Din păcate, piaţa închirierii de birouri din România nu a atins încă un grad suficient de maturizare pentru a putea vorbi de adevărate standarde de piaţă conturate în mod neechivoc şi acceptate ca atare de către jucătorii de pe piaţă. Piaţa este într-o zonă gri, între începutul preluat ca atare din ţările civilizate, la pachet cu modelele de contracte de sute de pagini, specifice dreptului anglo-saxon, şi perioada de aşezare pe o linie proprie.

Existenţa unor standarde de piaţă acceptate general ar facilita acest business şi ar aduce beneficii atât proprietarilor de clădiri de birouri cât şi chiriaşilor acestora, multe deal-uri fiind ratate din cauza unor aşteptări nerezonabile ale părţilor.

Până atunci însă, vă prezint câteva dintre reperele ce pot fi luate în calcul de proprietarii sau potenţialii chiriaşi ai spaţiilor de birouri ce par să se fi cristalizat pe piaţă până în acest moment:

Acordul

Ca procedură, prima etapă după contactul iniţial cu reprezentanţii proprietarului clădirii de birouri este semnarea unui acord preliminar neangajant prin care se agreează principalii termeni comerciali (suprafaţă, chirie, durată, facilitaţi etc.). După această etapă, chiriaşii mai sofisticaţi analizează titlul de proprietate asupra imobilului, existenţa certificatului de performanţă energetică şi a autorizaţiilor necesare conform legii (securitate la incendiu, protecţie civilă, funcţionare – după caz şi ISCIR pentru lifturi şi cazane).

Contractul

Urmează negocierea şi semnarea contractului de închiriere. Chiriaşul notează apoi contractul de închiriere în cartea funciară a imobilului, se fac măsurarea şi predarea spaţiului închiriat, chiriaşul elaborează planurile de arhitectură şi instalaţii pentru amenajarea spaţiului închiriat şi obţine, după caz, autorizaţia de construire pentru partiţionările interioare, precum şi autorizaţia de securitate la incendiu, dacă este necesar.

Reperele comerciale şi legale ale unui asemenea contract de închiriere sunt următoarele:

• Spaţiul: spaţiul închiriabil este format din spaţiul net de birouri la care se adaugă o cotă din spaţiile comune ale clădirii. Această cotă, denumită add-on factor, este calculată ca raport între spaţiile comune ale clădirii şi spaţiul total al clădirii şi variază, de obicei, între 5 si 25%. Se închiriază complementar spaţii de parcare şi spaţii de depozitare.

• Chiria: este exprimată în mod normal în euro (de regulă între 5 şi 25 euro pe metru pătrat de spaţiu închiriabil), plata fiind făcută lunar, în avans, la cursul de schimb comunicat de către Banca Naţională a României pentru data plăţii. În plus faţă de chirie, se datorează o taxă pe servicii, exprimată de asemenea în euro (între 3 şi 5) pe metru pătrat de spaţiu închiriabil, taxă care cuprinde toate cheltuielile comune ale clădirii (inclusiv asigurarea şi taxele locale aferente clădirii), împărţite pro-rata între chiriaşi şi plătibile la fel şi odată cu chiria. Taxa pe servicii se regularizează anual pe baza cheltuielilor efective, chiriaşii având dreptul să verifice anual calculele proprietarului (sistem open book). De asemenea, chiriaşul va suporta costul utilităţilor consumate în spaţiu care sunt contorizate individual (de obicei electricitate şi apă).

• Garanţia: chiriaşul constituie o garanţie în favoarea proprietarului, sub forma unei scrisori de garanţie bancară sau a unui depozit, valoarea garanţiei fiind în mod uzual la nivelul a trei luni de chirie şi taxă de servicii.

• Facilităţi: chiriaşul beneficiază în mod normal de două tipuri de facilităţi din partea proprietarului: o contribuţie pentru lucrările de amenajare (exprimată în euro pe metru pătrat de spaţiu închiriabil, de obicei între 50 şi 150) şi o perioadă de scutire de la plata chiriei (de obicei între 3 şi 9 luni, împărţite pe perioada contractuală).

• Termen: termenul închirierii este de obicei un termen ferm de minimum 5 ani, chiriaşul având uneori posibilitatea de a denunţa contractul (break option) la/după o anumită perioadă (de obicei minimum 3 ani). Predarea spaţiului către chiriaş se face cu o perioadă (de obicei minimum o lună) înainte de data începerii termenului pentru a permite chiriaşului să amenajeze spaţiul închiriat. Pentru această perioadă nu se datorează chirie, dar se plătesc taxa pe servicii şi utilităţile consumate în spaţiu.

• Penalităţi: termenul ferm se traduce prin existenţa unor penalităţi datorate proprietarului de către chiriaş în cazul încetării contractului anterior împlinirii termenului (exceptând încetarea din culpa proprietarului), respectiv chiria şi taxa de servicii pe întreg termenul rămas (sau până la prima dată la care chiriaşul putea denunţa contractul). Chiriaşul poate rezilia contractul doar în situaţii strict limitate (de exemplu în cazul în care utilităţile sunt întrerupte pentru mai mult de două săptămâni sau spaţiul este neutilizabil într-un procent de minimum 50% pentru mai mult de o lună).

• Extindere: uneori, chiriaşul beneficiază de un drept de preferinţă la închirierea spaţiilor adiacente,

dar acesta se exercită ţinând seama de alte drepturi similare prealabile acordate altor chiriaşi (care au prioritate).

• Prelungire: prelungirea termenului de închiriere iniţial se face, de obicei, în condiţiile de piaţă de la momentul respectiv şi nu în aceiaşi termeni comerciali.

• Restituire: restituirea spaţiului închiriat către proprietar se face în mod uzual după înlăturarea amenajării chiriaşului şi curăţarea/repararea spaţiului, proprietarul urmând să predea spaţiul open space noului chiriaş. Costul demolării amenajării chiriaşului şi al efectuării curăţeniei şi a reparaţiilor necesare se ridică în mod normal la jumătate din costul realizării acelor amenajări. Noul chiriaş poate prelua amenajările chiriaşului anterior (de obicei fără vreun cost), preluând în acest mod şi obligaţia de a aduce spaţiul la starea iniţială (open space) la sfârşitul termenului închirierii.

Piaţa închirierii spaţiilor de birouri se maturizează într-un ritm accelerat, cele de mai sus fiind deja cunoscute şi acceptate de către jucătorii din domeniu. Alte aspecte generează încă discuţii aprinse, dar tendinţa este una pozitivă, piaţa devenind din ce în ce mai matură.