În octombrie 2021, Comisia Europeană a publicat noua ediţie a Indicelui economiei şi societăţii digitale (DESI 2021), iar conform analizei, România ocupă locul 27 din cele 27 state membre ale Uniunii Europene în ceea ce priveşte indicatorii analizaţi: capitalul uman, conectivitatea, integrarea tehnologiei digitale şi serviciile publice digitale. Un aspect interesant şi care ne-a atras atenţia din perspectiva activităţii noastre este legat de faptul că întreprinderile locale nu profită pe deplin de tehnologiile digitale, precum schimbul electronic de informaţii, platformele de comunicare socială, analiza volumelor mari de date şi facilităţile oferite de serviciile şi aplicaţiile utilizate în cloud. Din punctul de vedere al integrării tehnologiei digitale în cadrul activităţilor companiilor, România se află pe locul 25 din 27. Prin urmare, majoritatea categoriilor analizate în acest indicator sunt sub media UE, inclusiv cel al facturii electronice, conform căruia în România doar 17% dintre întreprinderi utilizau în 2021 acest tip de factură, cu mult sub media UE de 32 %.

În ceea ce priveşte factura electronică, guvernul României a demarat în martie 2020 proiectul „E-factura – sistem obligatoriu de facturare electronică”, prin care urmăreşte eficientizarea colectării impozitelor şi taxelor, în special îmbunătăţirea şi consolidarea gradului de colectare a TVA şi prevenirea/combaterea evaziunii fiscale. Modelul pe care România l-a analizat a fost cel din Italia, unde factura electronică este utilizată atât în relaţia Business to Government (B2G), cât şi în relaţia Business to Business (B2B). În raportul DESI 2021 privind Italia, în 2020, 95% dintre companii utilizau factura electronică, o creştere semnificativă prin comparaţie cu anul 2018 când doar 42% dintre companii utilizau acest tip de factură. Sistemul de facturare electronică, denumit RO E-Factura, este operaţional în România începând cu luna noiembrie 2021. Într-o primă etapă, acesta este opţional şi are în vedere doar relaţia B2G, în domeniul achiziţiilor publice. Cu toate acestea, în următoarele luni sistemul va fi extins pentru a acoperi şi relaţia B2B, obiectivul fiind ca începând cu anul 2023 sistemul să devină obligatoriu. În ceea ce priveşte relaţia B2B, sistemul este prevăzut să fie folosit pentru început în vânzarea produselor cu risc fiscal ridicat şi anume pentru acele produse unde există risc de fraudă şi evaziune fiscală. Astfel, sunt vizate companiile care comercializează legume, fructe, apă, alcool, haine, încălţăminte, nisip, pietriş şi clădiri noi. Într-o primă fază, sistemul B2B pentru produsele respective va fi opţional în perioada 1 aprilie – 30 iunie 2022 şi va deveni obligatoriu de la 1 iulie 2022. Cadrul legal al sistemului de facturare electronică este stabilit prin OUG 120/2021 şi printr-o serie de mai multe ordine ale Ministerului Finanţelor şi ale ANAF, în special prin Ordinul Fiscal 12/2022 care vizează elementele de avut în vedere de către companii pentru relaţia B2B.

Factura electronică la nivel global

La nivel global, conform unui raport Billentis, piaţa facturării electronice era estimată în 2019 la 4,3 miliarde de euro şi se preconizează că va ajunge la 18 miliarde de euro până în 2025, datorită numărului tot mai mare de guverne din diverse ţări care încep să impună acest tip de factură atât pentru domeniul public cât şi cel privat. În Franţa, unde avem deschis un birou DocProcess din anul 2019, factura electronică este deja obligatorie de la 1 ianuarie 2020 pentru relaţia B2G. Începând cu 1 iulie 2024, sistemul va cuprinde şi relaţia B2B, astfel că toate companiile trebuie să fie capabile să recepţioneze facturi electronice, iar companiile mari vor fi nevoite să şi emită facturi electronice. Planul este ca în următorii ani obligaţiile de facturare electronică să fie impuse în diverse etape, obiectivul final fiind ca de la 1 ianuarie 2026, factura electronică să fie obligatorie şi pentru întreprinderile mici şi mijlocii şi micro-întreprinderi. Astfel de măsuri au fost necesare deoarece şi Franţa are o rată scăzută a utilizării facturii electronice. Conform DESI 2021, în anul 2020, factura electronică era utilizată doar de 23% dintre companii, sub media europeană de 32%.

Prin implementarea facturii electronice, România face un pas major în integrarea tehnologiilor digitale în activităţile companiilor şi în direcţia alinierii la directivele europene în acest domeniu. Totodată, eliminarea facturilor pe hârtie va conduce către economii de aproximativ 35 de milioane de euro pe an pentru sectorul public din România.

Un alt exemplu de ţară în care se lucrează intens la impunerea utilizării facturii electronice este şi Germania, unde această metodă de facturare este utilizată de doar 17% dintre companii. În Statele Unite ale Americii, Banca Centrală Americană a anunţat în iunie 2021 lansarea unui proiect pilot în anul 2022, ce are în vedere stabilirea unui sistem standard de facturare electronică pentru relaţia B2B. Australia şi Noua Zeelandă au demarat împreună în anul 2018 un proiect cu privire la implementarea facturării electronice. De la acel moment, Australia a lansat o serie de măsuri prin care să stimuleze companiile publice şi private să adopte utilizarea facturii electronice, iar de curând a anunţat că toate agenţiile guvernamentale vor fi obligate să utilizeze factura electronică începând cu iulie 2022.  În Orientul Mijlociu, Arabia Saudită a început procesul de adoptare a facturii electronice în decembrie 2021, acesta urmând să se desfăşoare în două etape. În prima etapă, companiile vor fi obligate să emită şi să stocheze facturile electronice prin utilizarea unui sistem compatibil cu autoritatea fiscală locală (ZATCA). În cea de-a doua etapă, programată să debuteze la 1 ianuarie 2023, companiile vor trebui să integreze soluţiile lor de facturare electronică în sistemul ZATCA pentru a putea trimite facturile pentru verificare şi validare în acest portal. Totodată, sunt exemple de ţări care au implementat un astfel de sistem de mai mulţi ani de zile şi care astăzi sunt repere de bună practică în domeniu. Una dintre aceste ţări este Brazilia, care a adoptat primul model de factură electronică în anul 2008. Acest model era unul de tip clearance, autoritatea fiscală locală fiind cea care trebuia să primească, verifice şi aprobe o factură înainte ca un furnizor să o emită către un beneficiar. De-a lungul anilor sistemul a continuat să fie dezvoltat în mod continuu, Brazilia având astăzi cel mai complex şi sănătos sistem de facturare electronică.

E-Factura în România şi beneficiile aduse de un astfel de sistem

Prin implementarea facturii electronice, România face un pas major în integrarea tehnologiilor digitale în activităţile companiilor şi în direcţia alinierii la directivele europene în acest domeniu. Totodată, eliminarea facturilor pe hârtie va conduce către economii de aproximativ 35 de milioane de euro pe an pentru sectorul public din România. De asemenea, cel mai important beneficiu adus de implementarea unui astfel de sistem, va fi scăderea deficitului de încasare a TVA. În ultimul raport publicat de Comisia Europeană în 2021 cu privire la deficitul de încasare a TVA în Uniunea Europeană, România se află pe ultimul loc, având înregistrat cel mai mare deficit de încasare a TVA – 34,9% la nivelul anului 2019, în creştere faţă de 2018 – 32,7%. Acest procent înseamnă pierderea a 7,4 miliarde de euro din contribuţiile TVA necolectate.

În ceea ce priveşte mediul privat, din experienţa noastră, companiile locale încep să se intereseze din ce în ce mai mult de beneficiile conformării la un sistem de facturare electronică. În anii 2020 şi 2021 am observat o creştere a solicitărilor în această direcţie cu 25%, companiile dorind să fie sprijinite în externalizarea acestui serviciu şi adoptarea noilor norme. Ne aşteptăm ca odată cu lansarea acestui sistem şi cu impunerea obligativităţii pentru utilizarea facturii electronice, solicitările pentru soluţii de acest tip să crească cu cel puţin 80% în 2022. În cadrul companiei am dezvoltat soluţii compatibile şi conforme cu sistemul naţional privind facturarea electronică, prin intermediul cărora companiile îşi pot desfăşura activitatea în conformitate cu cerinţele acestuia şi, de asemenea, au la dispoziţie instant metode rapide de validare, aprobare şi verificare automată a facturilor. Platforma DocProcess va transmite factura corectă şi structurată către sistemul e-Factura, după ce a efectuat verificările de conformitate necesare, a aplicat  reguli de control şi a corelat factura cu alte documente solicitate.

În continuare, cel mai mare obstacol în procesul de digitalizare  în România este îngrijorarea că investiţia în transformarea digitală nu va fi recuperată. Şi totuşi, clienţii DocProcess, de la mic la mare, se bucură de beneficiile automatizării şi recunosc valoarea acesteia.

De asemenea, platforma intermediază relaţia cu partenerul comercial, permiţând notificări în timp real cu privire la starea facturii şi trimiţând factura conformă şi validată (de către e-Factura). Acest lucru  facilitează economiile de timp şi de bani, asigurând în acelaşi timp  respectarea conformităţii cu regulile impuse prin RO_CIUS. Conectarea la sistemul naţional e-Factura, prin intermediul platformei DocProcess, aduce o serie de avantaje: de la posibilitatea de a primi şi emite facturi în câteva secunde, în siguranţă şi în orice format utilizat de partenerii de afaceri (hârtie, PDF, EDI, XML etc.) datorită capabilităţilor de conectare cu orice sistem ERP care poate exporta sau expune documente electronice în format structurat şi alte softuri de contabilitate, şi până la reducerea riscului de penalităţi legate de nerespectarea reglementărilor şi asigurarea conformităţii fiscale prin verificări şi calcule avansate. Toate documentele sunt protejate prin măsuri extinse de securitate şi un proces de back-up pe niveluri multiple, cu protocoale de transfer sigure. În plus, factura electronică are şi o componentă importantă de sustenabilitate, deoarece reduce semnificativ amprenta emisiilor de carbon prin eliminarea utilizării hârtiei şi reducerea tăierilor de copaci, dar şi prin scăderea cantităţii combustibilului dedicat expedierii acestor tipuri de documente în format fizic.

În continuare, cel mai mare obstacol în procesul de digitalizare în România este îngrijorarea că investiţia în transformarea digitală nu va fi recuperată. Şi totuşi, clienţii DocProcess, de la mic la mare, se bucură de beneficiile automatizării şi recunosc valoarea acesteia. Studiul de caz pe care l-am realizat asupra clientului nostru, Cora România, a arătat că retailerul a economisit 150.000 de euro în 18 luni prin migrarea a 93% dintre furnizorii săi în platforma DocProcess care le-a înlesnit posibilitatea de a emite şi primi facturi electronice. În afară de suma economisită, trecerea la factura electronică a rezultat în facturi 100% corecte, reducând astfel sarcinile de rutină ale personalului din departamentul financiar, plata mai rapidă către furnizori, acces în timp real la informaţii despre situaţia financiară, precum şi raportări legale mai precise şi un proces mult mai rapid de rambursare a TVA-ului de către autorităţi. Poate că cel mai important aspect pe care trebuie să îl înţelegem atunci când pornim pe drumul automatizării este că va fi nevoie de o evoluţie în înţelegerea şi reorganizarea proceselor de business, dar şi de capacitatea de a inova în procesele de business. Iar inovaţia este accesibilă tuturor celor care au know-how, dar şi dorinţa de a schimba şi de a construi.