Să ne imaginăm o cameră plină cu dosare şi documente fizice, fiecare clipă de căutare sau arhivare consumând timp preţios. Acesta este scenariul cu care se confruntă multe companii care încă se bazează pe metode tradiţionale de gestionare a informaţiilor. Dar în era digitală, tehnologia schimbă radical acest proces, transformând ceea ce ar putea dura luni întregi într-o operaţiune de doar câteva ore. Andrei Negulescu, expert în digitalizarea afacerilor, a explicat pentru BUSINESS Magazin cum tehnologiile de digitalizare şi inteligenţa artificială pot reduce semnificativ timpul necesar pentru gestionarea documentelor.

Am avut recent un proiect cu o companie care avea în jur de 14.000 de contracte istorice şi nu puteau să le urmărească. Ca să imporţi într-un sistem 14.000 de contracte manual, când încarci manual contractele într-un sistem digital, încarci contractul şi după aceea pui titlul contractului, parteneri, dată de expirare, subiect etc. Iar la 14.000 de contracte toată treaba asta durează aproximativ doi ani. Însă noi am instruit modelul de AI (inteligenţă artificială) care să extragă automat din contracte care sunt complet nestructurate cele 25 de etichete, de metadate relevante - cum am spus, titlu, număr şi aşa mai departe - şi am importat 14.000 de contracte în opt ore, toate indexate, puse automat în foldere, ordonat.

Asta era ceva imposibil de făcut înainte de large language model (LLM)”, a spus într-un interviu pentru BM Andrei Negulescu, strategic digitalisation manager în cadrul Matricia Solutions – companie românească care furnizează soluţii software pentru mediul de business. 

El a explicat că prin integrarea unui sistem cloud, documentele pot fi încărcate rapid şi gestionate eficient, iar inteligenţa artificială ajută la analiza şi interpretarea acestora, economisind resurse şi sporind acurateţea procesului.

Un alt exemplu oferit de Andrei Negulescu este folosirea AI pentru a reduce timpul şi a avea dimensiunea amprentei de carbon a unei companii. „Folosim AI pentru a ajuta companiile cu auditul asupra mediului – toate companiile trebuie să facă acest audit, să ofere o dimensiune a amprentei de carbon. Deci ar trebui să încarce nişte informaţii despre cât curent au consumat, care sunt resursele pe care le folosesc. Aspect care aduce o nebunie într-o companie mare, trebuie să angajeze oameni pe zona asta, care trebuie să se uite în business, să caute informaţiile de care au nevoie, să le separe şi să calculeze. Ce să vezi? Nu multe companii au acces la facturile lor de la furnizori şi cu AI noi ne uităm care sunt facturile care au legătură cu consumul de curent electric, cu alte resurse şi aşa mai departe şi ajungem la rezultatul dorit. Ele sunt date nestructurate, pe care AI ţi le structurează.”

Ce cale alegi? Când un manager sau antreprenor vrea să digitalizeze o companie are două opţiuni: să apeleze la soluţii de contract management dedicate, care se găsesc pe internet, sau să înceapă un proces cu o firmă care îi poate oferi un produs personalizat. „Găseşti soluţii şi pe internet, costă puţin şi fac doar un singur lucru, dar dacă iei această decizie în şapte ani o să ai 30-40 de soluţii deconectate care vor avea fiecare nevoie de oameni care să le cunoască, să ştie să le utilizeze. Asta complică mult, ajungi să ai un departament care gestionează aceste soluţii. Şi mai e soluţia în care iei o platformă ca Laserfiche care permite integrarea diverselor funcţionalităţi, spre exemplu începi cu contract management, apoi adaugi zona de facturi, apoi gestionezi documentele de proiect, gestionezi concediile, practic doar extinzi platforma, ai acelaşi cost de licenţe, iar oamenii sunt deja obişnuiţi cu ea, doar au noi funcţionalităţi la dispoziţie”, explică Andrei Negulescu.

La Matricia Solutions, procesul de digitalizare începe cu un interviu cu managerul companiei care îşi doreşte să facă pasul acesta. „În momentul în care o companie vrea să se digitalizeze, vine la noi şi avem o primă discuţie. Noi nu vindem televizoare, vindem soluţii IT care sunt făcute pentru compania respectivă şi asta înseamnă că soluţia trebuie să fie mapată pe procesele companiei, pe interesele companiei. Aşa că avem un interviu cu acea persoană care povesteşte cum funcţionează, cum lucrează, unde «doare», de ce «doare», cât de repede să fie. Se iau nişte decizii, închidem discuţia, noi ne întoarcem acasă, ne facem temele şi după aceea facem un proof of concept (POC), configurăm soluţia, arătăm acel POC”, povesteşte Andrei Negulescu.

Tot el adăugă că în general managerilor le e foarte greu să înţeleagă ce le este prezentat, ceea ce înseamnă că atunci când aleg o companie care dezvoltă software o fac pentru că au încredere în ce poate să le ofere. „Pentru că tot acest proces vine după ce semnăm oferta, discutăm şi stabilim preţurile. Iar pentru că digitalizarea înseamnă şi riscuri pentru că nu ştii ce se poate întâmpla şi proiectul poate dura mai mult sau poate depăşi bugetul, suntem transparenţi şi le explicăm cum gestionăm noi proiectul astfel încât să nu apară cerinţe în plus, să nu ne ducem în <<bălării>> cu soluţia şi să atingem beneficiile dorite în bugetul şi timpul stabil.”

După interviul cu managerul companiei urmează discuţiile cu oamenii care vor folosi soluţia implementată. „Apoi merge mai jos către angajaţii care fac procesul respectiv, să înţelegem cum lucrează şi ce nevoi au şi apoi începem configurarea. Configurăm o soluţie, construim procesele, structurile de documente şi le arătăm: «Uite asta am făcut, e OK, nu e OK, cum ar trebui să mergem mai departe?». Dacă apar cerinţe în plus le discutăm cu ei şi apoi ajungem în faza de testare, training şi «go live» (punere în practică/lansare oficială). Aceşti paşi sunt foarte importanţi.”

Însă, pentru ca tot procesul să poată fi dus până la final, compania trebuie să respecte paşii şi să-şi facă scenariile de teste. „Noi nu avem cum să facem testele, trebuie să facem totul împreună cu clientul, iar ei trebuie să aibă o echipă dedicată pentru asta. Sfatul meu pentru toţi managerii care vor să digitalizeze şi să integreze un sistem este ca mai întâi să îşi facă un plan cu cele mai importante obiective pentru că nu poţi să stai să asculţi fiecare doleanţă a fiecărui utilizator/angajat. Oamenii vor avea tot felul de cerinţe – spre exemplu că vor ceva să fie o iconiţă pe ecran mai la stânga, mai la dreapta - şi asta poate duce la creşterea timpului de dezvoltare şi implementare al proiectului”, explică Andrei Negulescu.

În ceea ce priveşte avantajele aduse de implementarea unei platforme precum Laserfiche de la Matricia Solutions acestea sunt în zona de cost. „Beneficiul e în zona de costuri pentru că tu plăteşti pentru un sistem, o implementare, care e proiectul şi o licenţă. Ai două zone din care enonomiseşti bani când implementez un asemenea sistem. Prima este riscul, deci care e riscul să se piardă documente, să pierzi o licitaţie, să pierzi din cauză că n-ai avut ordine în documente şi cealaltă zonă este cea de oameni. Câţi oameni care ar putea să facă lucruri care aduc mai multă valoare stau să <<mângâie>> hârtii şi dacă îţi reiese că ai doi oameni care fac asta full-time, în general eşti peste costul de licenţă al platformei, cum ar veni. Adică e un beneficiu clar financiar. Şi frumuseţea e că platforma scalează. Adică ai acelaşi cost de licenţă pe un număr de oameni/utilizatori dar tu poţi să o foloseşti pe câte procese vrei şi să extinzi funcţionalităţile.”

Andrei Negulescu consideră că pe angajaţi nu tehnologia în sine îi „sperie” şi le aduce nelinişte ci schimbarea pe care integrarea acesteia o aduce în procesele şi activităţile lor de zi cu zi, astfel că este nevoie de un timp de acomodare şi tranziţie. „Am observat că oamenii nu se sperie că sunt daţi afară şi că tehnologia le ia locul ci mai degrabă le este frică de schimbarea pe care o aduce tehnologia. Pentru că în momentul în care vine digitalizarea peste ei, se schimbă statu-quo-ul. Şi oamenilor le place să rămână în modul de lucru pe care îl cunosc, cu care sunt confortabili. Şi când tu vii şi le dai un sistem care optimizează modul de lucru, perioada de tranziţie este dificilă pentru ei pentru că în general ei lucrează pe chestiuni critice, adică nu e ca şi cum îşi iau câte o săptămână liberă doar să înveţe un nou mod de lucru. Trebuie să facă tranziţia deodată şi sunt iritaţi. Şi atunci opun foarte multă rezistenţă.”

Pe de altă parte, reprezentantul Matricia Solutions spune că în cazurile cu care a interacţionat el, oamenii din companiile care au apelat la digitalizare au fost păstraţi în companie. „În cazurile pe care le am văzut noi la companiile în care am avut proiecte oamenii au fost păstraţi în companie pentru că foarte des procesele pe care le digitalizăm noi deşi sunt cele mai «simpliste», sau cel puţin aşa le percepem noi, ele pot fi gestionate doar de oameni care cunosc foarte bine compania şi nu le poate gestiona decât unu om care înţelege foarte bine businessul. Deci, prin urmare, oamenii rămân în companii.” 

Matricia Solutions, companie cu afaceri de 2,1 milioane de euro în 2024, o creştere de peste 31% faţă de anul precedent, are în portofoliul de clienţi companii din zona de bancking, energie şi construncţii. În 2024, Matricia Solutions a atras opt noi clienţi în portofoliu. „Sunt foarte multe companii de construcţie în România care merg foarte bine, au cifre foarte bune şi zona de documente nu e acoperită. Practic în construcţii sunt tone de documente, efectiv camere întregi de documente, certificate de conformitate pentru fiecare piesă şi bucăţică care e pusă într-o casă. Anul trecut portofoliul a crescut, am avut vreo opt sau nouă clienţi noi, noi obişnuiam să avem doi, trei clienţi pe an. Asta s-a îmtâmplat şi pentru că am avut o zonă pe e-factura care a fost o oportunitate, dar am avut şi clienţi care au vrut să-şi digitalizeze procese grele. Şi la noi procesele de vânzare pot să dureze foarte mult. Avem clienţi cu care am început discuţiile acum un an - un an şi jumătate, pentru că cu cât e mai mare compania, cu atât e nevoie de mai multe aprobări, discuţii. Dar suntem încrezători că vom semna anul acesta cu toate companiile cu care am avut discuţii”, mai spune Andrei Negulescu. El adăugă şi că se observă un interes crescut din partea companiilor de a-şi digitaliza procesele interne.

„Se vede că e o prioritate mare pe digitalizare, mai ales pe zona de AI, pe care noi acum o explorăm mult. Şi cred că mai este în continuare nevoie de digitalizare în zona de banking care are nevoie pe anumite procese. Acum noi când zicem digitalizare în  banking ne gândim la aplicaţia de home bank. Acesta e abia primul pas, te duci către client, dar o bancă are multe operaţiuni interne care pot fi optimizate şi care sunt foarte diverse”, punctează Andrei Negulescu.  

Carte de vizită Andrei Negulescu

1. 25 de ani, a studiat la Rotterdam School of Management, Master of Science - MS, Marketing Management.

2. Îi plac arta, filosofia şi literatura, motiv pentru care cea dea doua facultate a fost cea de filosofie, tot la Rotterdam. 

3. De opt ani, adică încă din timpul facultăţii, lucrează în cadrul Matricia Solutions, timp în care a ocupat diverse funcţii, de la copywriting & marketing, la marketing & business development şi în prezent ocupă rolul de strategic manager în cadrul companiei. 

4. Între timp, Andrei Negulescu a fost mentor în cadrul Upgrade Academy, cofondator al Tasklight – companie care utilizează tehnologia pentru a schimba modul în care angajaţii lucrează în companii -, dar şi cofondator al Meticulous Education – prin care îşi propune să ajute elevii să îşi aleagă cariera şi să se pregătească pentru piaţa muncii. 

5. Printre hobbyurile şi pasiunile lui Andrei Negulescu se regăsesc cafeaua, condusul şi maşinile.

De vorbă cu Andrei Negulescu

Este mai simplu să lucrezi cu o companie care are deja anumite procese digitalizate sau să lucrezi cu o companie care nu a digitalizat nimic şi începe de la zero?

Sunt avantaje şi dezavantaje în ambele cazuri. Un avantaj în momentul în care lucrezi cu o companie care are experienţă de digitalizare e că are oameni care ştiu cum arată oferta IT, ştiu ce pot să ceară, ştiu ce nu pot să ceară, ştiu ce beneficiu poţi aduce, ştiu ce înseamnă o necesitate sau dorinţă care ar putea să lungească proiectul cu şase luni şi să nu aducă nimic concret. Un alt avantaj este că deja au nişte date, nişte sisteme şi noi tot timpul ne integrăm cu sistemele lor şi atunci avem mai multe informaţii la dispoziţie ca să le oferim noi inside-uri utile. Pe de altă parte, când e o companie care încă nu are multe soluţii IT, ai posibilitatea să le faci digitalizarea cap-coadă, ei au posibilitatea să şi-o facă într-o formă omogenă în care toţi lucrează pe aceaşi platformă, aceeaşi interfaţă, aceeaşi logică. Plus că totul e optimizat din punct de vedere costuri. Deci cred că e mai bine, e un avantaj pentru companie atunci când proiectul începe de la zero, când suntem pe un teren mai puţin digitalizat, să zic aşa.

Care au fost câteva dintre cele mai corecte/bune decizii pe care le-ai luat? 

Sunt foarte fericit cu felul în care ne-am ales prietenii, sunt foarte mulţumit de faptul că am ales să adoptăm laserfiche, că am venit România, că am ales să lucrez la relaţia cu tatăl meu, că am ales să fac filosofie. Sunt multe decizii pentru care sunt fericit, altele care n-au fost atât de bune, dar m-am ajutat să învăţ foarte mult.

Câteva greşeli din care ai învăţat? 

Când a început să fac proiecte în Matricia am crezut că pot să satisfac pe toată lumea şi că trebuie ca toată lumea să mă iubească şi să fie fericită. Şi am realizat că asta e foarte, foarte greu de făcut şi ca la final ajunge tot timpul să piardă toată lumea în încercarea mea şi atunci am început să învăţ să tratez lucrurile un pic mai rece. Asta ar fi o greşeală. 

O altă greşeală pe care am făcut-o este că de multe ori am fost extrem de impulsiv, mai ales la început. Fiind tânăr şi venind aici am vrut să dovedesc foarte multe lucruri şi să trag de foarte multe chestii, dar am avut norocul că am avut oameni maturi lângă mine care nu au permis să mergem pe direcţiile respective. Asta e frumuseţea când ai oameni lângă tine, eu n-aş face niciodată un business singur, doar dacă am un partener sau mai mulţi. Au fost multe decizii proaste dar toate cumva conduc către ceva bun, dacă ştii cum să le iei. Toţi greşim dar ideea e ce faci apoi.

Care consideri că sunt atuurile tale?

Capacitatea de a explica e unul din lucrurile care mă ajută mult. O simt ca pe o superputere pentru că mă scoate din foarte multe situaţii şi mă ajută să rezolv foarte multe situaţii cu oameni. Şi sunt foarte plin de viaţă – pe unii îi obosesc, unora le place. 

Ce sfat ai pentru tineri? 

Mie mi se pare că ei trebuie să se uite la viaţa lor holistic şi foarte rar fac asta. Ei spun că vor bani, dar de ce vor bani? „Aşa trebuie, aşa am văzut eu pe TikTok că ăştia cu bani au Lamborghini şi sunt fericiţi”. Nu sunt fericiţi, de unde ştii că sunt fericiţi? Dacă simt nevoia să posteze atât de des pe internet poate că nu sunt chiar convinşi că sunt fericiţi, poate trebuie să se convingă. Mi se pare foarte important să nu tratezi aspectele vieţii tale ca lucruri decuplate pentru că relaţia ta îţi influenţează jobul, care-ţi influenţează prieteniile, care influenţează tot. Şi ar trebui să se bucure de construcţie, de procesul de a construi lucruri, nu să sară din una în alta, să aştepte tot timpul rezultatul pentru că rezultatul de fapt e bun timp de 15 minute - se numeşte adaptare hedonică şi înseamnă că în momentul în care ai un succes îţi creşte nivelul de fericire, dar el nu stă niciodată la acel nivel, e făcut ca tot timpul să revină la base-line-ul lui. Dacă eşti fericit sau dacă primeşti ceva ai sentimentul de fericire, dar pentru scurt timp, iar în ziua următoare eşti trist şi te întrebi de ce te-ai întristat. Dar tu nu te-ai întristat, doar ai revenit la nivelul normal. De aceea consider că trebuie să ne bucurăm de tot ce facem.