Înfiinţată în 2008 de un director IT de multinaţională, compania Netlinx Systems a venit la momentul respectiv ca răspuns la nevoile din piaţă de servicii IT profesioniste. Pe o piaţă încă în dezvoltare, s-a remarcat prin abordări diferite, cu influenţe nord-americane, şi s-a regăsit ca furnizor foarte potrivit pentru corporaţiile sosite în România în căutare de personal calificat tehnic şi responsabil. „Ne place să fim la curent cu cele mai noi soluţii tehnice, să le înţelegem şi să vedem cum pot ele să ajute businessul să funcţioneze mai uşor. Am început să fim căutaţi atunci când alte companii, deşi aveau departamente de IT, nu reuşeau să rezolve o problemă tehnică complexă”, declară Cristi Dragomir, CEO al

Smarthuts.com.

La fel ca alte companii româneşti, compania şi-a diversificat serviciile astfel încât să răspundă cât mai multor nevoi ale clienţilor săi. Odată cu digitalizarea afacerilor, a apărut inevitabil nevoia înfiinţării unui departament de dezvoltare software, care a venit şi ca un răspuns al nevoilor interne ale companiei – nevoi de coordonare, organizarea activităţii, project management, ticketing, evidenţa activităţilor şi facturare. „Cu unii clienţi colaborăm mai uşor şi cu alţii mai dificil. La fel, noi, intern, aveam o serie de activităţi pe care le realizam cu uşurinţă, altele în care ne împotmoleam. Ne-am întrebat de ce se întâmplă acest lucru şi ce putem face să uşurăm munca noastră şi a clienţilor noştri”, spune Cristi Dragomir. Răspunsul la întrebare a venit din analiza interacţiunii dintre ei şi client, din a observa concret ce se întâmplă în momentul în care clientul solicită un anumit serviciu. Au observat că se putea colabora mult mai uşor cu acei clienţi care foloseau diverse tool-uri software de organizare internă. Sistemele de ticketing, sistemele de răspuns în timp real, sistemele de colaborare în timp real, sistemele de project management erau cele care făceau diferenţa.

Concidenţa face ca în acea perioadă unul dintre clienţii Netlinx să vină către ei cu cerinţa de dezvoltare a unui software de property management. În faza de documentare pentru această soluţie, prin studierea altor softuri din domeniu sau adiacente, au observat impactul unui software dezvoltat inteligent şi uşor de utilizat asupra unei afaceri care îl foloseşte. 

„Problemele pe care le-a ridicat clientul respectiv pe partea de management al echipelor de mentenanţă şi reparaţii, al programării acestor activităţi  au început să fie observate şi la mulţi alţi clienţi ai noştri. Până la urmă, «când ai un ciocan în mână toată lucrurile în jur ţi se păr cuie».”  

În anul 2016 a fost dezvoltat MVP-ul SmartHuts iar Soluţia SmartHuts conţine the best of many worlds. Tot în 2016, chiar dacă era în stadiul de concept, a obţinut recunoaştere, câştigând Techub Bucharest Demo Night şi Start-up Sauna.

Goana după bani

„Înainte să pleci la drum îţi faci calcule.” Costurile pentru devoltarea soluţiei la capacităţile proiectate şi la scalabilitatea dorită de Netlinx se ridicau conform previziunilor la 500.000 de euro. S-au analizat posibilităţile de finanţare disponibile la acel moment în România şi, bazându-se pe originalitatea soluţiei SmatHuts şi aplicabilitatea în mai multe a altor sectoare economice, cea mai bună opţiune în acel moment a fost aplicarea pentru fonduri europene. 

Smarthuts a obţinut finanţarea solicitată în cadrul Axei „POC: Acţiunea 2.2.1 – Sprijinirea creşterii valorii adăugate generate de sectorul TIC şi a inovării în domeniul prin dezvoltarea de clustere 2014-2020” şi pentru ei acest lucru a venit ca o recunoaştere a viabilităţii proiectului. „Odată cu primirea finanţării a început adevărata muncă. Au contat foarte mult oamenii şi am ţinut multe interviuri astfel încât să îi alegem pe cei mai buni. Nu sunt uşor de convins; a trebuit să îi facem să vadă şi să înţeleagă viziunea noastră, să rezoneze cu produsul şi să îşi dorească să creeze, să facă parte dintr-un proiect ce urmă să fie făcut de noi de la zero. Şi nu a fost doar atât. Echipa a trebuit să realizeze şi să menţină un echilibru între nevoile complexe ale partenerilor care au adus know-how-ul şi crearea unei aplicaţii extrem de uşor de utilizat. Au urmat zile şi nopţi de definit fluxuri, brainstorming în timpul şi după program, incremente nenumărate în interfaţa aplicaţiei. Munca noastră începuse să prindă contur şi nu ezitam să ne şi bucurăm când finalizam câte un modul.”   

Ce este Smarthuts

Este o aplicaţie software online, în cloud, accesibilă de oriunde. Pentru companiile mari există şi varianta on premise. Software-ul stochează informaţii despre operaţiunile de mentenanţă şi reparaţii ale unei organizaţii şi despre echipele din teren (angajaţi tehnici şi contractori) şi optimizeză activitatea folosind instrumente şi metode moderne. Pe româneşte, este o unealtă software pentru managementul mentenanţei.

Ce este managementul mentenanţei?

„Orice fiinţă şi lucru din lumea asta are nevoie de mentenanţă. Mentenanţa este de două tipuri: preventivă si corectivă. Făcând o paralelă cu oamenii, faptul că mergi o dată la şase luni la dentist pentru detartraj înseamnă că faci o mentenanţă preventivă. Când te duci la 3 dimineaţa cu o durere sfâşietoare la cabinetul de urgenţă şi îţi scoate nervul, înseamnă că faci o mentenanţă corectivă”, explică Cristi Dragomir.

Mentenanaţa din perspectiva echipamentelor şi aparatelor, dacă nu este făcută la timp şi corect, poate aduce de la costuri crescute de reparaţie până la întreruperea fluxului de business (vending machines, linii de producţie, roboţi etc).

Printre problemele pe care echipa Smarthuts le-a observat la clienţii săi se numărau: faptul că angajaţii lor nu erau suficient de responsabili astfel încât să treacă prin toţi paşii necesari într-un proces de mentenanţă, menţineau cu greu evidenţa consumabilelor, pieselor de schimb şi a uneltelor utilizate în operaţiuni, nu aveau o viziune clară asupra timpului şi duratei mentenanţei şi încărcăturii muncii. Echipele din teren nu aveau mereu obiceiul confirmării şi comunicării a ceea ce s-a întâmplat, pierdeau şirul lucrărilor. Nu exista o metodă facilă prin care clienţii clienţilor puteau să comunice apariţia unei probleme (portal sau aplicaţie mobilă).  Exista un haos în documentaţia tehnică şi documentaţia de intervenţie şi multe altele care de fapt se traduc în costuri de timp şi bani pentru companii. 

Ce face Smart Huts

Rezolvă toate problemele de mai sus şi multe altele. Împărţită în 19 module, surprinzător de uşor de utilizat, având şi o aplicaţie nativă mobile Android, eficientizează comunicarea, reduce timpul şi pune ordine în documente. „Dacă înainte îţi lua o săptămână şi o armată de oameni să îţi faci un forecast la stocurile de piese şi consumabile, acum îţi ia 3 minute, dacă ai aplicaţia SmartHuts. Dacă înainte oamenii din echipele tale trebuia să îşi aducă aminte ce consumabile au folosit la intervenţii, acum  trebuie doar să verifici în aplicaţie”, spune Dragomir. 

SmartHuts e un loc în care îţi poţi defini  locaţiile (clădirile tale sau ale clienţilor, puncte în care ai aparate instalate etc.), ca apoi să îţi poţi plasa în locaţiile respective echipamentele sau aparatele. Poţi adăuga apoi nomenclatoare de piese de schimb, unelte şi consumabile cu caracteristici, cantităţi şi alte elemente. La toate cele menţionate mai sus poţi adăuga informaţii de provenienţă, costuri, calendar, documentaţie, stocuri, alerte şi multe altele.

În modulele de angajaţi şi subcontractori îţi poţi adaugă angajaţii tehnici şi contractorii. Aceste persoane sunt cele cărora le vei aloca ordine de lucru şi alte sarcini. Prin aceste elemente poţi urmări eficienţa şi timpul lor de răspuns.

Clienţii tăi pot plasa cereri de intervenţie (exemplu: „S-a stricat aparatul de aer condiţionat”) accesând portalul online sau aplicaţia mobilă dedicată clienţilor. Aceste cereri sunt transmise în timp real echipei de intervenţie sau cui este nevoie. Poţi monitoriza astfel timpul de răspuns al echipelor tale sau ale subcontractorilor.

Modulul de Ordine de lucru (Work Order) este unul optimizat astfel încât să fie nevoie de un minim de informaţie introdusă pentru a menţine uşurinţa şi viteza în utilizarea soluţiei.

Modulele de Venituri şi Cheltuieli (Income and Expenses) sunt dedicate unei utilizări avansate, permit introducerea manuală sau importul de date şi oferă o viziune globală asupra eficienţei clienţilor tăi, a angajaţilor şi subcontractorilor. 

Modulul de Raportare şi Forecast este integrat cu algoritmi de machine learning şi furnizează informaţii, alerte şi prognoze în timp real pe baza informaţiilor existente. 

Normal, toate informaţiile necesare în Smarthuts pot fi importate direct din fişiere Excel sau alte formate, nefiind nevoie să le introduci manual. 

​Pentru un cont de trial încercaţi smarthuts.com

Beneficiile utilizării Smarthuts

●  Scade cu peste 80% durata medie de remediere a unei probleme apărute în teren

●  Permite administrarea din punctul de vedere al mentenanţei a zeci de mii de echipamente şi aparate într-un singur loc

●  Face mai simplă administrarea stocurilor de consumabile şi piese de schimb 

●  Facilitează administrarea activităţii echipelor din teren

●  Generează automat documentede intervenţie şi le stochează în cloud

●  Eficientizează colaborarea şi monitorizarea contractorilor

●  Permite echipamentelor inteligente să trimită alerte şi mesaje direct către echipele tale

●  Îţi economiseşte timp prin preluarea cererilor de service şi distribuirea lor automată către echipele potrivite 

2008 - Înfiinţarea Netlinx Systems SRL 

2011 - Înfiinţarea departamentului dezvoltare software

2016 - Dezvoltare MVP Smarthuts & câştigare „TechHub Bucharest Demo Night” şi „Startup Sauna Bucuresti” 

2017 - Smarthuts obţine finanţare nerabursabila prin fonduri europene POC: Acţiunea 2.2.1 – Sprijinirea creşterii valorii adăugate generate de sectorul TIC şi a inovării în domeniu prin dezvoltarea de clustere 2014-2020

2019 - Lansare Smarthuts.com în România

2020 - Lansare Smarthuts în Europa  

Costuri

Avantajele unei soluţii SaaS online din perspectiva costului de achiziţie şi implementare sunt net superioare altor tipuri de aplicaţii. Nu necesită infrastructură IT şi personal IT calificat, costul iniţial de achiziţie nu există. Pe scurt, abonamentele încep de la

100 de euro lunar şi variază în funcţie de complexitatea afacerii. Pentru testare sau acomodare există posibilitatea creării unui cont de trial, cu toate modulele incluse, de 60 de zile.

Parteneri

Know-how-ul a fost foarte important şi a fost oferit de:

●  2 hoteluri de 5 stele

●  4 multinaţionale cu peste 1.000 de angajati fiecare

●  2 firme de facility management

●  3 clădiri de birouri

●  2 parcuri logistice

●  o companie antreprenorială românească cu activităţi în zona de producţie alimentară, retail şi închiriere de spaţii comerciale

Dezvoltarea aplicaţiei SMARTHUT – soluţie software-hardware care integrează echipamente pentru facilitarea managementului clădirilor

Proiect cofinanţat din Fondul European de Dezvoltare Regională prin Programul Operaţional Competitivitate 2014 – 2020

NETLINX SYSTEMS SRL

27.05.2019

Conţinutul acestui material nu reprezintă în mod obligatoriu poziţia oficială a Uniunii Europene sau a Guvernului României