Am invitat doi absolvenţi ai programului EMBA la cursul meu de antreprenoriat din weekendul trecut. I-am rugat să le împărtăşească studenţilor din experienţa lor antreprenorială. Ei se numără printre cei peste 40% de absolvenţi care, după ce finalizează programele noastre, îşi înfiinţează propria afacere.

În cazul lor, este vorba despre o activitate de comerţ electronic, a cărei idee s-a conturat ca temă a lucrării de disertaţie, apoi s-a materializat în câteva luni prin înfiinţarea unei companii care s-a dezvoltat cu paşi siguri. Invitatul a vorbit, printre altele, despre importanţa elaborării şi urmăririi business plan-ului, chiar şi atunci când realitatea aduce modificări substanţiale la gândirea iniţială. Invitatul şi-a terminat expunerea cu un citat al lui Eisenhower: „Planurile nu înseamnă nimic, dar planificarea este totul“.

Într-adevăr, elaborarea business plan-ului suscită opinii pro şi contra. Am dezbătut chestiunea asta acum două săptămâni, la conferinţa de educaţie antreprenorială organizată de European Foundation for Management Development.

Eu sunt de partea celor care consideră ca elaborarea planului afacerii este utilă, în special în faza de start-up. Iar experienţa prezentată de absolventul EMBA a adus un nou argument. De aceea, am luat decizia să duc mai departe articolul anterior despre planul de afaceri, considerând că acest lucru este util pentru unii dintre cititori.

Planul afacerii este un document care precizează în ce constă afacerea, ce resurse şi strategii se vor folosi şi ce rezultate sunt aşteptate într-un anumit orizont de timp.

Procesul de redactare a planului afacerii este o experienţă utilă pentru antreprenor, obligându-l să se gândească într-o manieră sistematică la conceptul căruia intenţionează să-i dea viaţă. Schema pe care trebuie să o respecte în procesul de redactare a documentului îl ajută să ia în considerare toate detaliile afacerii. Astfel, poate descoperi aspecte pe care le-a trecut cu vederea în fazele anterioare şi care pot determina eşecul afacerii sau, dimpotrivă, pot fi exploatate pentru creşterea competitivităţii viitoarei companii.

Planul scris le permite cititorilor (finanţatori, potenţiali parteneri, furnizori sau angajaţi importanţi) să-şi formeze rapid o impresie despre ideea de afacere a antreprenorului.

CONŢINUTUL ŞI MODUL DE REDACTARE A BUSINESS PLAN-ULUI

Este necesar ca planul să conţină informaţiile care îi interesează pe cei cărora le este adresat (antreprenorul însuşi sau finanţatori şi potenţiali colaboratori). Să prezinte atât argumentele pentru succesul afacerii (piaţa favorabilă, preţul avantajos cu care se pot vinde produsele/serviciile, existenţa forţei de muncă cu calificarea necesară etc.), cât şi riscurile anticipate. Să detalieze cum se vor exploata oportunităţile pentru creşterea avantajului competitiv şi cum vor fi contracarate efectele riscurilor identificate. Cititorii vor fi cu atât mai precauţi cu cât antreprenorul are mai puţină experienţă, neputând lua ca referinţă performanţe anterioare. De aceea, în acest caz, rigurozitatea în elaborare este esenţială.

Este important ca planul să fie concis, clar, logic şi atractiv, ţinând seama de faptul că se adresează unor persoane ocupate, dar şi că nu toţi cititorii cunosc domeniul de activitate prezentat.

Este bine ca, în vederea definitivării, antreprenorul să roage o persoană avizată apropiată şi de încredere (un alt antreprenor, un consultant, un investitor) să citească forma aproape finală a documentului, verificând astfel dacă răspunde cerinţelor de mai sus.

CAPITOLELE MARI ale planului de afaceri sunt scrisoarea de introducere, rezumatul, planul propriu-zis şi anexele.

INTRODUCEREA este adaptată pentru fiecare cititor în parte şi explică într-un mod atractiv despre ce afacere este vorba şi ce tranzacţie reciproc avantajoasă îi propune antreprenorul cititorului, lăsând loc pentru negocieri ulterioare.

REZUMATUL. Cei interesaţi citesc în primul rând rezumatul, pentru a-şi forma o impresie generală asupra afacerii. De aceea este bine ca antreprenorul să acorde multă atenţie redactării lui, pentru a prezenta, în două - trei pagini, cele mai importante aspecte, care să capteze interesul pentru lectura întregului material. Cititorii caută aici informaţii despre etapa de dezvoltare în care se află afacerea, produsele/serviciile oferite şi beneficiile distincte şi valoroase pe care le aduc utilizatorilor, piaţa şi concurenţa înregistrată pe piaţa respectivă, detalii despre antreprenor şi angajaţii săi importanţi, care să demonstreze competenţa, credibilitatea şi implicarea lor, dar şi încrederea şi hotărârea de a reuşi.

Deşi este plasat la începutul materialului, rezumatul va fi elaborat după finalizarea planului propriu-zis.

PLANUL PROPRIU–ZIS. Este cea mai importantă parte a documentului. Conţinutul său este prezentat în Tabelul I.

Pentru a putea lua decizia de a finanţa sau colabora cu antreprenorul sau de a nu o face, cititorii – investitori, sau potenţiali parteneri – cântăresc cu atenţie următoarele aspecte: competenţa şi credibilitatea antreprenorului şi a echipei sale, rentabilitatea investiţiei, avantajele anticipate în schimbul riscului de finanţare sau de colaborare asumat. De aceea, este indicat ca acestea să reiasă clar din conţinutul planului.

ANEXELE. Această parte permite prezentarea unor documente de interes dar care, incluse în corpul propriu-zis al planului, ar îngreuna lectura lui. Ele trebuie bine structurate, numerotate, astfel încât să se poată face trimitere către ele în conţinutul planului. Este vorba despre: planuri, schiţe sau fotografii ale produselor, organigrame, documente financiare, documente legale, scrisori de apreciere de la clienţi sau de la furnizori, curriculum vitae ale membrilor cei mai importanţi ai echipei manageriale şi personalului-cheie etc. Este la latitudinea antreprenorului să decidă ce documente să anexeze planului.