"Pentru inceput vom intra in legatura directa cu o colega din Bulgaria si cu un coleg care se afla cu doua etaje mai jos. Vreau sa va arat cum functioneaza sistemul." Asa a inceput saptamana trecuta Cristian Popescu, directorul general al Cisco Romania, demonstratia unei videoconferinte. Discutia a avut loc intr-o sala special amenajata pentru asemenea tip de intalniri - peretii de culoare crem erau izolati fonic, suprafata unuia dintre ei fiind pe jumatate acoperita de un ecran. Pe masa din fata ecranului se afla dispozitivul, de forma unui telefon fix, ce permite conectarea participantilor la videoconferinta aflati in locuri diferite.

Aici se intalnesc managerii Cisco Romania pentru a comunica cu filialele din strainatate si a tine legaturile cu clientii si partenerii. La inceput, in anul 2007, compania a introdus sistemul de teleprezenta doar intern, intre sucursale, pentru ca mai apoi sa se extinda si la celelalte categorii. "Intr-o videoconferinta, dupa cinci minute, participantii incep sa uite ca se afla in fata ecranului si au senzatia de intalnire fata in fata", apreciaza Popescu, socotind ca la nivelul lunii trecute Cisco a avut peste 30.000 de conferinte de teleprezenta la nivel mondial.

"Eu unul particip de zece ori pe saptamana la acest tip de intalniri. Desi in ultima perioada am calatorit mai putin in interes de serviciu, nu imi pare rau, pentru ca deplasarile inseamna pierdere de timp si lipsa de productivitate", completeaza directorul Cisco. Alexandru Mina, coordonator de comunicare al Panasonic Romania, afirma in schimb ca el nu calatoreste mai putin de cand foloseste sistemul de teleprezenta. "Videoconferintele vin doar ca o completare a deplasarilor - ne ajuta sa verificam datele, sa aducem imbunatatiri. Nu au niciun dezavantaj", comenteaza Mina.

El tine sa sublinieze diferenta dintre teleconferinta si videoconferinta, ca grad de eficienta a comunicarii: "Prima este impersonala, substituie cu greu comunicarea fata in fata, in timp ce a doua te ajuta sa vezi persoanele cu care vorbesti, reactiile si gesturile lor. Eu particip la videoconferinte de doua-trei ori pe saptamana, insa la nivel de companie au loc si trei-patru videoconferinte zilnic". Si cei de la Procter & Gamble Romania au inceput sa foloseasca sistemul de videoconferinte din 2007, pentru intalnirile interne in cadrul P&G. In prezent, utilizarea acestui sistem s-a extins, inclusiv pentru diverse intalniri cu parteneri externi.

"Avantajele utilizarii sistemului sunt foarte variate", sustine Cornelia Sofronie Pitigoi, external relations manager, Procter & Gamble Romania, referindu-se la imbunatatirea productivitatii, a colaborarii intre echipe care se afla in locuri diferite, dar si la reducerea la nivel global a emisiilor de carbon (se reduce numarul calatoriilor) si nu in ultimul rand din punct de vedere personal: reducerea numarului de ore petrecut in calatorii de afaceri (mai mult timp dedicat familiei).

Conform mai multor manageri cu care am discutat, cresterea productivitatii s-a dovedit pentru ei unul dintre cele mai importante castiguri aduse de sistemul de teleprezenta. Timpul de calatorie, care de cele mai multe ori genereaza costuri mari, poate fi transformat in timp de lucru. In cazul Cisco, spre exemplu, de la introducerea sistemului in 2007 si pana in prezent au fost economisiti peste 550 de milioane de dolari. Si Computer Generated Solutions (CGS), companie de externalizare de servicii de relatii cu clientii, a redus cu 30-40% costurile de cand a adoptat sistemul de videoconferinte.