De cate ori nu vi s-a intamplat sa aveti biroul lipit de biroul unui coleg si totusi sa alegeti sa vorbiti cu acesta prin intermediul mesajelor instantanee? Sunt atatea avantaje care va fac sa preferati modul acesta de comunicare, iar cel mai important este ca "big boss" nici nu banuieste ca, in loc sa lucrati la rapoarte de exemplu, povestiti cu colegul despre una, alta. "Am fost de cateva ori in situatia de a vorbi cu un coleg pe messenger, chiar daca aveam birouri apropiate.

In acest fel evit sa ii deranjez pe ceilalti colegi cu discutii unu la unu; cred ca este o forma de respect. Iar messengerul iti asigura si cadrul necesar unei discutii confidentiale, pe care nu o poti purta de exemplu atunci cand unul dintre colegi are un invitat in birou", spune Ema Catalin, director de comunicare in cadrul grupului RTC. Catalin Butolo, director de marketing la UltraPro, spune ca prefera comunicarea directa si foarte rar s-a aflat in situatia descrisa mai sus. "Am fost in aceasta situatie doar in conditiile in care se dorea un raspuns foarte rapid si nu doream sa distragem atentia celorlalti colegi."

Comunicam eficient

Folosit sau nu, acceptat sau restrictionat, messengerul este un instrument de comunicare extrem de utilizat. "Ca si e-mail-ul, IM este un instrument foarte util pentru comunicarea de tip business. Cred ca in ziua de azi comunicarea electronica, fie prin e-mail, fie prin IM, este ' mission critical ', mai importanta chiar decat telefonia", este de parere Oana Bornaz, CEO la Axigen / Gecad Technologies. Ema Catalin crede de asemenea ca instant messaging (IM) este o modalitate eficienta de comunicare, care permite si economisirea unor resurse foarte importante: timpul si banii.

"Insa utilitatea mess-ului depinde destul de mult si de domeniul in care activezi si de gradul de interactiune pe care il presupune efectiv jobul; daca domeniul este comunicarea, atunci totul este permis", spune zambind directoarea de comunicare a RTC. Butolo merge mai departe cu beneficiile pe care acest mod de comunicare le implica. El spune ca messengerul poate crea sentimentul unei comunitati, si acest lucru se intampla mai ales in companiile mari, cu reprezentante la nivel national.

Directorii cu mess

Fiecare dintre cei trei directori folosesc messengerul atat in comunicarea personala, cat si in cea de business. Acestia recunosc ca au purtat discutii de afaceri pe messenger sau pe Skype si ca se pot rezolva multe dintre punctele de pe agenda de zi comunicand in felul acesta. "Spre exemplu, acum eu folosesc aplicatia Gaim (redenumita Pidgin-n.r.) care imi permite sa comunic cu colegii atat pe Yahoo! Messenger, cat si pe ICQ. De asemenea, multe convorbiri de afaceri le-am purtat prin intermediul Skype", marturiseste Bornaz. Aceasta adauga ca mesageria instantanee poate avea si parti negative, daca este folosita fara masura.

"Comunicarea devine foarte complicata cand abuzezi de un mijloc sau altul. Spre exemplu, am avut cazul unui angajat care a avut un schimb de aproximativ 20 de e-mail-uri de cateva cuvinte cu un interlocutor sau al unuia care trimitea prin IM informatii importante, care ar fi trebuit arhivate in sistemul firmei", spune Bornaz. Catalin Butolo spune ca nu a facut un obicei din comunicarea pe messenger, dar recunoaste ca uneori este mai simplu sa transmiti ceva prin IM. "Sunt anumite probleme la care ai nevoie de raspuns foarte repede, in timp real si atunci utilitatea MSN Messenger-ului este binevenita", declara acesta.

In ceea ce priveste teama pe care multi sefi o au in legatura cu folosirea messengerului in detrimentul muncii, Bornaz este de parere ca acest sentiment nu este fondat, iar competenta la locul de munca tine doar de angajati. "Cineva care nu vrea sa munceasca are la indemana multe feluri de a-si pierde timpul. Problema reala este legata de atitudinea angajatilor; atat timp cat fac o echipa si au rezultate exceptionale, poti sa ai incredere in ei si sa-i lasi sa foloseasca ce metode de comunicare vor, fie ca este vorba de e-mail, IM, telefon, o intalnire sau o iesire impreuna la masa", explica CEO-ul de la AXIGEN.

"Messengerul ar trebui sa creasca randamentul si sa scada costurile. Cred ca distragerea atentiei este o problema falsa - daca esti genul de om care cauta prilejuri de a se sustrage jobului, probabil ca randamentul tau este oricum discutabil. Cred totusi ca acestea sunt exceptii si ca fiecare isi cunoaste task-urile si obiectivele si are constiinta responsabilitatii job-ului", completeaza Ema Catalin.

Business is not busi(mess)

Chiar daca managerii cred ca prin intermediul messengerului se pot rezolva probleme ce tin de business-ul in care activeaza, acestia sunt totusi ferm convinsi ca nu se pot incheia afaceri prin acest mijloc de comunicare. "Nu cred ca se pot incheia afaceri folosind messengerul, dar se pot crea conditii favorabile si se pot forma si informaliza relatii. In plus, cred ca o relatie, fie ea de afaceri sau de prietenie, se poate mentine inclusiv, nu exclusiv, prin acest mod.

Messengerul inseamna, totusi, comunicare la distanta: creeaza sentimentul de apropiere, dar nu anuleaza distantele. Iar in smiley-uri (emoticoane) nu poti descifra nuantele", este de parere Ema Catalin. Butolo crede de asemenea ca messengerul nu este un mediu potrivit pentru a incheia parteneriate. "Sunt adeptul comunicarii directe cu un potential partener de afaceri, pentru ca acest mod de comunicare poate influenta foarte mult decizia finala asupra unui contract de parteneriat."

IM addict

O intrebare fireasca in legatura cu acest instrument de comunicare este daca poate crea dependenta. Este aceeasi temere pe care lumea o are in legatura cu telefonul mobil sau e-mail-ul. Iar raspunsul tine pur si simplu de atitudinea fata de aceste metode de comunicare. "Personal, am tendinta sa uit sa deschid IM-ul zile intregi, pana cand am ceva de comunicat. Mi se pare cam abuziv felul in care pot fi intrerupta din ceea ce fac, iar statusul 'busy' sau 'invisible' pe IM nu inseamna mare lucru", spune Bornaz, care considera ca messengerul nu i-a creat dependenta si nu crede ca se poate intampla acest lucru. Butolo intrevede posibilitatea ca messengerul sa devina o obisnuinta, ceea ce ar avea implicatii directe asupra productivitatii muncii. "Este o modalitate de comunicare, nu una de entertainment. Riscul dependentei este comparabil cu cel creat de telefon", conchide Ema Catalin.