O foaie de hartie inseamna 5 grame sau 22 kb. Cei care privesc foaia de hartie cu a doua unitate de masura vad pentru anul acesta sansa unei dublari a afacerilor de management al documentelor.

Despre angajatii care plimba hartii intre departamente se spune ca nu ar aduce o mare contributie companiei. In schimb, despre echipamentele care transforma hartiile in documente electronice, la care angajatii au acces din orice departament, se spune ca duc la o crestere a eficientei unei organizatii. Este vorba de ceea ce generic se numeste "managementul documentelor". Si care mai nou va avea si o lege care sa-l reglementeze: Varujan Pambuccian, presedintele Comisiei de IT&C din Camera Deputatilor, spune ca anul acesta va fi adoptata legea arhivarii electronice - daca trece de Senat, unde este blocata de un an de zile. Legea va impune organizatiilor (fie ca e vorba de companii sau de institutii publice) sa-si transfere in format electronic mare parte dintre informatiile cu care opereaza, de la contracte cu furnizorii la datele de identificare ale clientilor.

Practic, un sistem de management al documentelor este format din partea de hardware, respectiv scanere si imprimante speciale, respectiv partea de software - aplicatiile prin care hartiile sunt citite si interpretate (daca sunt texte sau fotografii), salvate si organizate de asa natura incat accesul la ele sa se poata face dupa un tipar prestabilit. Mai exact, accesul la ele si modificarea lor sunt permise numai acelor persoane care au dreptul sa lucreze cu acele date. Dar o delimitare exacta - unde incepe si unde se termina managementul documentelor - nu exista. O parte a companiilor considera, de exemplu, ca toata activitatea de facturare a marilor banci sau a companiilor telecom se incadreaza in definitie. Iar altele sustin ca managementul documentelor inseamna doar partea de programe software, fara scanerele si imprimantele asociate si fara serviciile de suport.

Ce este comun in schimb, cu toata nebuloasa care inconjoara subiectul, este acceptiunea ca piata va creste anul acesta. Pentru aplicatiile software, Metodiu Mehmet, directorul companiei de consultanta Fair Value, estimeaza o valoare a licentelor si a serviciilor de 3 milioane de euro la nivelul anului trecut. Iar din aceasta suma, 80-90% este impartita intre cei care vand trei aplicatii software dedicate: Documentum (Star Storage si S&T), Hummingbird (Radix, S&T si Epicor) si aplicatia de content manager a IBM (Softnet, Softwin). La sfarsitul anului trecut, Hummingbird a fost cumparata la nivel international de catre compania Open Text, iar acum poarta numele Livelink ECM-eDocs. Aplicatia permite chiar si arhivarea mesajelor prin instant messenger sau a celor de e-mail intre angajati. Epicor, una dintre companiile din Romania care vinde acest soft, sustine, citand studii ale Asociatiei Patronale a Industriei de Software si Servicii (ANIS), ca 30% dintre companiile europene implementasera pana la sfarsitul lui 2005 solutii de management al documentelor, iar pentru Romania proportia era de 10%. Pentru 2006, in toata Europa s-au vandut programe de acest fel in valoare de aproximativ 2 miliarde de dolari (in jur de 1,6 miliarde de euro).

In asteptarea legii, Metodiu Mehmet apreciaza ca piata a stagnat sau chiar a inregistrat un usor regres, din cauza lipsei unor proiecte mari in zona administratiei publice si a unui interes moderat din partea zonei bancare. Cei de la IT&S spun ca dupa ce in 2006 au fost vandute sisteme (echipamente si software) de aproximativ 5 mil. euro, este de asteptat ca anul acesta piata sa se dubleze. Si pentru urmatorii 4-5 ani sunt plauzibile cresteri sustinute ale pietei.

Pe categoria de management al documentelor, o piata inca mica unde se vand acum intre 500 si 1.000 de unitati hardware pe an, IT&S, companie care lucreaza cu producatorii de echipamente Canon si Fujitsu Siemens, a vandut in 2006 in jur de 200 de asemenea echipamente. "Daca va fi publicata legea arhivarii electronice si piata se va dubla, IT&S va avea o crestere de aproximativ 150%", spune Dana Iorga, directorul companiei. Cei ce ofera sisteme complete de management al documentelor (software si hardware) sunt de regula importatori de hardware sau furnizori de imprimante ca HP, Canon, Fujitsu Siemens si Xerox.

O analiza din afara industriei nu a fost facuta pana acum, iar aprecierea cantitativa difera de la vanzator la vanzator. De pilda, Xerox, al carui departament de servicii  numara in jur de 100 de angajati, spune ca piata de externalizare a administrarii documentelor are deja o valoare de cateva zeci de milioane de euro. Dar cand se discuta la ce anume se refera activitatea de management al documentelor, acceptiunile difera. Prin conceptul dupa care lucreaza departamentul sau de servicii, Xerox poate prelua complet tot ce inseamna imprimare, indexare, arhivare si service pentru o companie. De pilda, imprimantele vandute unei companii sunt monitorizate de un angajat din departamentul de servicii al Xerox, care are in grija ca toate echipamentele sa functioneze cu un timp minim al intreruperilor si alimenteaza cu consumabile toata structura de imprimante, faxuri sau scanere. Scanerul reprezinta si piesa de baza a unui sistem de management al documentelor. Scanerele produse special pentru managementul documentelor pot trece usor la capitolul echipamente industriale, gandite sa functioneze la viteze mult mai mari decat clasicele aparate din comert pentru a putea transforma fiecare pagina in biti, bytes si megabytes.

Acum, piata de solutii de management al documentelor depinde in mare masura de cativa clienti foarte mari, in special din zona bancilor, a asiguratorilor sau a companiilor telecom. "80% din veniturile noastre generate de acest tip de servicii sunt generate de 10 dintre cei 35 de clienti ai nostri. Toti clientii nostri sunt companii mari, insa o parte nu au luat inca decizia de a externaliza total managementul documentelor", remarca Razvan Botezatu, directorul diviziei de servicii Xerox Global Services Romania. Reprezentantii Epicor spun ca anul acesta principalii clienti interesati de astfel de solutii vor veni din zona companiilor direct afectate de reglementarile pe sector, cum ar fi zona bancara si cea guvernamentala. "Bancile, institutiile financiare si institutiile guvernamentale au nevoie de solutii mai complexe, care gestioneaza intregul ciclu de viata al informatiei, deoarece solutiile simple de document management nu rezolva decat o parte din probleme", spune Diana Lungulescu, sales & marketing director al Epicor Software Romania. Compania, cu clienti ca HVB Bank si ABN Amro, promoveaza solutii de enterprise content management (ECM) care inglobeaza si managementul documentelor.

Investitiile companiilor in astfel de servicii ar fi recuperate, spun vanzatorii, din eliminarea costurilor de chirie pentru depozitarea clasica, din reducerea personalului necesar si din rapiditatea accesului la informatii. Organizarea informatiei din interiorul unei companii se poate face dupa criterii prestabilite, in functie de natura documentului, de angajatul care a creat documentul sau de aprobarea necesara pentru accesul la acel document. Apoi cautarea prin arhiva unei companii ajunge sa se faca la fel de usor cum foloseste azi orice internaut motoarele de cautare pe Internet ca sa ajunga la site-urile care il intereseaza.

Adevarul este ca, impusa de lege sau nu, trecerea la digitalizarea documentelor este, in cazul companiilor care lucreaza cu volume de informatii mari, o necesitate pentru a-si scadea costurile si pentru o mai buna organizare. Plecand de la aceste necesitati, pe piata functioneaza firme care gestioneaza depozite de dosare si cutii cu documente, facand outsourcing pentru companiile care au nevoie de management al hartiilor. Companiile ce depoziteaza documente fizice au spatii adecvate pentru pastrarea hartiilor, cu mecanisme de protectie impotriva incendiilor, a umiditatii si a variatiilor de temperatura, oferind posibilitati de depozitare in cutii (pentru arhivare) si in dosare (pentru companii care au nevoie sa isi acceseze arhivele mai des). Acestea sunt afaceri care vor simti rigoarea legii, printr-un gol in venituri, daca apare obligativitatea arhivarii digitale. Numai ca obiectul de activitate al unor astfel de firme nu va disparea, pentru ca obligativitatea de pastrare in forma fizica a unor documente pentru un anumit numar de ani, impusa de legile actuale, e putin probabil sa dispara.