CONTEXTUL: Xerox presteaza servicii de management al documentelor de zece ani, dar pe masura ce piata s-a dezvoltat, au fost fie adaptate, fie diversificate. In urma cu trei-patru ani a aparut cererea pentru servicii de management al documentelor pentru evenimente speciale, de mare amploare.

DECIZIA: In toamna anului trecut, Xerox Romania a anuntat formarea unui pachet de servicii de nisa, dedicat evenimentelor speciale sau companiilor care au nevoie de o solutie temporara de externalizare a fluxului de procesare a documentelor.

EFECTELE: Datorita acestui nou tip de servicii, Xerox Romania a incheiat noi contracte pe termen lung, care au adus diviziei de servicii venituri importante.

Xerox Romania a lansat in toamna anului trecut un pachet de servicii dedicat evenimentelor speciale sau companiilor care au nevoie de o solutie temporara de externalizare a fluxului de procesare a documentelor.

Corpul Expertilor Contabili si Contabililor Autorizati din Romania este unul dintre clientii Xerox care au nevoie de un astfel de serviciu. Atunci cand organizeaza examene pentru atestare, institutia are nevoie de imprimarea, in conditii de confidentialitate absoluta, a catorva sute de fise de examen. In plus, imprimarea are loc exact in noaptea dinaintea sustinerii examenului propriu-zis.

Xerox a lucrat si pentru Congresul Mondial al Postelor, organizat la Bucuresti in septembrie 2004 si la care au participat peste 2.400 de persoane. „Organizatorii au avut nevoie de o retea impresionanta de echipamente de imprimare, de operatori foarte bine pregatiti si de posibilitatea de tiparire si finisare speciala, data fiind participarea internationala la eveniment. Limbile arabe, de pilda, folosesc un alt sens de citire a textelor, iar capsarea documentelor trebuia facuta in concordanta cu acest detaliu“, explica Razvan Botezatu, manager al Xerox Global Services pentru Romania si Republica Moldova.

Ulterior, acest gen de servicii au fost solicitate si de alte companii sau organizatori de evenimente care cautau, urgent si pentru perioade scurte de timp, echipamente de tiparire si operatori care sa-i ajute. Astfel, observand nisa de piata, Xerox a decis in urma cu un an de zile sa formeze o echipa dedicata serviciilor de suport pentru evenimente speciale. „Organizatorii de evenimente si o parte din clientii obisnuiti cauta solutii la cheie pentru tot ce inseamna tiparirea de documente“, spune Botezatu.

Atunci cand se confrunta cu un eveniment de o asemenea amploare, Xerox incepe cu o evaluare preliminara a necesarului de echipamente, de consumabile si de personal specializat. Echipa asigura apoi transportul si instalarea echipamentelor, precum si asistenta tehnica pe tot parcursul evenimentului. Echipamentele pot fi instalate atat la compania-client, cat si intr-un alt amplasament ales de acesta. In situatii deosebite, cand organizatorul are deja propriile masini, Xerox poate realiza o configuratie de echipamente.

Echipa Xerox a mai lucrat si pentru Eurovision-ul Copiilor sau pentru Congresul Francofoniei - organizat la Bucuresti intre 24 si 29 septembrie 2006 si care a avut peste 3.000 de participanti, printre care sefi de state si ministri de externe. „In acest caz, Xerox a mobilizat 24 de persoane si a instalat 12 echipamente de multiplicare, in doua locuri, timp de 20 de zile. La eveniment au participat peste 3.000 de persoane si au fost tiparite aproximativ 150.000 de documente“, isi aminteste Botezatu.

Ulterior, Xerox a mai identificat ca potentiali beneficiari ai acestor servicii si companiile care au nevoie de back-up pentru managementul documentelor in situatii de forta majora sau companiile ce au nevoie de externalizarea temporara a productiei de documente. Datorita acestui tip de contract, spune Botezatu, compania a castigat clienti importanti din zona bunurilor de larg consum. „Intr-o prima instanta, ne-au solicitat pentru conferinte nationale sau intalniri regionale, dar apoi am incheiat contracte de servicii mai complexe de management al documentelor pe termen lung“, spune Razvan Botezatu.

Xerox Romania a realizat anul trecut o cifra de afaceri de 39,8 milioane de euro, in crestere cu 16% fata de 2005. Dupa cum spune Razvan Botezatu, pentru acest an divizia de servicii continua sa fie principalul motor de crestere a veniturilor companiei, miza cea mai mare fiind externalizarea serviciilor de pe piata companiilor.