Daca ii intrebati pe fostii angajati dintr-o companie de ce si-au dat demisia de acolo, majoritatea raspunsurilor vor fi ca au gasit oportunitati mai bune de dezvoltare a carierei in alta companie sau ca au avut divergente de opinie cu seful. Exista insa si angajati ce demisioneaza din cauza mediului fizic de lucru, cu care nu se pot acomoda.

"Surprinzator, dar in cazul anumitor companii ponderea angajatilor care pleaca din astfel de motive este extrem de mare, de aproximativ 60%", constata Nick Cook, managing director in cadrul firmei de consultanta Haywards. "La decizia lor contribuie iluminarea proasta a birourilor, lipsa de comunicare cu colegii de serviciu din cauza asezarii nefavorabile a birourilor, designul spatiului de lucru sau problemele tehnice pe care le au cu computerele si celelalte tehnologii puse la dispozitie in birou."

In cazul uneia dintre companiile incluse intr-un studiu al companiei Haywards despre impactul conditiilor de lucru asupra moralului si a productivitatii angajatilor, un exemplu de nemultumire invocata de angajati a fost faptul ca imprimantele erau plasate in capatul cladirii, ceea ce insemna ca angajatii aflati in cel mai indepartat birou erau nevoiti sa strabata o distanta de aproape 60 de metri pentru a ajunge la imprimanta.

"Poate ca acest detaliu nu pare un motiv suficient pentru ca angajatii sa-si dea demisia, insa daca se tine cont si de faptul ca departamentul de resurse umane are birouri imprastiate prin toata cladirea si ca Internetul nu functioneaza foarte bine, atunci apare intr-adevar o problema", explica Nick Cook. "Problema se vede in final in scaderea productivitatii angajatilor, fapt care ar trebui sa atraga atentia directorilor din companie."

Mai multi specialisti in industrie considera ca trebuie tinut cont, din punctul de vedere al ergonomiei, inclusiv de aspecte care pentru directori pot parea marunte, dar care pentru angajati sunt importante - de la modul in care sunt asezate ferestrele, computerul si mouse-ul pana la programele cu care lucreaza angajatii pe computer, iluminarea si incalzirea biroului. Iar concluzia este ca modul cum este configurata infrastructura tehnica intr-un birou poate conduce la imbunatatiri vizibile si cuantificabile ale productivitatii angajatilor.

Peste 36% dintre angajatii companiilor incluse in studiul Haywards au declarat, de pilda, ca iluminarea este o problema principala in mediul de lucru, a spus Nick Cook. In cartea "Introduction to Ergonomics", Robert Bridger citeaza un studiu din anii '90, prin care era masurat randamentul angajatilor din departamentul financiar al unei companii americane. In conditiile initiale, in care iluminarea birourilor era foarte slaba, productivitatea angajatilor care lucrau pe computer se reducea cu 10% dupa-amiaza, cand lumina naturala scadea. In schimb, dupa introducerea unui sistem mai bun de iluminare, productivitatea a crescut cu mai bine de 30% pe tot parcursul zilei, conform studiului amintit de Bridger.

La fel de importanta pentru angajatii care isi petrec intreaga zi in fata computerului este si incalzirea in birou. Daca este prea cald, acestia sunt cuprinsi de o stare de oboseala si nu mai dau randament; in mod normal temperatura trebuie pastrata intre 18 si 22 de grade Celsius. "Pentru fiecare grad in plus fata de temperatura optima pentru un mediu de birou, ritmul de lucru al angajatilor este din ce in ce mai lent", scrie Robert Bridger. Unele companii prefera sa economiseasca bani pentru electricitate inclusiv vara, cand este nevoie ca echipamentele de aer conditionat sa functioneze in permanenta, fara a realiza insa ca aceasta decizie afecteaza productivitatea angajatilor.

Importante pentru configurarea corecta a unui birou sunt si echipamentele electronice si IT. O parte dintre angajatii care pleaca dintr-un anumit loc de munca acuza inclusiv faptul ca au lucrat pe computere invechite. Sau cu monitoare vechi. Spre deosebire de monitoarele LCD cu ecran plat, monitoarele traditionale ocupa foarte mult loc pe birou, lasand astfel angajatilor impresia ca lucreaza intr-un mediu extrem de aglomerat. In plus, monitoarele cu cristale lichide sunt indicate pentru ca nu sunt obositoare pentru angajati.

Ajustarea echipamentelor si a mobilierului de birou pentru a corespunde necesitatilor angajatilor este un alt factor cu impact asupra satisfactiei si a productivitatii. Cum spune Leslie Fountain, expert in cadrul companiei de consultanta System Concepts: "Daca o companie cumpara acelasi tip de scaune pentru toti angajatii, atunci cu siguranta unul care are 2 metri inaltime si cantareste 150 de kilograme va fi nemultumit". Pentru majoritatea companiilor care au birouri deschise, unde angajatii lucreaza in comun, extrem de importanta este organizarea spatiului. Spre exemplu, nu este indicata plasarea unei imprimante extrem de zgomotoase in preajma unui angajat care are nevoie de o concentrare deosebita. "Daca o companie configureaza gresit spatiul de lucru, trebuie macar sa le permita angajatilor sa faca schimbarile pentru a lucra in conditii mai bune", completeaza Andy Nicholson, managing director al companiei de consultanta Hu-Tech Ergonomics.

Iar aici intervine din nou tehnologia, intrucat telefoanele mobile pot ajuta angajatii sa comunice mai bine in conditii de mobilitate si flexibilitate, spre deosebire de telefoanele fixe, care sunt inevitabil zgomotoase, mai ales daca populeaza fiecare birou din companie si suna aproape continuu.

Pe de alta parte, nu este neaparat adevarat ca o companie care adopta noi tehnologii beneficiaza automat de o productivitate a muncii mai ridicata. "Este o conceptie gresita ca o companie puternic tehnologizata este mai avansata decat altele. La birou este nevoie doar de o combinatie potrivita pentru a le permite angajatilor sa lucreze mai bine", a spus Don Norman, director in cadrul companiei de consultanta Nielsen Norman Group. La fel de importanta este si configurarea aplicatiilor software instalate pe computere, astfel incat angajatii sa nu se incurce si sa piarda timp cu probleme intampinate la rularea unei aplicatii. "Uneori angajatii nu pot folosi un program software in mod optim daca nu sunt pregatiti pentru acel program, iar compania il instaleaza pe computere fara sa determine daca le este util sau daca trebuie instalat", crede Nigel Heaton, consultant Human Applications. "Aceasta poate duce la o scadere a productivitatii si deci la o investitie de prisos."

In fine, Nick Cook de la Haywards crede ca o alta greseala pe care o fac marile companii este sa angajeze oameni noi fara a avea birouri si computere pregatite pentru ei: "Intr-o astfel de situatie este destul de dificil pentru angajati sa-si duca la bun sfarsit indatoririle, atata vreme cat din doua in doua ore cauta un birou unde sa lucreze".