Asistentul virtual pentru contabilitate –  contabotul Tudor - a fost conceput pentru a îndeplini sarcinile unui angajat junior într-un departament de contabilitate.

Descrierea inovaţiei:

Tudor a fost conceput pentru a prelua taskurile repetitive ale unui birou de contabilitate. Astfel, specialiştii în contabilitate se vor ocupa de alte activităţi în timpul câştigat. Concret, Tudor procesează pontajele, generează statele de salarii şi le trimite pe e-mail, generează OP-urile pentru taxele şi impozitele pe veniturile salariale, generează declaraţiile 112, depune/semnează/primeşte recipise pentru declaraţiile fiscale, importă facturile emise de firma de contabilitate în contul firmelor clienţilor, introduce facturile pe baza informaţiilor anterioare din Excel, printează documentele lunare şi generează rapoarte la sfârşitul lunii, printre altele.

Construit cu tehnologie UiPath, Tudor ajută contabilii să câştige timp şi precizie. „Este colegul ideal, poate munci peste program, nu cere concediu şi nici pauză de cafea. Este dornic să înveţe lucruri noi, este flexibil şi acceptă cu inima deschisă sarcini noi în fişa postului”, îl descriu reprezentanţii businessului. În plus, Tudor, este GDPR compliant, nu prezintă niciun risc de securitate sau încălcare a confidenţialităţii datelor şi funcţionează pe bază de subscripţie. MVP (minimum viable product) a fost dezvoltat în şase luni de echipa RPA din Connections, iar investiţia a depăşit deja 70.000 de euro. Ulterior, Connections a continuat îmbunătăţirea produsului pe baza feedbackului primit de la clienţii care testau robotul.

Călătoria spre obţinerea prototipului a fost modelată folosind metodologia „design thinking”. Tudor poate lucra oricând şi nu trebuie să fie supravegheat. Cu ajutorul său eroarea umană este îndepărtată. Inovaţia este compatibilă cu programe de contabilitate precum SAGA, CIEL, NAVISION sau CHARISMA şi poate fi adaptată la nevoile companiilor care vor să-l folosească. Pe lângă cele câteva sute de birouri de contabilitate, compania se adresează şi firmelor care au departamente financiar-contabile cu operaţiuni de volume mari şi în care automatizarea proceselor de afaceri aduce eficienţă sporită, precizie şi degrevarea de activităţi de rutină.

Elementul de noutate:

Ideea specializării botsilor nu este, în sine, neaparat nouă. Sunt multe variante de chatbots – roboţi capabili să întreţină o conversaţie – dar până acum nu a fost abordat domeniul activităţilor financiar-contabile. Un astfel de concept beneficiază, pe de o parte, de reglementările uniforme generate de legea contabilităţii, ceea ce înlesneşte standardizarea proceselor executate de Contabot. Pe de altă parte, modalităţile particulare de operare a acestor procese – specifice birourilor de contabilitate şi departamentelor financiare din companii – ridică probleme de armonizare a acestor fluxuri, în aşa fel încât execuţia paşilor utilizând contabotul să ducă la rezultatele dorite fără a genera perturbări ale variantelor „AS IS”. Această fază de „process engineering” a reprezentat cu adevărat provocarea în construcţia prototipului contabot, spun reprezentanţii companiei.

Efectele inovaţiei:

Reducerea efortului uman şi randamente de peste 100 ore/om lunar pentru un birou de contabilitate cu 3-5 angajaţi, eliminarea erorilor şi rapiditatea în execuţie sunt câteva din efectele adopţiei robotului virtual de contabilitate. În numai câteva zile de la lansarea conceptului „contabot”, peste 50 de firme au fost deja interesate să înceapă integrarea lui în fluxurile de activităţi interne. Acest răspuns al pieţei validează utilitatea sa, precum şi nevoia pe care o au companiile de specialitate sau departamentele financiar-contabile pentru un astfel de asistent virtual. Potrivit reprezentanţilor businessului, Connections oferă posibilitatea companiilor interesate să-l testeze pe Tudor gratuit, timp de o lună.