La fel ca în cazul beneficiilor extra-salariale anterioare (tichete de masă, abonamente la sala de sport, spaţii de relaxare generoase, fructe şi cafea gratuite), firmele din domeniul IT se numără printre primele care au decis să îşi sprijine financiar angajaţii care lucrează de acasă.

Dell este una dintre companiile care a aplicat o serie de măsuri pentru aceştia, în situaţia în care, în prezent, la nivel global 95% dintre angajaţii firmei se află într-o situaţie de work from home.

Chiar dacă pentru perioada următoare, reprezentanţii companiei au stabilite câteva scenarii pentru întoarcerea la birou, ei spun că pe  parcursul ultimului deceniu s-au pregătit constant pentru flexibilitatea la locul de muncă, astfel că lucrează de la distanţă de peste 10 ani: 30% dintre angajaţii Dell Technologies au lucrat de la distanţă chiar dinaintea pandemiei.

Reprezentanţii din România ai companiei spun că, din momentul în care şi-au dat seama că acest scenariu al lucrului de la distanţă va dura mai mult decât s-au aşteptat cu toţii, au lansat o versiune updatată pentru contextul pandemiei a programului lor, Connected Mobility (pe care au denumit-o Connected Mobility 2.0). Încă de la început, programul a fost gândit în jurul flexibilităţii acordate de către computerele mobile.

Programul presupune că acei angajaţi care îşi doresc să facă parte din programul 2.0 şi vor să petreacă mai mult timp acasă, vor primi mai întâi un sprijin financiar, pentru a fi cheltuit pe echipamentul de acasă (dispozitive, conexiunea la internet etc.),  care se adaugă echipamentului pe care aceştia deja îl aveau, pentru lucrul de la distanţă.

Pe lângă acest lucru, în România derulează mai multe iniţiative, preponderent în mediul online, pentru a-şi ajuta angajaţii să gestioneze această perioadă, dar şi să menţină lucrurile cât mai aproape de normal, aşa cum erau obişnuiţi cu ele. „De exemplu, am mutat online o serie de evenimente interne, care acoperă teme de la adaptarea la noul normal sau traininguri pentru dezvoltare personală şi profesională până la inovare în management, egalitatea de gen, tehnici de vorbit în public, sau chiar yoga, pilates sau cursuri de gătit. Oferim, de asemenea, săptămânal resurse care să ne ajute la obţinerea stării de bine, ce ţin de sănătatea mentală, fizică şi nutriţie.”

Reprezentanţii Dell România spun că beneficiile materiale acordate vin pe fondul acestui context neobişnuit, fiind un efect, nu un factor motivant în sine: „Onest vorbind, cu toţii simţim teamă şi nesiguranţă, iar aceasta este o situaţie generală pe care toate organizaţiile ar trebui să o gestioneze. Astfel, considerăm că principalul factor motivant este relaţia deschisă şi onestă dintre angajator-angajat, reflectată prin crearea unui spaţiu sigur, în care colegii noştri să îşi poată exprima grijile, un spaţiu care să poată cuprindă nesiguranţele şi fricile lor. Noi avem această conversaţie cu colegii noştri, privind acomodarea lor cu lucrul de acasă, vrem să ştim dacă le e greu să gestioneze situaţia, dacă preferă să lucreze din altă parte şi, în cazul în care preferă, cum putem să le facem spaţiul de lucru cât mai potrivit”.

Astfel, acestea sunt doar instrumente de adaptare la situaţia din prezent, în care şi-au propus să facă această schimbare cât mai lin cu putinţă. Beneficiile extra-salariale existente anterior pandemiei au fost acordate în continuare în România: „De exemplu, ofeream tichete de masă atunci când mergeam la birou, pe care am continuat să le oferim şi atunci când munca s-a transferat acasă. Clasele de yoga şi pilates s-au mutat online, am organizat grupuri de suport pentru părinţii care au copii acasă sau pentru colegii care au grijă de cineva apropiat. Cultura noastră organizaţională este construită în jurul grijii pentru colegi indiferent de context, diferenţa este că acum instrumentele s-au mutat online”.

Munca de acasă sau de la distanţă va fi parte din noua realitate, iar „normalul” de dinainte de martie anul acesta nu va mai exista, punctează Mădălina Racoviţan, tax partner la KPMG România.

„În ultima perioadă, tot mai multe organizaţii îşi pun problema acordării angajaţilor a unor sume de bani în vederea achiziţionării unor echipamente sau achitării unei părţi din costul cu utilităţile sau chiria”, spune Mădălina Racoviţan.

În Elveţia, de pildă, în anumite condiţii, angajatul poate solicita angajatorului o compensaţie pentru folosirea echipamentului personal (e.g. laptop, imprimantă etc.) în derularea activităţii de acasă. De asemenea, angajaţii au dreptul la rambursarea de către angajator a tuturor cheltuielilor ocazionate de executarea muncii, însă trebuie bine documentat motivul pentru care munca se desfăşoară de acasă şi nu de la birou, explică Racoviţan.

Tot în Elveţia, încă din 2019 existau prevederi referitoare la costuri privind chiria, conform cărora aceste cheltuieli pot fi suportate de angajator doar în cazul în care acesta nu poate pune la dispoziţia angajatului un spaţiu de lucru adecvat – ceea ce s-a întâmplat de altfel în timpul pandemiei. „Referitor la beneficiile fiscale, în anumite condiţii, angajaţii îşi pot reduce impozitul pe venit datorat, deducând o parte din cheltuielile înregistrate privind spaţiul de lucru de acasă”, precizează specialistul KPMG.

Cum stau lucrurile în România? Şi pe piaţa locală telemunca este reglementată încă din aprilie 2019 şi în aceasta se menţionează că angajatorul este obligat „să asigure mijloacele aferente tehnologiei informaţiei şi comunicaţiilor şi/sau echipamentele de muncă sigure necesare prestării muncii […] “.

De asemenea, autorităţile au emis o Ordonanţă de Urgenţă (132 din data de 10 august), conform căreia, în cazul activităţii de telemuncă, angajatorilor li se acordă o singură dată un sprijin financiar în valoare de 2.500 de lei pentru fiecare telesalariat, pentru a se achiziţiona bunuri şi servicii tehnologice necesare desfăşurării activităţii, dacă respectivul salariat a lucrat în regim de telemuncă pe perioada stării de urgenţă cel puţin 15 zile lucrătoare. Mădălina Racoviţan clarifică etapa în care se află aplicarea acestei ordonanţe: pe 25 august a fost publicat pe site-ul Ministerului Muncii un Proiect de Ordin (în dezbatere publică până pe 3 septembrie, interviul Business MAGAZIN fiind acordat anterior acestei date n.red.) pentru stabilirea modalităţii de acordare a sprijinului financiar şi a categoriilor de bunuri ce pot fi achiziţionate conform ordonanţei (i.e. laptop/notebook, tablete, smartphone, echipamente periferice de intrare şi ieşire aferente acestor bunuri, echipamente necesare conectării la internet, licenţe aferente sistemelor de operare şi aplicaţiilor software).

Astfel, companiile care îndeplinesc condiţiile din ordonanţa 132 pot aplica pentru obţinerea sprijinului financiar de la stat, însă alte facilităţi nu există în mod expres. „În contextul in care munca la distanţă va rămâne o parte importantă din viitorul muncii, companiile ar trebui să îşi revizuiască politicile de remunerare şi să analizeze care sunt acele beneficii relevante în noul context, care sunt mai valoroase pentru angajaţi şi de ce nu, în contextul unei contractări economice, mai avantajose din punct de vedere fiscal. Astfel, companiile s-ar putea orienta catre beneficiile de tip „cafeteria” în care angajatul primeşte un buget lunar si are libertatea de a alege acele beneficii care sunt relevante pentru el, unele chiar avantajoase fiscal (de tipul tichetelor de masa sau tichetelor de vacanţă)”, punctează Mădălina Racoviţan.

Alexandra Peligrad, CEO-ul companiei de resurse umane Smartree, observă că şi angajaţii îşi doresc alte beneficii de la angajatorii lor în contextul pe care îl traversăm, deşi îşi doresc să păstreze şi o parte din beneficiile anterioare.

„Din ce am observat noi în ultimele luni în situaţia de COVID în care ne aflăm, atât din zona de forumuri, în care angajaţii îşi exprimă dorinţele referitoare la ceea ce ar însemna pentru ei beneficii satisfăcătoare în pandemie, dar şi din feedback-ul pe care îl avem de la cei pe care îi intervievăm într-un proces de recrutare, rezultă că în primul rând angajaţii au dorit şi au reuşit în perioada aceasta să păstreze beneficiile pe care le aveau şi înainte, a fost o perioadă în care îşi puneau întrebări referitoare la păstrarea abonamentelor la sală în contextul în care sălile erau închise, dar au avut acces virtual la orele pe care le puteau accesa şi atunci companiile au continuat să ofere aceste beneficii; cei care aveau maşină de serviciu, au solicitat să o păstreze, dar mai există o categorie a angajaţilor care lucrează în companiile care au birourile închise şi care solicită decontarea unor părţi din costurile pe care le înregistrează în locul unde îşi desfăşoară remote activitatea referitoare la utilităţi, chirie sau consumul de cafea, apă, pe care în mod normal o primeau în programul de lucru”.

Chiar dacă nu există foarte multe companii din piaţă care acordă beneficii de acest tip, Alexandra Peligrad spune că şi în rândul partenerilor cu care lucrează se află companii care oferă angajaţilor, într-o anumită limită, posibilitatea de a-şi acoperi costurile pe care le au angajaţii care lucrează de acasă, însă sub forma unui beneficiu asimilat veniturilor din salarii. „Există companii care au oferit o anumită sumă de bani salariaţilor, sumă de bani care se impozitează şi se taxează cu toate contribuţiile şi taxele aferente salariului. Este un beneficiu într-o sumă de bani - nu se decontează pentru că, deocamdată, pe regimul legislativ pe care îl avem, companiile nu au găsit o clauză din Codul Fiscal prin care să poată deconta astfel de tipuri de costuri.”

Potrivit ei, sumele sunt diferite şi variază în funcţie de dimensiunea companiei: „Pornesc de la câteva sute de lei şi ajung la un maximum de 1.200 - 1.300 de lei pe lună, sume nete care mai departe merg spre contribuţii şi impozit pe venit, care intră în costurile companiei”. Angajatul are parte de libertate totală când vine vorba despre cheltuirea acestor bani: „Este vorba despre o sumă de bani pe care angajatul nu trebuie să o justifice în niciun fel, este treaba lui ce face cu ea, este impozată de către companie şi, ca atare, este ca atunci când primeşte un bonus pentru o anumită activitate - nu îl întreabă nimeni ce face cu aceşti bani şi compania nu îi solicită să îşi justifice cheltuielile din ce am văzut noi până acum, modul în care a folosit aceşti bani.”

CEO-ul Smartree spune însă că numărul companiilor care acordă acest tip de beneficii sunt companii din zona serviciilor de tehnologie, iar în rândul clienţilor Smartree procentul celor care oferă asfel de bonusuri în contextul pandemiei este de sub 10%.

Chiar dacă munca de acasă pare să fie parte din noua realitate pentru mult timp, iar giganţi ai lumii au anunţat de la începutul pandemiei că îşi vor lăsa angajaţii să lucreze de acasă pe termen nedefinit, dacă ei îşi doresc acest lucru, companiile încep deja să simtă nevoia întoarcerii la birou.

Reprezentanţii Dell România precizează: „Ce putem spune după toate aceste luni este că lucrul de acasă 100% din timp nu doar că se dovedeşte nesustenabil din punct de vedere emoţional – majoritatea colegilor au nevoie de interacţiune umană, este o nevoie de bază – dar şi imposibil, din punct de vedere logistic. Ne referim, aici, la colegii care au copii mici, la cei care împart spaţiul cu alţii, la cazuri în care conexiunea la internet nu este foarte bună, iar toate aceste elemente creează un mediu în care 8 ore de lucru zilnic nu sunt posibile”,

explică reprezentanţii Dell. Astfel,

au făcut un studiu la nivel global, din care a reieşit că se vor împărţi în grupuri şi se vor deplasa la birou în perioade diferite, ţinând cont, de altfel şi de regulile fiecărei ţări în care au sedii: „Odată ce ne întoarcem la normal, 50% din forţa de muncă globală Dell Technologies va lucra de la distanţă”.