O companie de dimensiuni mari, care are cel putin 1.000 de angajati si o flota de cateva sute de masini, are in general un manager responsabil de organizarea acestei flote. "In schimb, in cazul aplicatiilor software care ruleaza pe computerele din firma si a caror valoare o depaseste probabil pe cea a automobilelor din parcare, foarte putine companii gasesc de cuviinta sa aiba un manager care sa se ocupe de licentele de soft si care sa monitorizeze utilizarea acestora in companie", afirma John Lovelock, director executiv in cadrul Federation Against Software Theft.

Un director de software poate fi, sustin specialistii in domeniu, un bun extrem de valoros pentru o companie, fiind cea mai potrivita persoana pentru a combina responsabilitatile financiare, prin monitorizarea costurilor cu licentele software, cu cerintele companiei din punctul de vedere al dotarilor IT. Necesitatea unei astfel de functii intr-o companie a inceput sa apara tot mai frecvent in cazul companiilor care au cel putin 250 de angajati, conform specialistilor, si care folosesc peste 10 aplicatii software diferite. In asemenea cazuri este nevoie de o monitorizare atenta a aplicatiilor software instalate pe computerele din companie si a licentelor achizitionate pentru aplicatii, astfel incat costurile cu softul sa fie cat mai reduse.

In practica se intampla insa destul de rar ca firmele sa plateasca un om pentru asa ceva. In Marea Britanie, spre exemplu, aproape doua treimi dintre managerii de departamente IT din marile companii nu au notiuni clare cu privire la aplicatiile software folosite de angajati, in timp ce aproximativ 30% dintre acestia nu stiu cate licente a cumparat compania pentru fiecare dintre aplicatiile de pe computerele din firma. Statistica apartine companiei de consultanta Centrix, care a realizat inpreuna cu Vanson Bourne, firma de cercetare a pietei, un studiu asupra modului cum companiile administreaza licentele software. "Companiile nu realizeaza ca un audit pe acest segment ar putea duce la o scadere semnificativa a costurilor si ar putea contribui la constituirea unor rapoarte financiare mai exacte", sustine Lisa Hammond, director executiv al Centrix. Conform studiului, in cazul corporatiilor cu peste 3.000 de angajati, problema se accentueaza, avand in vedere ca peste 63% dintre  managerii IT nu stiu nici cate aplicatii software ruleaza pe computerele companiei si nici cate licente au fost cumparate.

"O companie cu 5.000 de angajati poate reduce costurile cu aplicatiile software chiar si cu 3 milioane de euro daca ar acorda mai multa atentie managementului licentelor. Suma nu e deloc de neglijat, mai ales pentru o companie care urmareste recuperarea rapida a investitiei in soft", explica Lisa Hammond. In general, investitiile companiilor in software pot ajunge chiar si la sume de zeci de milioane de euro, in functie de dimensiunea firmei, de numarul aplicatiilor software si de numarul angajatilor pentru care trebuie sa cumpere licentele. Principala problema de pana acum era lipsa licentelor, intrucat companiile achizitionau o anumita aplicatie software, dar prea putine licente in comparatie cu numarul angajatilor care foloseau respectivul soft. Astfel, compania putea fi data in judecata de proprietarii aplicatiei software (care aveau si dreptul de a interzice firmei respective sa mai utilizeze softul pe viitor) si putea fi pasibila de plata unor amenzi usturatoare. In prezent, situatia pare a fi exact invers, companiile fiind mai ingrijorate de faptul ca platesc licente, suport si intretinere pentru aplicatii software care de fapt nu sunt utilizate in companie de atatia angajati cate licente s-au cumparat. Altfel spus, daca in trecut problema era lipsa de licente software, acum se poate vorbi de un exces de zel la cumpararea de licente.

"Companiile au toate motivele sa-si puna aceste probleme, pentru ca daca achizitioneaza prea putine licente se pot trezi cu procese pe cap, iar daca numarul licentelor cumparate este prea mare, atunci arunca bani pe fereastra", spune Ranjit Aulek, partener in cadrul companiei Pricewaterhouse Coopers. "In ambele situatii este vorba despre potentiale cheltuieli inutile, motiv pentru care companiile ar trebui sa determine exact cate licente trebuie achizitionate, in functie de numarul angajatilor care utilizeaza aplicatiile." Eroarea de apreciere vine din faptul ca in general companiile achizitioneaza licente pentru toti angajatii, desi numarul real al utilizatorilor e mult mai mic. "Departamentul IT ajunge uneori sa cumpere licente pentru toti angajatii companiei, chiar daca aplicatia este destinata unui singur angajat din departamentul care a cerut achizitia", sustine Simon Scarrott, director in cadrul companiei de consultanta Compass Management Consultants. "Specialistii din IT care se ocupa de aceasta par a actiona intr-o maniera lenesa: in loc sa faca un calcul sa vada de cate licente e nevoie, cumpara automat suficient de multe incat sa acopere toti angajatii."

In plus, multe companii cumpara aplicatii software pe care le folosesc foarte rar, in anumite cazuri o singura data sau chiar deloc, conform lui Scarrott. Acesta considera ca managementul aplicatiilor "shelfware", cum mai sunt numite cele cumparate si nefolosite, ar putea aduce unei companii reduceri de costuri de pana la 12%. De pilda, cand un departament cere o aplicatie similara cu una pentru care compania deja detine licenta, banii pot fi economisiti, cu conditia ca managerul de software sa aiba la zi situatia licentelor.

Aplicatiile "shelfware" apar de multe ori in urma fuziunii a doua companii, situatie in care raman in folosinta numai unele dintre aplicatii si licente, restul iesind din uz. In cazul unei fuziuni, calculeaza analistii, un bun management al resurselor IT ar putea atrage dupa sine costuri ulterioare mai mici cu 30-50% in cazul componentelor hardware si cu 40% in cazul softurilor. "Multe companii uita ca au computere nefolosite, tinute in depozite, ca urmare a faptului ca achizitia sau fuziunea a dus la inchiderea unui anumit departament. Si, pe langa aceasta, pierd din vedere ca aplicatiile software care erau folosite pe acele computere au licente inca valabile", explica John Lovelock, directorul executiv al Federation Against Software Theft.

Este important de spus si ca aplicatiile software contribuie la valoarea unei companii, cu conditia ca acestea sa fie inregistrate corespunzator in averea firmei; in multe cazuri, totalul lor poate insemna cateva milioane de dolari in plus in valoarea companiei, dupa spusele lui Lovelock. Un exemplu ar fi cazul unei companii de servicii financiare din Marea Britanie, care dispunea de licente pentru software in valoare de aproape 4,5 milioane de euro, dar neinregistrate ca bunuri de capital, ceea ce ar fi redus valoarea companiei in cazul unei fuziuni sau vanzari.

Optica in privinta managementului licentelor incepe sa se schimbe insa. "Directorii din companii incep sa constientizeze problema, iar in anumite cazuri, departamentul financiar a inceput deja sa includa in calcule si aplicatiile software si licentele, privindu-le ca pe oricare alta resursa a companiei, cum ar fi computerele sau flota de automobile", spune Steve Reynolds, managing director in cadrul Civica Services, un distribuitor al Microsoft.

Iar nevoia de monitorizare a aplicatiilor software creste cu atat mai mult cu cat se extinde fenomenul virtualizarii, prin care pe un computer pot functiona simultan mai multe sisteme de operare si mai multe aplicatii. Dupa spusele lui Lovelock, "o companie care nu are o politica riguroasa de achizitionare de software nu va putea face pasul spre virtualizare fara sa aiba batai de cap".