Vi s-a întâmplat să participaţi la vreo negociere în care să nu aveţi un rol principal şi să îi observaţi pe ceilalţi participanţi? De ce întreb? Pentru că, în general, cei care participă dar nu se bagă sunt foarte uşor de identificat, de cele mai multe ori stau cu nasul în laptop sau în telefon şi sunt oarecum absenţi la ceea ce se întâmplă în jurul lor. Indiferent că vorbim de corporaţii sau antreprenoriat local, cei mai mulţi o fac deliberat, un fel de a spune că dacă iese ceva prost nu e din vina lor. Că dacă negocierea nu a atins rezultatele scontate nu e vina lor.

Mai sunt şi cei care participă activ deşi lasă impresia că sunt doar observatori. De obicei sunt cei care iau decizia dar lasă pe alţii să pozeze în artişti principali. Şi ei o fac deliberat, de fapt observă foarte atent ce se întâmplă în timpul discuţiilor şi îşi aleg momentul în care să intervină. Sau decid să nu intervină, pentru că îşi lasă posibilitatea de a reveni cu surprize ulterioare.

De ce am pus totuşi prima întrebare? Ei bine, pentru că la un moment dat, într-o negociere, m-a frapat reacţia unuia din colegii mei. Omul îşi luase o postură ciudată, era tot încruntat, părea că efectiv suferă de vreo afecţiune medicală gravă. Comportamentul lui era cât se poate de deplasat pentru şedinţa de negociere la care participa. Am descoperit după şedinţă că fusese trimis la un training de negociere şi că încerca să aplice ce învăţase acolo.

Trainerul de negocieri le explicase cursanţilor cât de mult înseamnă comunicarea non-verbală, aşa că omul încerca să prezinte ceea ce credea el că este un „poker face” din care să nu răzbată nimic din ceea ce gândea el despre negocierea aia. Cu tot respectul, dar singurul lucru pe care l-a obţinut a fost că ne-a convins pe toţi că s-a constipat.

Am început apoi să fiu mai atent la modul în care colegii mei se comportau în timpul şedinţelor cu clienţii şi am ajuns la concluzia că avem o problemă. Oamenii veneau pregătiţi pentru subiecte pe care clienţii sau furnizorii nu le abordau în discuţie. În schimb erau pe dinafară cu unele din subiectele care ardeau. Am investit în mai multe traininguri de „customer care” şi de negocieri. Rezultatele nu s-au îmbunătăţit cu mult.

Aşa că m-am apucat să studiez problema. Am aflat despre BATNA (best alternative to a negotiated agreement). Ceva de genul că mai bine de atât nu se poate şi că asta a fost cel mai bun lucru pe care l-au putut obţine. Mai înseamnă şi că win-win nu se referă la 50%-50%, ci că fiecare câştigă ceva. Că ai plecat cu ceva acasă, ai obţinut cel mai bun rezultat din punctul de vedere al specialistului, chiar dacă e doar un premiu de consolare că nu ai plecat cu mâna goală.

Bun, dar cum să fac astfel încât win-ul meu să fie mai mare de 50%, dacă se poate, şi rezultatul meu să fie de departe cea mai câştigătoare alternativă şi nu una de consolare?

în primul rând, am descoperit că am nevoie de informaţii. Care să-mi spună cât de mult îşi doresc ceilalţi să facă afaceri cu noi. Cât de important este pentru ei să negocieze cu noi. Pentru că dacă nu ar fi important pentru ei să discute cu noi, se pot ridica politicos de la masă la primul deranj şi ar pleca. Asta dacă ar fi venit măcar să discute. Trebuia aşadar să ne dăm seama dacă au ceva de câştigat că discută cu noi sau ceva de pierdut că nu colaborează cu noi. Cu alte cuvinte, să ne dăm seama dacă sunt afectaţi. Pentru că cine nu este afectat, nu negociază! Pur şi simplu nu stă la discuţii.

Apoi, a trebuit să obţinem alte informaţii. Cât de afectaţi sunt. Cât de mult contează latura financiară, cât de mult cea operaţională sau calitatea serviciilor, respectiv a produselor. Cât de mult îşi permit oricât şi-ar dori, pentru că degeaba îşi doresc, dacă nu plătesc. Cât de importanţi suntem noi pentru ei. O mulţime de informaţii pe care adesea le ignoram, cu care nici nu ne băteam capul.

Nici eu şi nici colegii mei nu ne gândeam cât de important este să ştim ce anume îi mâna în luptă pe cei cu care negociam. O luăm ca pe un dat: dacă sunt aici, e clar că au ei vreo nevoie. Dar, neştiind care e nevoia aia a celorlalţi, cât de mare, care le sunt limitele de negociere, băteam de multe ori câmpii oferind ce nu le trebuia, uneori mai mult decât aveau nevoie, alteori insuficient. Sau pierzând timpul cu prezentări şi acţiuni de care ei nu erau interesaţi şi plecau lăsându-ne să credem că avem preţul prea mare. La sfârşit, mai eram şi frustraţi că am muncit degeaba. Şi mai descopeream şi că au bătut palma cu alţii pe un preţ şi mai mare.

Aşa că am pus la punct o listă de întrebări la care să găsim răspunsuri înainte de întâlniri, înainte de negocieri. Ca să ştim ce anume se aşteaptă de la noi. Ca să ştim cât de mult ne putem întinde, cât de mult sunt ei afectaţi şi care ne sunt limitele de negociere. După ce am pus la punct această listă de întrebări, am descoperit că ne trebuie timp ca să putem răspunde la ele. Ca să obţinem informaţii, trebuia să le căutăm - pe internet, în rapoarte financiare. Să-i găsim pe cei care aveau răspunsurile. Uneori, e insuficient să îi ştii pe cei care au răspunsuri, mai trebuia şi să îi „cultivăm” şi să încercăm să îi tragem de limbă pe cei care ne-ar fi putut răspunde la întrebări.

Cum, necum... timpul începuse să devină inamicul nostru în negocieri. Pentru că am descoperit relativ repede că nu ne ajunge timpul niciodată ca să răspundem la toate întrebările în perioada rămasă până la întâlniri şi negocieri. Ori toate astea consumă timp. Aşa că timpul a început să devină un inamic al nostru. Am descoperit şi că foarte rar cei din faţa noastră spun lucrurilor pe nume, că foarte rar spun ce îşi doresc sau ce vor să obţină cu adevărat, de multe ori aşteptând ca noi să ghicim şi să le oferim ce îşi doresc.

Când ai putere de negociere nu mai trebuie nici să te strâmbi în fel şi chip la partenerii de discuţii ca să îi impresionezi. Nu ai nevoie nici de poker face, nici de circ, nici să te milogeşţi. Puterea îţi dă avantaj competiţional şi îţi permite să negociezi clauzele pe care le doreşti, pe care speri să le obţii.

Am mai descoperit însă că atunci când noi am început să avem răspunsuri la întrebările legate de ceilalţi, când am început să avem informaţii relevante despre ei, am început şi să fim mai buni în negocieri şi să obţinem din ce în ce mai mult % din acel win-win. Nu aveam mereu toate informaţiile, dar era mai uşor să riscăm cu câteva informaţii lipsă decât să mergem în orb la discuţii.

Aşa că am început să ne îmbunătăţim modul în care ne culegeam informaţiile, am început să fim mai buni în a crea relaţii care să ne dea informaţiile, am început să obţinem mai multe informaţii în timpul scurt pe care îl aveam la dispoziţie între negocieri. Am început să ştim când are rost să ne ducem la o negociere şi când să nu ne pierdem vremea cu cineva care nu era afectat de relaţia cu noi. Mai mult, aceste informaţii ne dădeau de ştire când avem o problemă, ne arătau unde suntem slabi, aşa că am început să investim în acele puncte de slăbiciune şi să ne rezolvăm problemele pe care le aveam. Întărindu-ne acolo unde aveam puncte slabe, am început să fim puternici. Din ce în ce mai puternici.

Am început să avem putere de negociere şi asta se vedea în rezultatele noastre. Când ai putere de negociere nu mai trebuie nici să te strâmbi în fel şi chip la partenerii de discuţii ca să îi impresionezi. Nu ai nevoie nici de poker face, nici de circ, nici să te milogeşţi. Puterea îţi dă avantaj competiţional şi îţi permite să negociezi clauzele pe care le doreşti, pe care speri să le obţii. Iar dacă nu ai puterea efectivă, ei bine, cu informaţiile corecte, poţi să creezi acea percepţie a puterii. Poţi să ii laşi pe ceilalţi să creadă că ai acea putere. Doar să te asiguri că ei nu au informaţia care să le spună că nu eşti aşa de puternic şi de bun pe cât te lauzi, sau pe cât ii laşi pe ei să creadă că eşti. Pentru că să fim sinceri, nu putem fi extraordinari în toate, dar putem crea acea percepţie şi să rezolvăm problema ulterior. Iar dacă puterea sau percepţia puterii există la masa de negociere, ei bine vei câştiga doar pentru că ti-ai făcut temele mai bine. De aia se spune că informaţia înseamnă putere.

Aşadar, ca să poţi obţine maximul dintr-o negociere, ai nevoie de putere, de puterea de a îi convinge pe ceilalţi să adere la atingerea obiectivului tău, sau măcar să accepte să colaboreze. Uneori conceptul de putere sună agresiv, are conotaţii negative. De aceea, de multe ori, cei care au putere devin ţinta criticilor sau în unele cazuri devin cumva mărinimoşi, lasă garda jos şi fac concesii. Ei bine, unul dintre sfaturile pe care le pot da după mulţi ani de negocieri este ca niciodată să nu faci concesii fără să ceri ceva la schimb, iar acel ceva să fie palpabil, livrabil şi pus în contract. Pentru că în negocieri se mai întâmplă un fenomen, oamenii promit tot ce le ceri atunci când sunt disperaţi să îşi rezolve problemele, dar odată ce se văd „cu sacii în căruţă” cum spunem noi românii, promisiunile sunt uitate. Sau chiar dacă promisiunile nu sunt uitate, puterea de negociere a dispărut. Cei ce şi-au rezolvat problemele nu mai sunt afectaţi, ori nefiind afectaţi, de ce să mai negocieze sau să îşi ţină cuvântul dat? Poate doar dacă există teama ca pe viitor ar fi din nou afectaţi. Doar că în business oamenii nu prea au memorie.

Nu e bine să vă bazaţi nici pe relaţia dintre firme. Oamenii care stau astăzi în faţa noastră s-ar putea să plece pe alte poziţii sau în alte firme. Cei noi nu au istorie, nu au nici datorii de plătit sau promisiuni de onorat. Aşa că ce părea la un moment dat o monedă de schimb care să dea putere într-o negociere dispare peste noapte.

Cea mai întâlnită negociere e cea în jurul preţului. De cele mai multe ori negocierea de preţ se duce în jurul costului de a produce sau livra acel bun sau serviciu pe care îl doriţi sau îl vindeţi. Când cumpăraţi sau vindeţi ceva, preţul nu ţine de costul de producţie ci de nevoia sau dorinţa cuiva de a avea acel ceva şi de disponibilitatea acelui ceva pe piaţă. Iar pentru asta e bine să fiţi informaţi, pentru că aşa puteţi avea un win mai mare, să cumpăraţi mai ieftin decât preţul de producţie sau să vindeţi cu mult mai scump decât o marjă rezonabilă. Trebuie doar să aveţi informaţia potrivită.

Aşa se întâmplă şi cu joburile noastre. Chiar dacă este plin internetul de sfaturi cum să vă măriţi salariile, asiguraţi-vă că atunci când cereţi salariul mai mare nu le este mai ieftin să va înlocuiască decât să va dea bani în plus. Şi aici merge conceptul de percepţie a puterii. Dacă cei cu care negociaţi vă percep de neînlocuit, puterea de negociere creşte, însă dacă li se pare că nu existaţi şi că se pot dispensa de persoana voastră, nu vor negocia. Şi nu, nu este „unfair” să ai acele informaţii care îţi dau putere. E meritul celui care şi-a făcut temele să fie mai bun şi să aibă putere de negociere. Asigură-te doar că nu ai obţinut informaţiile în mod ilegal. Aş încheia cu ceea ce le spun tuturor celor care au decis să mă citească: „în viaţă nu primeşti ce crezi că meriţi sau ce crezi că ţi se cuvine, ci ceea ce negociezi”. Şi dacă vorbim de negocieri, acestea nu se opresc la birou, au loc peste tot, la magazin, în piaţă, acasă. Pentru că negocierile se întâmplă peste tot şi nu se opresc niciodată.  ■

Cătălin Olteanu, business consultant şi autor de cărţi de business