„Multitaskingul este, în opinia mea, un mit. Nu poţi cu adevărat să te afli în acelaşi timp în acelaşi loc, oferind de nota 10 livrabilele diferite mereu”, spune tranşant Lavinia Ţânculescu, într-un interviu  Business MAGAZIN. Ea este doctor în psihologie, membru al Asociaţiei de Psihologie Industrială şi Organizaţională, tutore pentru cursul de diagnoză organizaţională, consultant organizaţional, lector universitar şi psihanalist de formare analitică. Din punctul de vedere al specialistului, posibilitatea de a face mai multe lucruri bine simultan este un mit, lucru demonstrat chiar ştiinţific. „Nu este posibil ca creierul uman să genereze mai multe tipuri de acţiuni în acelaşi timp cu acelaşi grad de eficienţă. Poţi să le faci, dar le faci pe toate prost sau mediocru. Din motivul acesta este esenţial să acorzi timpul şi spaţiul necesare fiecărei acţiuni în parte”, subliniază ea.

În rândul activităţilor Laviniei Ţânculescu se numără şi lucrul cu  angajaţi din organizaţii mari în procese de coaching şi spune că unul dintre lucrurile pe care le-a observat în lucrul cu manageri, cu şefi de echipă, dar şi cu angajaţi care nu au managementul echipei în responsabilitate este că majoritatea oamenilor nu înţeleg ce înseamnă prioritizarea şi nu ştiu cum să îşi organizeze ziua. „Eu am fost contestată de câteva ori că sunt împotrivă – fiind şi cadru universitar – ca studenţii să mănânce în timpul orei; asta nu pentru că ar fi o chestiune de politeţe sau de bun simţ, ci pentru că organismul lor investeşte atenţie în actul digestiei şi nu atenţie la ore, la informaţia schimbată”, subliniază specialistul.

Prin urmare, nici mâncatul în faţa laptopului, pe care mulţi dintre angajaţii companiilor constrânşi de un volum de muncă din ce în ce mai mare îl adoptă, nu este prielnic angajatului, dar nici organizaţiei în care acesta lucrează. „Dacă vrei să le faci pe amândouă greşit sau într-un mod nepotrivit, poţi să le faci.” Totuşi, Lavinia Ţânculescu, care se autodeclară susţinătoarea  timpului şi spaţiului alocate exclusiv unei sarcini, subliniază: „Garantez că dacă cineva dedică în mod special timp unei sarcini şi nu se mai gândeşte în altă parte, aceeaşi sarcină iese şi mai repede, şi mai bine decât dacă ai fi făcut două-trei-patru-cinci-şase lucruri în acelaşi timp”.

Specialistul mai aminteşte că în mod istoric, din vremuri preistorice, femeile au fost mai predispuse la a face multitasking: trebuia să aibă în acelaşi timp grijă de copii, de curăţenia în casă, de mâncare, iar bărbaţii aveau un singur scop: să vâneze, să aducă hrana acasă.  „Ei sunt mai degrabă unitasking şi istoric vorbind.” Chiar dacă s-au mai schimbat lucrurile şi tehnologia ajută, subliniază ea, „creierul uman nu s-a schimbat prea mult de la omul cavernelor până la omul acesta contemporan, se diferenţiază cu până la 1% din perspectivă genetică”.

Şi totuşi, ce să facem ca să ne concentrăm 100% pe ceea ce facem?

„În primul rând trebuie să ai o conştiinţă a prezentului, a acestui a fi acolo, concept despre care se vorbeşte acum sub denumirea de mindfulness: a fi aici cu minimum de efort.” Iar când colegii de open space ne întrerup din sarcinile pe care ne concentrăm în acele momente, un refuz politicos este ideal într-o astfel de situaţie: „Îi poţi spune unui coleg: Nu pot, vin în 5 minute – fiecare înţelege că un alt coleg poate fi ocupat; pe de altă parte, evident că şi abuzul de o astfel de scuză nu este cel mai potrivit lucru”. Ea le sugerează angajaţilor să îşi planifice ziua de lucru într-un mod realist. „Ce spun întotdeauna, mai ales angajaţilor cu care derulez programe de coaching, este să îşi planifice maximum 5 ore şi jumătate de muncă – 6 ore în agenda zilnică, nu 8 ore.” Ea citează un studiu realizat la nivel mondial din care ar reieşi că angajaţii lucrează efectiv, în medie, 2 ore şi 15 minute: „Nu este bine pentru angajator, dar acesta este şi un rezultat al faptului că angajaţii sunt obosiţi, nu se pot concentra – când spun efectiv, nu mă refer la momentele de reîntoarcere la sarcina respectivă, ci la munca efectivă – dincolo de faptul că s-ar putea ca în anumite geografii să se lucreze mai puţin”. 

Sfatul principal legat de organizarea timpului este o programare realistă a agendei zilnice: „Dacă vrei să fii eficient cu adevărat, fă-ţi programul astfel încât să nu ai mai mult de două sarcini majore pe zi, două proiecte importante la care lucrezi – să nu îţi faci planificarea de la oră la oră, să îţi laşi anumite intervale de timp libere pentru că nu se ştie niciodată ce poate interveni – inclusiv faptul că s-ar putea să ai un blocaj, să nu poţi să te concentrezi”. Astfel, specialistul sugerează o organizare a întâlnirilor cu cel puţin 15-20 minute pauză între ele, astfel încât să poţi măcar să respiri. „Câteodată şi ieşirea din cadru, schimbarea perspectivei ajută; atenţia unui adult se defocalizează după 40 de minute, ceea ce înseamnă că ar trebui să te ridici, să faci câţiva paşi, să te întorci ca să fii eficientă pentru următoarea sarcină.”

De cele mai multe ori, subliniază Ţânculescu, pauza de cafea, pauza de ţigară, pauza în general este de dorit: „Când spun pauză, mă refer la uz, nu la abuz, pentru că sunt mulţi angajatori care se plâng de faptul că există angajaţi care mai mult stau pe afară decât sunt la birou”.

Tânculescu oferă şi exemplul unei cunoştinţe care lucra într-o mare companie de consultanţă şi audit, în care în sezonul ocupat angajaţii lucrau foarte mult şi erau deseori obosiţi, dar care nu renunţau niciodată la pauza de prânz: „În mod absolut ritualic aş putea spune şi demn de urmat, se ridica la ora 12 de la birou şi se întorcea la ora 13. Îşi ţinea întotdeauna pauza de masă. Era una dintre cele mai eficiente angajate, nu avea timpi morţi, dar avea această decenţă în raportarea la sarcini. Este esenţial să te raportezi în mod productiv la sarcini, dar eşti absolut inconştient să te raportezi în mod abuziv la sarcini”.

Oamenii care au un grad ridicat de conştiinţă de sine şi care iau pauze sau pleacă de la birou atunci când nu se simt bine sunt oamenii bine conectaţi cu propriul corp şi poate şi cei mai eficienţi. Pe de altă parte, există însă şi acele persoane care şi abuzează de aceste opţiuni, precum şi de anumite beneficii pe care un angajator le pune la dispoziţie. „Există într-adevăr şi angajaţi toxici care fac abuz de o serie de beneficii puse în sprijinul lor – multe companii le pun la dispoziţia angajaţilor tot felul de jocuri – sau spaţii de recreere – pentru recreere de câteva minute, nu de ore în şir.” Acestea însă pot genera efectul opus, o recreere de câteva ore într-un spaţiu de relaxare dintr-un birou modern va îngreuna munca angajatului: „Dacă te recreezi în felul acesta timp de o oră, două, trei, nu vei mai reuşi să intrii sau vei reintra foarte greu în starea de om al muncii”.

Din acest motiv, ea spune că are o abordare considerată poate neconvenţională de unii specialişti din domeniul resurselor umane referitoare la toate mijloacele de relaxare noi puse la dispoziţia angajaţilor de către angajatori: „Întrebam: ce caută hamacele la voi în birou? Hamacul te conduce înspre o stare de plăcere totală a copilului mic care este ţinut în braţe. Cui i-ar mai fi uşor să se ridice de acolo? Nu ţi-e uşor, te ridici, eşti mai degrabă obosit fiindcă îţi ieşi din ritm. Aceasta consumă energie foarte mare”.

Consideră că este puţin probabil ca un astfel de angajat să fie în continuare productiv, conştient: „Noi vrem angajaţi conştienţi, care îşi gestionează propria muncă. Putem să folosim metafora balerinei halterofile: ori e balerină, ori e o persoană care ridică haltere”.

Pe de altă parte, angajatorii consideră că ar avea angajaţi mai relaxaţi dacă le-ar delimita mai bine atribuţiile: „Un angajat ar fi mai liniştit, mai calm, dacă ar avea sarcini clare de muncă – momente de feedback mai dese, interacţiuni constructive şi punctuale, nu şedinţe interminabile, de 3-4 ore, de câte 15 participanţi, unde nimeni nu mai ştie cine participă şi toată lumea are în faţă un laptop şi fenomenul acesta al inerţiei se întâmplă de faţă cu toţi participanţii”. Chiar dacă  noi avem sentimentul că suntem productivi fiindcă stăm în şedinţe de dimineaţa până seara, de fapt nu este aşa. „A abuza de un anumit tip de interacţiune, cum ar fi şedinţa, te face să fii neproductiv”.

De asemenea, consideră că pentru a avea angajaţi mai liniştiţi angajatorii trebuie să le ofere posibilitatea să îşi modeleze sarcinile postului de muncă, să nu aibă acelaşi tip de sarcină – acesta fiind de altfel unul dintre motivele prin care se poate ajunge la burnout. „Burnoutul are trei dimensiuni: epuizare psihică, cinism, ineficienţă profesională, nu mai este vorba doar despre un anumit nivel de stres – toate acestea conduc la manageri care nu îşi mai pregătesc angajaţii, colegi care sunt răi unii cu alţii. Pentru că în situaţia asta suntem – şi mulţi dintre ei nici nu realizează că trebuie să spună stop sau să ceară un ajutor .”

Ce să facă angajaţii pentru o viaţă mai bună la birou? Lavinia Ţânculescu răspunde cât se poate de direct: „Să se adapteze sau să plece. A te adapta înseamnă foarte mult înseamnă să fii capabil să îţi creezi sau să aderi la o serie de mecanisme de gestiune a factorilor stresori din jur”, concluzionează ea.

Lavinia Ţânculescu este doctor în psihologie, membru al Asociaţiei de Psihologie Industrială şi Organizaţională, tutore pentru cursul de diagnoză organizaţională, consultant organizaţional, lector universitar şi psihanalist de formare analitică.