Criza sanitară provocată de apariţia pandemiei de COVID-19 a adus schimbări ireversibile în companiile de pretutindeni, indiferent de dimensiunea acestora. Unul dintre primele sectoare vizate a fost cel al birourilor în care echipele îşi desfăşoară activitatea. Alin Ghenea, Commercial Director al Project1, companie specializată în amenajarea spaţiilor de birouri, a realizat pentru Business MAGAZIN o radiografie a spaţiului de lucru ideal şi a vorbit despre tendinţele care se vor remarca în zona office din era postpandemică.

„Până acum, companiile luau în calcul criterii destul de simple când se gândeau la bunăstarea angajaţilor: un spaţiu care să arate bine, scaune confortabile, o bucătărie utilată. Astăzi, companiile îşi doresc ca spaţiul să fie atât de atrăgător, încât angajaţii să se întoarcă la birou fără să simtă că fac un compromis faţă de confortul oferit de munca de acasă. Un angajat îngrijorat că nu este în siguranţă la birou nu va putea fi productiv sau creativ, fiindcă va evita în permanenţă situaţiile care îi provoacă anxietate, precum lucrul cu colegii şi utilizarea spaţiilor comune”, descrie Alin Ghenea, Commercial Director Project1, perspectiva sa asupra spaţiilor de birouri postpandemie.

Compania Project1 a fost înfiinţată în anul 2019 de trei antreprenori români: Valentin Nour, Ştefan Olaru şi Tudor Chindea. Businessul se axează pe servicii ce includ, printre altele, fit out, design interior, achiziţie şi montaj de mobilier şi accesorii, construcţie şi compartimentare, obţinere de permise şi avize de construcţie, servicii de relocare, servicii de mentenanţă. Complementar specializării în spaţii de birouri, în 2021 compania şi-a extins activitatea către zona industrial şi rezidenţial, cu câteva proiecte deja în derulare.

În prezent, echipa numără 53 de angajaţi, 18 dintre ei fiind ingineri constructori. „Echipele de subcontractori însumează la rândul lor peste 350 de persoane, care pot fi mobilizate pentru proiecte desfăşurate pe teritoriul României sau Europei. Project1 activează prin parcul auto şi reţeaua proprie de depozite din Bucureşti, Timişoara şi Iaşi. „În Bucureşti şi Timişoara, clienţii pot vizita showroomurile noastre, atât pentru întâlniri cu reprezentanţii companiei, cât şi pentru vizualizarea produselor de mobilier şi fit out de la branduri precum Vitra, ShawContract, Occhio, Walter Knoll, Dinesen”, explică Alin Ghenea.

„Dacă s-ar face o radiografie a spaţiului de lucru ideal, acesta ar trebui să includă: puncte de lucru individuale clasice, puncte de lucru izolate prin cabine sau panouri despărţitoare, spaţii pentru socializare şi co-working, spaţii de relaxare, săli de şedinte de diferite dimensiuni, zona pentru luat masa, dar şi o zonă agilă, ce poate fi personalizată şi reconfigurată în funcţie de diferite necesităţi (training, relaxare, co-working, etc.).”

Alin Ghenea, Commercial Director al Project1

În mai puţin de doi ani de la înfiinţare, afacerea a derulat proiecte în valoare de peste 28 milioane de euro pentru 128 de clienţi, cu preponderenţă companii multinaţionale, dar şi companii româneşti de renume. Compania a încheiat anul 2020 cu o cifră de afaceri de 14,3 milioane de euro, în creştere cu 54% faţă de anul anterior, în care a înregistrat venituri de 9,4 milioane de euro. „În ciuda pandemiei, piaţa de birouri nu s-a oprit din investiţii. Acestea au fost doar încetinite sau amânate, însă contractele în derulare au fost continuate şi au existat oportunităţi noi.” La nivelul anului curent, Alin Ghenea spune că încă din primele luni au observat o efervescenţă pe piaţa de real estate, majoritatea companiilor având în plan reîntoarcerea tuturor angajaţilor la birou în cursul acestui an sau cel târziu la începutul anului viitor. „Până la această dată avem contracte semnate în valoare de 6,5 milioane de euro şi estimăm o cifră de afaceri de peste 20 milioane de euro.”

Soluţii noi pentru probleme noi

Unul dintre paşii cărora echipa Project1 le acordă cea mai mare atenţie este planificarea spaţiilor de birouri. „Principalul motiv este că, deşi există o serie de reguli generale, spaţiul de birouri trebuie să reflecte profilul, nevoile şi obiectivele companiei pentru care este creat. Nu există o reţetă care se poate aplica în orice caz, pentru că nu toate companiile sunt la fel. Dincolo de aspectele estetice şi de piesele de mobilier alese, se iau în calcul elemente precum raportul dintre suprafaţă şi numărul de angajaţi, tipul de activitate (dacă angajaţii lucrează individual sau în grupuri, dacă au loc întâlniri frevente, etc.), necesarul privind sălile de şedinţe sau atitudinea companiei privind sustenabilitatea şi grija faţă de mediu.”

Potrivit lui, cea mai puternică tendinţă remarcată pe fondul apariţiei crizei sanitare, încă din primele luni, mai ales pentru companiile care din cauza tipologiei activităţii au fost nevoite să cheme în continuare angajaţii la birou, este regândirea spaţiului. O primă soluţie găsită a fost cea a panourilor de compartimentare, pentru a crea o delimitare între punctele de lucru. Acolo unde a fost posibil, birourile au fost distanţate şi rearanjate astfel încât angajaţii să lucreze la distanţe de minimum 2 metri unii de alţii.

S-a acordat o atenţie foarte mare şi aspectelor ce ţin de calitatea aerului, de igienizarea spaţiului şi a apei, dar şi de semnalizarea căilor de acces. „Am avut multe cereri pentru modificarea instalaţiilor de ventilaţie şi pentru instalarea unor filtre de aer performante, care nu doar că purifică aerul de particulele poluante şi praf, ci distrug şi viruşi şi bacterii. Am adus soluţii pentru purificarea apei ce pot fi acţionate prin pedale, pentru a reduce contactul tactil cu obiectele folosite în comun de mai multe persoane.”

O altă tehnologie nou apărută în contextul pandemiei este utilizarea unui software de management al spaţiului de birouri. „Project1 a adus în premieră în România Flowscape, o soluţie ce îţi permite să monitorizezi gradul de ocupare a biroului, să rezervi săli de şedinţe sau porturi de lucru şi să fluidizezi astfel traficul în interiorul spaţiilor de lucru. Este o soluţie adoptată în special de companiile care au ales programul de lucru hibrid, pentru ca angajaţii care vin doar în anumite zile la birou să vadă ce zone sunt libere şi unde se pot aşeza pentru a-şi îndeplini sarcinile.”

Nu în ultimul rând, aşa cum era de aşteptat, companiile au devenit interesate de soluţii care asigură igienizarea spaţiului astfel încât angajaţii să se simtă în siguranţă, mai ales în zonele biroului unde au loc şedinţe sau întâlniri. „Am pus la dispoziţia acestor clienţi produsele Vetrospace, cabine de diferite dimensiuni, complet personalizabile, în care aerul şi suprafeţele sunt igienizate continuu prin filtre de aer şi lumini speciale, chiar şi atunci când înăuntru se află persoane. Am instalat astfel de cabine atât pentru convorbiri telefonice, cât şi pentru săli de şedinţe de

6-8 persoane.”

Alin Ghenea spune că managementul companiilor multinaţionale din ţara noastră a fost întotdeauna atent la calitatea spaţiului de lucru, fapt dovedit de ultimele birouri amenajate de companii din Big Tech în oraşe ca Bucureşti sau Iaşi. „Spaţiul de birouri este oglinda culturii organizaţionale a unei companii. Este cadrul în care compania poate să transmită cel mai eficient valorile, misiunea, personalitatea brandului şi să construiască o atmosferă de lucru potrivită obiectivelor sale. La birou, echipa poate fi încurajată cu uşurinţă să privească spre un ţel comun şi să  fie motivată de productivitatea şi implicarea fiecărui membru în parte, iar apartenenţa la cultura organizaţională este unul dintre principalele motive care ar trebui să aducă oamenii înapoi în spaţiul de birouri. (…) De ani buni, firmele care dau importanţă retenţiei de personal investesc cel puţin 20% – 25% din cheltuielile lor lunare avute cu spaţiul în amenajarea iniţială.” În prezent, remarcă el, pe măsură ce campania de vaccinare anti-COVID-19 avansează, companiile multinaţionale lucrează la elaborarea planurilor de a atrage angajaţii la birou. „Costurile de real estate nu se vor modifica prea mult. Cu toate că vor fi mai puţini oameni în birou, este nevoie de mai mult spaţiu pentru a crea distanţarea.”

Despre costul serviciilor pe care compania le oferă, având în vedere complexitatea acestora, preţurile acoperă o paletă foarte largă de bugete şi tipuri de proiecte. „Preţul diferă, de exemplu, dacă discutăm despre achiziţia unui număr redus de piese de mobilier sau dacă ne referim la organizarea şi compartimentarea propriu-zisă a spaţiilor, adaptarea şi reconfigurarea instalaţiilor mecanice şi electrice, decoraţiunile arhitecturale şi achiziţia mobilierului. În medie, clienţii noştri investesc aproximativ 500 de euro/mp Ă TVA în amenajarea şi mobilarea unui spaţiu de birouri de clasa A.”

Ecuaţia spaţiului de birou ideal

Alin Ghenea este de părere că mediul de lucru are un impact extrem de mare asupra productivităţii unui angajat. „De luni până vineri ne petrecem majoritatea zilei la birou, acolo unde nu trebuie să fim doar eficienţi şi motivaţi, ci şi suficient de mulţumiţi. Conceptul de wellbeing la birou nu este deloc nou, însă a primit valenţe diferite odată cu pandemia.”

Astfel, pentru ca mediul de lucru să fie optim în susţinerea unei echipe performante, compania trebuie să ia în calcul o mulţime de aspecte ce pot influenţa productivitatea şi creativitatea, cele mai importante fiind: estetica spaţiului – deoarece un spaţiu tern şi învechit induce monotonia şi apatia; funcţionalitatea spaţiului – căi de acces, culoare de trecere, dispunerea punctelor de lucru; confortul – ergonomia postului de lucru, calitatea materialelor; socializarea – spaţii destinate socializării şi lucrului în echipă; spaţii de relaxare – existenţa unor colţuri sau zone pentru pauze, unde angajaţii pot petrece câteva minute departe de punctul de lucru; bucătăria sau cafeneaua – pauza de masă fiind element important al programului de lucru; accesul la tehnologie – reţea energetică funcţională, wi-fi performant; temperatura din mediul de lucru; lumina din întregul spaţiu şi lumina din punctul de lucru; zgomotul ambiental şi calitatea aerului. „Dacă s-ar face o radiografie a spaţiului de lucru ideal, acesta ar trebui să includă: puncte de lucru individuale clasice, puncte de lucru izolate prin cabine sau panouri despărţitoare, spaţii pentru socializare şi co-working, spaţii de relaxare, săli de şedinte de diferite dimensiuni, zona pentru luat masa, dar şi o zonă agile, ce poate fi personalizată şi reconfigurată în funcţie de diferite necesităţi (training, relaxare, co-working, etc.).”

Prin urmare, pentru un ambient sigur, mai ales în contextul actual, reprezentanţii Project1 sfătuiesc companiile să ia în calcul următoarele tipuri de produse şi servicii: soluţii pentru purificarea aerului şi apei, soluţii de compartimentare a spaţiului uşor de montat şi mutat (panouri textile), cabine individuale – închise sau deschise, materiale de calitate uşor de curăţat şi igienizat, pardoseli din materiale rezistente la curăţare frecventă, dar şi cât mai multe plante şi jardiniere de interior.

Regimul hibrid, o sabie cu două tăişuri

Potrivit lui Alin Ghenea, cel mai mare avantaj al regimului de lucru de la birou este, de departe, sentimentul de apartenenţă. „Acesta este şi principalul motiv pentru care angajaţii îşi doresc să se întoarcă la birou – să intre în contact cu colegii, să socializeze, să se bucure de validare. Cultura organizaţională poate fi păstrată cu succes doar atunci când angajaţii se află fizic în spaţiu, măcar câteva zile pe săptămână. În cazul majorităţii companiilor cu care am discutat în această perioadă, munca de acasă nu a ridicat probleme majore în privinţa eficienţei angajaţilor, ci mai degrabă a afectat spiritul de echipă şi a redus entuziasmul, lucruri reflectate şi în calitatea muncii. Mai ales acolo unde este vorba de sarcini ce implică mai multe departamente, pandemia a îngreunat procesele, iar angajaţii au recunoscut că le este mult mai greu să lucreze împreună.” Un alt avantaj al mersului la birou, remarcă el, este spaţiul de lucru. „Pentru mulţi angajaţi, crearea unui birou în locuinţă a fost extrem de dificilă, în lipsa spaţiului şi mobilierului adecvate. Cei care nu au fost susţinuţi de companie cu soluţii pentru biroul de acasă au resimţit lipsa unui scaun ergonomic, a unui spaţiu liniştit şi dedicat, unde să nu fie deranjaţi şi să se poată concentra.”

Pe de altă parte, mult vehiculatul model hibrid este, în viziunea lui, o sabie cu două tăişuri. „Realitatea este că unii angajaţi, care vor veni frecvent la birou, vor avea mai multe şanse să construiască relaţii cu coordonatorii de departamente sau chiar managementul. Este uman să dai mai multă încredere oameniilor cu care petreci mai mult timp, deci managementul va fi tentat să îi promoveze pe aceştia, cât şi să le ofere bonusuri mai mari. Astfel, cei care folosesc mult lucrul de acasă vor observa diferenţa din punct de vedere al carierei şi astfel este foarte probabil că se vor îndoi de eficienţa modelului hibrid, deci al lucrului de acasă.”

Birourile viitorului

Alin Ghenea spune că birourile post-pandemie vor fi gândite pentru a lua în calcul cinci concepte esenţiale, primul fiind protecţia şi siguranţa. „Cu siguranţă, prioritatea angajaţilor este să redescopere un mediu de lucru sigur. Conştientizarea prezenţei riscului de răspândire a virusurilor şi bacteriilor impune implementarea unor elemente ca: signalistică pentru orientare în spaţiu, soluţii de mobilier uşor de igienizat, distanţare socială şi staţii pentru dezinfectarea mâinilor în zonele aglomerate.”

Din punctul de vedere al flexibilităţii, organizaţiile trebuie să decidă rapid dacă modelele hibrid, cu centru de operaţiuni central (hub) sau distribuit sunt relevante pentru culturile lor organizaţionale, notează el. „Spaţii de lucru agile, flexibile, uşor de configurat ar trebui să faciliteze întoarcerea angajaţilor la birou, pentru că le oferă libertatea de a alege cum îşi doresc să lucreze, care este astăzi o condiţie pentru confortul personal.” Elementul flexibilităţii poate fi adăugat prin implementarea unui program flexibil şi prin alegerea unui spaţiu flexibil. „În privinţa primului, majoritatea companiilor încep în această perioadă să testeze diferite scenarii de muncă în regim hibrid sau program flexibil, din două motive: unii angajaţi au găsit avantaje în munca de acasă şi vor să continue, măcar câteva zile pe lună, şi programul flexibil poate facilita aerisirea birourilor şi reducerea numărului de persoane prezente simultan în spaţiu. În privinţa flexibilităţii spaţiului, aminteam anterior de spaţiile agile. Acest concept presupune selectarea anumitor piese de mobilier şi accesorii care pot fi rearanjate în diferite  configuraţii, pentru a răspunde mai multor nevoi: o serie de mese şi scaune pot fi aranjate de exemplu ca puncte individuale de lucru, ca spaţii de co-working pentru echipe de 4-5 persoane, ca sală de curs, etc. Se adaugă soluţii precum Dancing Wall de la Vitra, un panou pe roţi care poate fi folosit ca perete despărţitor, whiteboard, prin board sau suport pentru televizor.

Tehnologia rămâne şi ea crucială, nu doar pentru că a permis o comunicare care să surmonteze distanţe, ajutând la păstrarea unei colaborări facile între echipe, ci şi pentru că o vom folosi şi pentru a utiliza spaţiile – să le ventilăm, să le încălzim sau să le răcim. Tehnologia ne va ajuta să maximizăm eficienţa echipamentelor de climatizare şi să măsurăm cum este folosit mediul de lucru. Cultura, comunitea şi colaborarea reprezintă un alt aspect esenţial în era postpandemie. „Ce ne lipseşte acum, lucrând de acasă, este interacţiunea socială cu colegii. Modelul de lucru cu centru de operaţiuni central rămâne esenţial pentru a cultiva o comunitate, care să adopte misiunea organizaţiei. În plus, modul de lucru bazat pe un centru de operaţiuni central, fie că presupune întoarcerea 100% la birou sau un program de lucru hibrid, permite o interacţiune naturală, facilitează procesele de mentoring şi relaţionarea cu clienţii.” Principiile după care se ghidează companiile care au ca obiect de activitate amenajarea spaţiilor de birouri includ, de asemenea, starea de bine şi sustenabilitatea. „Pandemia are un efect evident asupra importanţei bunăstării angajaţilor. Companiile sunt mai atente la nevoile emoţionale şi provocările psihologice ale echipei, şi accentul este pus pe wellbeing ca parte integrantă a obiectivelor de creştere a performanţei. Nu în ultimul rând, pe lângă atenţia acordată sănătăţii şi siguranţei emoţionale, suntem mai responsabili în privinţa celor din jurul nostru şi în privinţa mediului. În 2021 şi în următorii ani, angajatorii trebuie să adopte un design sustanabil şi o construcţie la fel de sustenabilă.” Ghenea spune că, pentru a deveni mai sustenabile, companiile trebuie să investească în primul rând în calitate, la fel de importantă fiind şi alegerea brandurilor care folosesc materiale reciclate şi reciclabile şi care acordă o grijă sporită proceselor de fabricaţie, reducând emisiile şi volumul de materie primă. „Alegerea unor soluţii durabile ne asigură că vom beneficia de acel produs sau de acea tehnologie o perioadă cât mai lungă, fără a fi necesare reparaţii sau înlocuiri”. El oferă şi câteva exemple. „Branduri precum Vitra, care au în spate zeci de ani de tradiţie în designul, testarea şi producţia pieselor de mobilier, oferă până la 30 de ani de garanţie pentru unele produse. Vitra foloseşte o varietate de materiale plastice de înaltă calitate pentru produsele sale de mobilier, unul dintre ele fiind polipropilena reciclată pe baza unui amestec de materiale preluate din deşeurile de reciclare menajere, în special ambalaje.(…) Shaw Contract, un alt brand cu care ne mândrim să colaborăm în exclusivitate pentru piaţa din România, a fost implicat activ în proiectarea Cradle to Cradle de mai bine de 20 de ani. Cradle to Cradle presupune ca proiectarea şi producţia de produse să fie realizată în aşa fel încât, la sfârşitul vieţii lor, să poată fi cu adevărat reciclate, imitând ciclul naturii.”

„Ce ne lipseşte acum, lucrând de acasă, este interacţiunea socială cu colegii. Modelul de lucru cu centru de operaţiuni central rămâne esenţial pentru a cultiva o comunitate, care să adopte misiunea organizaţiei. În plus, modul de lucru bazat pe un centru de operaţiuni central, fie că presupune întoarcerea 100% la birou sau un program de lucru hibrid, permite o interacţiune naturală, facilitează procesele de mentoring şi relaţionarea cu clienţii.”

Alin Ghenea, Commercial Director al Project1

Pentru 2021, prioritatea echipei Project1 este să continue investiţia în soluţiile de digitalizare, un proces pe care îl iniţiaseră înainte de începutul pandemiei. „Ne dorim ca majoritatea proceselor noastre de ofertare, planificare, control şi raportare să devină digitalizate până la începutul anului viitor. Este o investiţie în transparenţă, o dovadă de respect faţă de toţi clienţii Project1 – ne dorim ca ei să aibă încrederea absolută că proiectul lor este în mâini bune şi că se pot asigura de acest lucru în orice etapă a desfăşurării lui.” Sediul Project1 din Iaşi – „un oraş în care am dezvoltat până în prezent mai multe proiecte şi în care ne dorim să avem şi un showroom pe lângă infrastructura de depozitare existentă” – este şi el ţinta bugetului investiţional al companiei, alături de dezvoltarea echipei de vânzări, care comunică direct cu clienţii. „Încercăm să ridicăm prin pregătirea acestora, dar şi al celorlalţi colegi, nivelul de asistenţă oferită clienţilor noştri, obiectivul fiind crearea, în cel mai scurt timp, a unei echipe de profesionişti care pot aduce valoare adaugată reflectată în proiectele clienţilor noştri.”