dupa telefon si ceas", pentru Calin Ilie, director general al Ibis Constanta. "Probabil undeva in primele trei locuri, mai ales ca mai sunt unii care iti dau telefon si iti spun «vezi ca ti-am trimis un e-mail, raspunde-mi la el cat mai repede»", spune Marius Ghenea, fost CEO al Flanco. Pe locul al patrulea, dupa "ineficienta unor colaboratori, telefonul mobil, mediul de afaceri din Romania", pentru Adrian Popescu, CEO al TMK. Sunt insa si manageri care cred ca stresul cu care este asociat e-mail-ul e exagerat. Adrian Stanciu, partener in Ascendis si Human Synergistics, zice ca Inbox-ul "nu e factor de stres, ci de antistres", Radu Georgescu de la GeCAD spune cam acelasi lucru ("nu e factor de stres, ci mijloc de comunicare").

PUR SI SIMPLU AFACERI. Supraincarcarea Inbox-urilor e o pacoste pentru unii, dar e generatoare de business pentru altii - de la cursurile de management al timpului pana la carti, software de arhivare, filtre impotriva SPAM si companii care fac consultanta organizationala.

La cursurile de management al timpului furnizate de companiile romanesti de training se inscriu anual circa 2.000 de manageri, conform informatiilor furnizate de Octavian Pantis, managerul filialei romanesti a companiei de training si consultanta TMI. Pantis spune ca a atras jumatate din acesti manageri anul trecut si ca pe o parte dintre ei i-a si facut sa planga. Nu i-a batut, nici nu le-a ruinat afacerile. Mai rau: le-a demonstrat ca pierd zilnic mai mult timp citind si trimitand e-mailuri decat petrec - saptamanal - cu familia. "Unora le dau lacrimile, se sperie rau de tot", spune trainerul. "Sunt unii care petrec in medie pe saptamana doua ore cu copilul." Cursul de management al timpului este cel mai bine vandut curs al companiei si singurul la care se in-scriu in primul rand managerii de top - "pentru ca ii doare", explica Pantis.

Managerul TMI spune ca solutia la problema e-mail-ului este in afara acestuia, sau, altfel spus, e-mail-ul prea incarcat e un simptom al altor probleme. "Daca mediul din organizatie ar fi sanatos, ar scadea volumul de e-mail-uri", conchide Pantis. "La fel cum Peter Drucker spunea ca sedintele sunt un simptom al dezorganizarii, un volum mare de e-mail-uri este un simptom al altor probleme."

Iar e-mail-ul, "cea mai semnificativa si mai transformatoare forta din business-ul de azi" - dupa cum il descriu autorii studiului AIIM/KCI - poate fi stapanit, totusi. Mihai Stanescu, business & life coach in cadrul companiei romanesti de coaching RoCoach, crede ca Inbox-ul va fi mai putin aglomerat daca managerii vor invata sa delege. El povesteste cum un marketing manager proaspat investit intr-o multinationala, cu care Stanescu lucreaza in prezent, a reusit sa reduca la 30% numarul e-mail-urilor primite parcurgand doi pasi strategici: in loc sa-si mai petreaca aproape intreaga zi dand mai departe e-mail-uri catre cei care munceau efectiv la proiectele pe care ea doar le coordona, a redirectionat expeditorii catre acestia, scapand astfel de jumatate din mesaje.

"Managerul nu trebuia sa faca verificarea initiala, ci cea finala", explica Stanescu. A doua etapa a presupus construirea unei proceduri interne, prin care angajatilor li se sugera sa-si rezolve problemele prin intalniri fata in fata, telefonul sa fie folosit doar cand intalnirile nu sunt posibile, iar e-mail-ul sa intervina doar in ultima instanta. Mihai Stanescu spune ca acest al doilea pas a insemnat "reorientarea stilului de management catre unul de leadership". Iar rezultatele s-au vazut: Inbox-ul managerului a fost mai putin incarcat cu inca 20%. "In asemenea hal s-au potolit lucrurile si au inceput sa mearga, incat a putut lua in brate inca un departament, castiga de trei ori mai multi bani si e un om cheie in companie", povesteste Stanescu. Dar, pe langa timpul irosit de manager, trebuie luat in calcul si timpul irosit de organizatie, in ansamblul ei.

Un bun inceput ar fi ca regulamentul intern al unei companii sa cuprinda si o politica a utilizarii e-mail-ului, cu referire la conditiile in care e indicata utilizarea "Cc:"-ului si a butonului "Reply To All". In "Cc:" nu trebuie trecute decat persoanele implicate in proiect sau care au nevoie de informatiile respective. Daca e folosit cu discernamant, "Cc-ul" e un instrument deosebit de util. Ruxandra Stoian, consultant si director in cadrul PricewaterhouseCoopers (PwC), primeste zilnic circa 40 de e-mail-uri in care adresa ei apare in "Cc:", dar asta nu o deranjeaza, pentru ca alternativa ar fi sedintele de informare sau primirea si citirea unor informatii tiparite. Cat despre "Reply To All", Stoian spune ca a cazut, ca toti utilizatorii de e-mail, "in capcana «Reply-to-All» cand nu era cazul si m-am amuzat in egala masura cand au facut-o altii".

Timpul economisit de toti cei dintr-o organizatie inseamna, de fapt, bani economisiti. Filiala germana a companiei de training si consultanta TMI a dezvoltat de curand un instrument - E-mail Efficiency Study - cu ajutorul caruia pot fi cuantificate pierderile pe care le au firmele din cauza ineficientei cu care angajatii folosesc e-mail-ul. Octavian Pantis, managerul filialei romanesti, a calculat ca o companie romaneasca avand 100 de angajati si 20 de manageri, toti utilizatori de e-mail - platiti cu 4 euro/ora, respectiv 7 euro/ora - ar economisi 133.000 de euro anual daca ar utiliza mai eficient e-mail-ul.

Pentru acest calcul a fost folosit un Inbox standard de 50 de e-mail-uri pe zi: 20 de e-mail-uri care necesita raspuns, doua e-mail-uri de tip newsletter, SPAM si altele. TMI a calculat, de asemenea, un timp mediu de citire si de redactare a e-mail-ului, precum si un timp de cautare a mesajelor in foldere. Extinzand calculul pentru o companie cu 6.000 de angajati (Gheorghe Constantinescu, CEO la Petrom, spune ca 7.000 de angajati ai companiei utilizeaza calculatorul), ar putea fi economisiti 6 milioane de euro anual doar printr-un management mai eficient al e-mail-ului.

In final, ceva pentru amatorii de cifre: in cinci luni, pe serverul trustului de presa Publimedia International au ajuns 35 de milioane de mesaje, dintre care 25 de milioane au fost blocate automat de filtre, fiind virusi si SPAM. Diferenta de 10 milioane de mesaje, impartita la cele 300 de calculatoare din institutie si la zilele din intervalul de cinci luni, da o medie de 300 de e-mail-uri zilnice pentru fiecare computer. In economia timpului, procesarea lor inseamna multe ore. In economia bugetului, inseamna bani.

Va propunem un exercitiu simplu: impartiti salariul dvs. lunar la 9.600 de minute lucratoare (dupa schema: opt ore de lucru pe zi, cinci zile lucratoare pe saptamana). Asa puteti afla cati bani pierde compania atunci cand cititi bancul zilei.