Ca si dinamita, e-mail-ul isi arata - daca e manuit fara grija - si potentialul distructiv. Nu ucide, e adevarat, dar costa. Fara el afacerile s-ar lega mai greu. Cu el, insa, stresul creste si capata noi forme, productivitatea scade si companiile sunt nevoite sa achite nota de plata, avand pe deasupra si manageri nevrozati din pricina ca-si petrec 3-4 ore pe zi cu nasul in Inbox. Un avocat de afaceri, Daniel Badea, pare convins chiar ca 14 ore pe zi e-mail-ul e "sursa raului din viata noastra".

EXERCITIU DE IMAGINATIE: E luni dimineata. Deschideti computerul, apoi programul de e-mail, urmariti cum se umple Inbox-ul si va ganditi ce simpla era viata, totusi, fara e-mail. Va trece la un moment dat prin minte sa le cereti angajatilor sa lucreze fara e-mail timp de o saptamana - veti scapa si dvs., si ei de cosmarul e-mail-ului. De ce n-o faceti?

Cu greu am putea estima ce impact ar avea o saptamana fara e-mail asupra afacerilor unei firme din Romania, pentru ca studii extensive despre rolul e-mail-ului nu s-au facut aici. Dar americanii, potrivit unei cercetari facute in 2005 pe 1.000 de companii, au ajuns la concluzia ca afacerile se negociaza acum intr-o naucitoare proportie de 70% prin e-mail.

Iar, din raspunsurile pe care 20 de manageri romani le-au dat la intrebarile BUSINESS Magazin, reies cat se poate de clar doua lucruri: e-mail-ul e absolut indispensabil in afaceri (Florin Talpes de la Softwin a folosit chiar cuvantul "dependenta" pentru a descrie relatia lui cu posta electronica) si se numara, la aproape toti managerii care au raspuns, printre primii trei factori de stres personal. Un impact destul de serios al unui maruntis pe care dictionarul explicativ il descrie in doar doua cuvinte: "posta electronica".

Un studiu facut de Oracle in 2003 arata ca probabilitatea de a folosi e-mail-ul pentru a comunica e de doua ori mai mare decat cea de a utiliza telefonul - iar 53% dintre respondenti au spus ca productivitatea lor scade cand nu au acces la casuta postala.

Pe langa faptul ca e un drog tehnologic - sau poate tocmai de aceea - e-mail-ul e, in acelasi timp, un nesatios devorator de resurse, fie ca e vorba de servere ori de timp pierdut. Curatenia din Inbox, adica sortarea sau stergerea mesajelor, e una dintre principalele cauze ale statului la birou peste program. Ca sa nu mai vorbim de prima zi de lucru de dupa vacanta, pe care cei mai multi angajati si-o petrec citind, raspunzand, stergand si impartind pe categorii sutele de e-mail-uri care le inunda Inbox-ul. E natural atunci ca managerii sa ia decizia de a investi in tehnologie, de a redacta proceduri de lucru cu e-mail-ul in organizatie sau de a impune angajatilor restrictii, urmarind prin acestea cresterea eficientei muncii (45% dintre cazuri, potrivit unui studiu AIIM/KCI din 2005), cresterea profitului si a performantelor (10%) si reducerea costurilor (25%).

UN FLUVIU DE MESAJE. Chiar fara masuratori riguroase cum sunt cele facute de organizatiile straine specializate, managerii romani stiu din experienta proprie ca e-mail-ul este o binecuvantare, dar si o pacoste, in primul rand din pricina volumului mare de mesaje primite. Cu e-mail-ul iti incepi ziua, prin el discuti afaceri, concepi proiecte, tii legatura cu oamenii-cheie din companie, stabilesti intalniri, capeti informatii si stabilesti termene. Dintre cei 20 de manageri care au raspuns unui chestionar initiat de BUSINESS Magazin, doar trei spun ca primesc zilnic mai putin de 100 de mesaje. Media tinde mai degraba spre 150-200.

O parte dintre ele sunt necesare, o parte nu. Cele inutile se impart in doua categorii: SPAM si mesaje de la colegi sau prieteni care apasa butonul "Send" fara sa-si puna problema ca un e-mail trimis fara rost inseamna cateva minute irosite pentru destinatar. Mesajele SPAM ocupa ceva volum in Inbox-urile managerilor intervievati de BUSINESS Magazin. Dintre cele 300 de mesaje pe care Radu Georgescu, presedintele GeCad, le primeste zilnic, circa 200 sunt SPAM. Liviu Dragan, directorul general al TotalSoft, spune ca are de sters zilnic cam 50 de e-mailuri SPAM, adica jumatate din mesajele primite. Dar SPAM primeste orice om care are un cont de e-mail - inclusiv Bill Gates, care spunea amuzat acum cativa ani ca parte dintre SPAM-urile lui sunt de la finantatori care-i ofera imprumuturi si parte sunt mesaje prin care i se explica cum s-ar putea imbogati rapid.

Dar nu SPAM-ul pare a fi cea mai mare problema - cei care s-au specializat in managementul Inbox-ului spun ca mesajele nesolicitate oricum pot fi sterse fara remuscari inainte de a fi deschise. Adevarata problema sunt anumite mesaje care vin de la prieteni si colegi, si care consuma absolut inutil timpul unui utilizator. Pe primul loc la aceasta sectiune ar fi mesajele Cc: (Carbon copy) ori Bcc: (Blind carbon copy), la care destinatarul e doar o terta parte despre care expeditorul crede ca trebuie informata. (Bogdan Georgescu, directorul general al companiei imobiliare Colliers International, spune ca jumatate dintre mesajele inutile pe care le primeste sunt de la proprii angajati, dar ca, desi a cautat, nu a gasit inca o solutie pentru a scapa de mesajele inutile.) Urmeaza mesajele de tip "corporate junk", apoi e-mail-urile de tip "FYI" (for your information, adica "spre informare"), cele care ar trebui adresate altcuiva, ca sa nu mai vorbim de link-urile trimise fara vreo explicatie, de bancuri sau de fisiere PowerPoint cu peisaje, flori si filozofii de viata.

Irinel Burloiu, business development manager la Intel, spune ca primeste in fiecare zi minimum 300 de mesaje, dintre care 70% sunt inutile, si ca nu reuseste sa raspunda la toate in timp util (pentru a raspunde intrebarilor trimise de BUSINESS Magazin prin e-mail, Irinel Burloiu si-a luat un ragaz de sase zile).

CITITI AICI ARTICOLUL INTEGRAL din martie 2006.