În contextul digitalizării proceselor departamentului de resurse umane şi al distanţării fizice, Chatbotul Timea devine colega virtuală de la HR ce rezolvă peste 70% din solicitările angajaţilor.

Descrierea inovaţiei:

TotalSoft s-a axat pe digitalizarea proceselor din departamentele de resurse umane care au fost supuse unor presiuni foarte mari din cauza crizei pandemice. Mai exact, specialiştii HR trebuie să pună la dispoziţia angajaţilor toate documentele de care au nevoie, să răspundă rapid la solicitările acestora, să poată continua procesele de recrutare şi angajare, să editeze contracte de muncă şi să le depună electronic la ITM, toate acestea fără interacţiune faţă în faţă, respectând cerinţele de distanţare socială. Reprezentanţii companiei punctează că proiectul de digitalizare a resurselor umane are o istorie foarte lungă şi a început cu dezvoltarea unei soluţii pentru managementul resurselor umane prin care să se administreze, într-o bază unică de date, toate informaţiile cu privire la angajaţi, inclusiv salarizare, pontaj, evaluare performanţă, training, beneficii, portal de SelfService etc. Această soluţie a fost validată de peste 300 de clienţi, firme de top din România, care îşi digitalizează  la momentul actual procesele de HR prin Charisma HCM. În 2020, compania s-a concentrat pe implementarea unor soluţii adiţionale, integrate nativ cu aplicaţia Charisma HCM, prin care să ofere suport 24/7 angajaţilor care lucrează remote şi nu numai. Chatbotul Timea a fost abordat în urma analizei tendinţelor globale în materie de comunicare, respectiv preferinţa oamenilor de a comunica prin mesaje text. Timea poate susţine o conversaţie de tip text, prin care să răspundă cerinţelor venite din partea angajaţilor către departamentul de resurse umane. În acelaşi timp, înregistrează în sistem toate datele, trimite spre aprobare cerinţele angajaţilor şi documentele necesare.

Elementul de noutate:

Soluţia este uşor de folosit şi poate fi adoptată rapid de orice angajat, whitecollar sau bluecollar. Astfel, se pretează tuturor angajaţilor dintr-o organizaţie, indiferent de obiectul de activitate sau mărimea acesteia.

Efectele inovaţiei:

Printre beneficiile imediate pe care le aduce Timea se numără reducerea costurilor cu peste 40% a timpilor dedicaţi taskurilor repetitive (generare adeverinţe, concedii de odihnă sau medicale) şi  faptul că răspunde la peste 70% dintre cerinţele primare de HR ale angajaţilor, aceştia nefiind obligaţi să se deplaseze la sediu pentru rezolvarea lor. De asemenea, chatbotul Timea este disponibil online şi poate fi contactat oricând folosind cele mai accesate platforme de comunicare: Facebook Messenger, Teams, WhatsApp. Ca exemplu concret, la unul dintre clienţii TotalSoft din domeniul Oil&Gas cu 3500 de angajaţi de tip whitecollar şi bluecollar, în prima lună de la lansarea chatbotului s-au înregistrat peste 7.000 de interacţiuni dintre Timea şi angajaţi. Dacă luăm în calcul faptul că orice solicitare din partea angajaţilor ar necesita un minimum de 3 minute din partea specialistului de HR, o estimare de altfel foarte optimistă, ar rezulta că s-au salvat 21.000 minute, respectiv 350 de ore de muncă, într-o singură lună. În plus, angajaţii nu trebuie să  se mai deplaseze la sediu pentru fiecare solicitare şi răspunsul e imediat, oferit la orice oră. Cu siguranţă, în următoarele luni, gradul de interacţiune cu Timea va creşte şi orele salvate vor fi şi mai multe.

Acest proiect a apărut în ediţia specială Business MAGAZIN - Cele mai inovatoare companii din România. 

Metodologie: Business MAGAZIN vă prezintă anual, din 2014, o colecţie de inovaţii realizate de companiile din România. Colecţia proiectelor inovatoare din acest an a fost realizată în baza unui chestionar publicat pe site-ul businessmagazin.ro în care am solicitat date despre proiecte inovatoare puse în practică în companii active pe piaţa locală. Am solicitat o descriere a inovaţiei, o fişă care să cuprindă, succint, domeniul inovaţiei (tehnic, de business, de marketing, resurse umane etc.), efectele inovaţiei (asupra oamenilor, partenerilor de afaceri, societăţii în ansamblu), precum şi elementul de noutate al acestora.

În selecţie am luat în calcul şi dacă aceste inovaţii au fost realizate şi concepute în România, iar în situaţia multinaţionalelor, am avut în vedere ca inovaţia menţionată să fi fost aplicată în filiala din România în acelaşi timp cu implementarea la nivel mondial sau ca piaţa locală să fi fost printre primele unde aceasta a fost implementată. Nu am luat în calcul inovaţiile mai vechi de trei ani. De asemenea, nu ne asumăm că am fi surprins în întregime plaja proiectelor inovatoare din piaţa locală - lista este una deschisă, pe care ne-am propus să o completăm an de an, în funcţie de propunerile primite de la reprezentanţii companiilor din România.