Perioada pe care o traversăm reprezintă, pentru multe companii, un moment de regândire profundă pe mai multe dimensiuni. La nivel de business, digitalizarea este viitorul şi abia acum acestea realizează că afacerile lor pot fi îmbunătăţite şi eficientizate cu ajutorul unor soluţii tehnologice potrivite nevoilor lor. Deşi ultimii doi ani au pus accentul pe transformarea digitală, poate că ar trebui să ne întrebăm dacă am asistat la o transformare digitală în masă şi în ce măsură sunt pregătite companiile să facă acest pas. Pentru început, doresc să clarific o serie de termeni foarte des utilizaţi în spaţiul public şi să explic care sunt diferenţele între: „digitizare“, „digitalizare“ şi „transformare digitală“. Terminologia folosită preponderent în ultimul timp a fost inconsecventă, termenul de transformare digitală fiind utilizat în mod eronat ca sinonim pentru digitalizare sau digitizare. Fiecare termen descrie un proces distinct de adoptare a tehnologiei în cadrul unei companii. Folosirea incorectă, şi implicit necunoaşterea diferenţelor dintre termeni de către conducerea unei organizaţii, atrage după sine pierderea unor oportunităţi legate de aşteptările clienţilor şi angajaţilor, evoluţia companiei respective, agilitatea acesteia în desfăşurarea activităţii sale, precum şi obţinerea unui avantaj competitiv.

Digitizarea este primul pas către transformarea digitală

Astfel, digitizarea se referă la procesul de colectare a informaţiilor analogice disponibile pe hârtie şi transpunerea acestora într-un format digital, astfel încât să poată fi stocate, procesate şi transmise digital. Este primul pas pe drumul către transformarea digitală. Acest proces de transformare a mai multor tipuri de documente analogice în format digital mai este cunoscut şi ca dematerializare, şi este considerat începutul digitalizării. Procesul de digitizare este realizat printr-o serie de acţiuni precum: primirea documentului, sortarea şi indexarea acestuia, scanare, OCR – Recunoaşterea Optică a Caracterelor (o tehnologie prin care textul scanat este transformat în imagine, care la rândul ei este analizată în mod automat pentru recunoaşterea caracterelor), validări fiscale şi personalizate, exportul către aplicaţiile de business sau arhiva electronică.

Fără renunţarea definitivă la hârtie, nu ar exista o continuitate a datelor electronice, fapt care ar face imposibilă vizibilitatea completă asupra proceselor financiare şi operaţionale dintr-o companie.

Astăzi suntem în faza unei transformări digitale, să zicem, generalizate, pentru că suntem împinşi de mai mulţi factori. De declinul demografic, spre exemplu, în România. De pandemie. De alte accidente, care ne determină să găsim soluţii.

​

Digitalizarea înseamnă regândirea şi optimizarea unor procese interne

Al doilea pas în procesul de transformare digitală este digitalizarea. Este puţin probabil ca digitalizarea să fie realizată fără un proces de digitizare efectuat în prealabil, deoarece, de cele mai multe ori, este necesar accesul la un istoric de documente. Digitalizarea constă în utilizarea de tehnologii şi informaţii digitale pentru automatizarea operaţiunilor şi proceselor din cadrul unei organizaţii. Exemple de digitalizare includ implementarea unui ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management), adoptarea unei soluţii electronice de gestionare a contractelor (Contract Management), automatizarea Procure-to-Pay (de la achiziţie la plată) şi a fluxurilor Order-to-Cash (de la comandă la încasare). Automatizarea proceselor înseamnă că datele introduse în mediul digital pot fi folosite cu ajutorul unor aplicaţii, iar maşina ajunge să facă munca repetitivă şi verificarea de date, în locul omului. De aceea digitalizarea necesită aproape întotdeauna pregătirea angajaţilor şi regândirea anumitor procese şi fluxuri de lucru ce vor conduce la optimizarea activităţii. Prin digitalizare, companiile îşi pot crea un ecosistem de afaceri complet automatizat, unde relaţia cu furnizorii, partenerii şi clienţii acestora este consolidată, iar vizibilitatea asupra tuturor proceselor sale de-a lungul întregului lanţ de aprovizionare este deplină. Digitalizarea creşte eficienţa, îmbunătăţeşte transparenţa datelor şi reduce costurile, stimulând astfel creşterea afacerii. De cele mai multe ori, digitalizarea este o strategie care înseamnă mai mult decât simpla implementare a tehnologiei, deoarece pentru a avea impact, aceasta implică o schimbare mai profundă a modelului de afaceri şi a evoluţiei muncii. Digitalizarea reprezintă deci, fundaţia transformării digitale.

Transformarea digitală, pentru cei care vor şi pot să evolueze

În continuare – pentru antreprenorii care vor şi pot să evolueze – vorbim de etapa transformării digitale, care presupune mai degrabă o evoluţie organizaţională, care să le permită oamenilor să lucreze în aşa fel încât să profite cât mai mult de pe urma digitalizării. Transformarea digitală reprezintă mai mult o chestiune operaţională decât una tehnologică. Aceasta nu este despre maşini, ci despre oameni. În procesul de transformare digitală este necesară adoptarea la o scară largă a schimbărilor culturale pentru a beneficia pe deplin de utilizarea tehnologiilor digitale. Asta înseamnă schimbări organizaţionale orientate spre client, susţinute de conducerea companiei şi aplicate de angajaţi motivaţi. Spunem adesea că trebuie să evoluăm ca să ţinem pasul cu tehnologia, însă pentru automatizarea proceselor de business, tehnologie există de zeci de ani. Nu evoluţia rapidă a tehnologiei este cea care ne împinge spre transformarea digitală generalizată pe care încercăm să o facem astăzi. Motorul este, de fapt, nevoia noastră de a atinge anumite rezultate la care n-avem acces decât dacă trecem mai întâi printr-un proces de digitizare, apoi printr-unul de digitalizare şi, în cele din urmă, printr-o întreagă transformare digitală. Astăzi suntem în faza unei transformări digitale, să zicem, generalizate, pentru că suntem împinşi de mai mulţi factori. De declinul demografic, spre exemplu, în România. De pandemie. De alte accidente, care ne determină să găsim soluţii. Altfel, totul funcţionează în general pe principiul inerţiei: dacă nu e nimic care să te mişte, îţi păstrezi traiectoria.

Unde se situează România în comparaţie cu alte state UE?

Deşi se bucură de un sector IT puternic şi de o bună reputaţie a companiilor din domeniul tehnologiei, România este încă deficitară în comparaţie cu alte state membre ale UE la adoptarea digitalizării atât în sectorul privat, cât şi în cel public. România se situează pe locul 27 din cele 27 de state membre ale UE în ediţia din 2021 a Indicelui economiei şi societăţii digitale (DESI). Întreprinderile româneşti nu profită pe deplin de tehnologiile digitale (schimbul electronic de informaţii, platformele de comunicare socială, volumele mari de date în cloud), cu excepţia inteligenţei artificiale. În ceea ce priveşte serviciile publice digitale, România se clasează pe ultimul loc în ceea ce priveşte indicatorii-cheie, cum ar fi serviciile publice digitale pentru cetăţeni şi întreprinderi, utilizatorii de servicii de e-guvernare şi formularele precompletate.

România se situează pe locul 25 în UE în ceea ce priveşte integrarea tehnologiei digitale în activităţile întreprinderilor. Majoritatea indicatorilor din această dimensiune se situează cu mult sub media UE. Doar 33 % dintre IMM-uri au cel puţin un nivel de bază de intensitate digitală,

în comparaţie cu media UE de

60 %. De asemenea, doar 17 % dintre întreprinderi emit facturi electronice, cu mult sub media UE de 32 %. Aproximativ 8 % dintre întreprinderi utilizează platformele de comunicare socială (nivel scăzut în comparaţie cu media UE de 23 %), 13 % utilizează servicii de tip cloud (media UE: 26 %) şi numai 5 % dintre acestea analizează volume mari de date. În acelaşi timp, 31 % dintre întreprinderi utilizează inteligenţa artificială, cu mult peste media UE de 25 %.

Rezultatele studiului, deşi alarmante, nu vin ca o surpriză pentru antreprenorii români din domeniul tehnologiei. Majoritatea companiilor de IT dezvoltă produse pentru pieţele externe sau vizează societăţi multinaţionale care înţeleg valoarea adăugată a soluţiilor tehnologice avansate. Este un paradox faptul că în România, care este renumită de altfel pentru experţii în domeniul IT, majoritatea IMM-urilor locale privesc cu rezerve transformarea digitală. Adoptarea digitalizării ar trebui considerată o investiţie şi nu o cheltuială, iar în unele cazuri este vorba pur şi simplu despre utilizarea de servicii digitale. Este adevărat că folosirea acestor servicii necesită uneori transformări organizaţionale interne de adaptare la procesele automatizate, care pot fi considerate investiţii. Însă experienţa noastră, dobândită în urma colaborării cu firme de toate dimensiunile, ne-a arătat că o companie poate recupera în mai puţin de un an investiţia în reorganizarea internă necesară pentru utilizarea unei platforme de facturare digitală.

Procesele ineficiente prezente în interiorul companiilor şi înaintea declanşării pandemiei de COVID-19, au condus întotdeauna la blocaje în desfăşurarea activităţii de zi cu zi. Astfel, a fost nevoie de o pandemie pentru ca întreprinderile să realizeze că pentru a putea funcţiona indiferent de circumstanţe, nu numai că trebuie să aibă acces la toate documentele de la distanţă, dar, de asemenea, trebuie să aibă fluxuri logice şi procese care să poată fi complet automatizate, evitând astfel erorile umane.