În ultimii zece ani, digitalizarea a transformat profund domeniul managementului de proiect. În acelaşi timp, ponderea muncii bazate pe proiecte în cadrul companiilor a crescut în mod constant în toate industriile: conform unei previziuni a Institutului de Management al Proiectelor (PMI), companiile din întreaga lume vor avea nevoie de încă 2,2 milioane de manageri de proiect până în anul 2027. Dar ce abilităţi ar trebui să definească un manager de proiect modern în viitor şi care sunt diferenţele dintre managementul de proiect digital şi cel tradiţional?

Transformarea digitală a ajuns în toate ramurile de afaceri şi a transformat profund modul în care proiectele sunt gestionate. Disponibilitatea absolută a noilor instrumente digitale solicită factorilor de decizie să îşi schimbe radical abordarea în ceea ce priveşte managementul de proiect. Schimbările aduse de digitalizare sunt clar vizibile în toate industriile şi funcţiile - în unele industrii impactul lor este substanţial, în timp ce în altele, consecinţele sunt mai puţin pronunţate. În domeniul construcţiilor, de pildă, impactul digitalizării a fost semnificativ: în proiectele de construcţii, toţi contractorii implicaţi folosesc modele digitale de procese şi date, denumite în mod colectiv modelarea informaţională a clădirilor sau BIM, pentru a planifica împreună un proiect.

În acest fel, se creează o infrastructură digitală care încorporează toate datele, de la începutul planificării până la etapa de întreţinere, într-un singur sistem. Rezultatul este reprezentat de efecte sinergice de dimensiuni cu totul noi.

Dar ce abilităţi şi expertiză sunt necesare managerilor de proiect, având în vedere ritmul alert cu care digitalizarea continuă să avanseze? Mai jos sunt răspunsurile la cele cinci întrebări cheie pe acest subiect:

1. Cum schimbă digitalizarea managementul de proiect? Soluţiile software moderne, big data, social media şi tehnologiile inovatoare de simulare deschid posibilităţi noi şi captivante în gestionarea digitală a proiectelor. Echipa de proiect se poate menţine la curent în legătură cu evoluţia proiectului printr-un simplu clic, iar furnizorii externi, partenerii sau sponsorii pot fi integraţi eficient folosind soluţii holistice de cloud. Mai mult, managerii de proiect pot folosi instrumente de vizualizare digitală pentru a reprezenta diferite scenarii, ceea ce le permite să implementeze eventuale schimbări într-un stadiu incipient şi astfel să economisească o multitudine de resurse. Ca rezultat, proiectele devin mai transparente pentru toate părţile implicate, în timp ce procesele organizaţionale sunt  simplificate şi eficientizate. Managerii de proiect de astăzi lucrează mână în mână cu mici roboţi cărora le pot delega multe sarcini consumatoare de timp.

2. Ce va rămâne neschimbat? Leadershipul este şi va rămâne o sarcină esenţială pentru managerii de proiect, motiv pentru care ar fi, de fapt, mult mai potrivit ca aceştia să se numească lideri de proiect şi nu manageri. Un alt lucru care nu a fost afectat de transformarea digitală este faptul că niciun proiect nu seamănă cu celălalt. Mai mult, deşi colaborarea este, cu siguranţă, facilitată de platformele şi instrumentele digitale, este esenţial ca membrii echipei să se reunească pentru o întâlnire faţă în faţă la începutul unui proiect. Succesul unui proiect depinde întotdeauna de relaţiile personale dintre membrii echipei.

3. Este posibil să trasăm o linie clară între managementul de proiect convenţional şi digital? Diferenţele nu sunt atât de clare. Metodele stabilite care fac parte din pachetele individuale de lucru vor continua să funcţioneze aşa cum au făcut-o până acum, chiar dacă planul structural ar putea arăta oarecum diferit faţă de cel anterior. Şi, deşi utilizarea instrumentelor digitale este recomandată pentru orice proiect, nu este întotdeauna necesar să achiziţionaţi o mulţime de instrumente în acest scop. Colaborarea digitală a devenit de mult timp standardul şi pentru proiectele mici. Cu toate acestea, o cooperare de succes poate fi adesea realizată şi folosind instrumente open-source sau programe IT convenţionale. În câteva cuvinte, „reduceţi la maximum.“

4. Ce abilităţi le vor fi necesare managerilor de proiect în viitor? Astăzi, nu există aproape nicio industrie care să nu se aştepte ca angajaţii să cunoască bine tehnologiile digitale. Însă pentru managerii de proiect, aşteptările sunt şi mai mari. Descrierea jobului lor se va schimba drastic. Aceştia va trebui să acţioneze ca adevăraţi lideri chiar mai mult decât în trecut, deoarece leadershipul este un subiect crucial în managementul de proiect, chiar mai mult decât în alte sfere ale unei companii tradiţionale: aceasta deoarece echipele de proiect sunt puse împreună pentru o perioadă de timp stabilită cu scopul de a realiza un proiect dat – adică o adevărată provocare pentru liderul proiectului, care trebuie să se asigure că proiectul rulează eficient cât mai curând posibil. În al doilea rând, managerii de proiect au rareori angajaţi care le raportează direct, deoarece proiectele sunt adesea gestionate din afara ierarhiei existente, iar aceştia întâmpină frecvent rezistenţă din partea companiei: din păcate, de multe ori proiectele sunt încă percepute ca o ameninţare la adresa ierarhiei stabilite a unei companii.

Aceasta înseamnă că managerii de proiect trebuie să poată implementa rapid structuri adecvate şi, în acelaşi timp, să conducă echipa de proiect pentru a-şi face treaba cu succes. Reuşita unui proiect depinde întotdeauna de modul în care managerii de proiect pot gestiona contradicţiile şi interesele conflictuale şi de capacitatea acestora de a rămâne la conducere chiar şi atunci când se confruntă cu turbulenţe puternice.

5. Ce instrumente ar trebui să utilizeze managerii de proiect? Există o varietate imensă şi în continuă creştere de instrumente digitale în diverse domenii. Toate au avantajele şi dezavantajele lor. Jira este utilizat în multe companii, dar şi instrumentele cunoscute, precum MS Projects, sunt încă populare datorită aplicabilităţii lor modulare. Mai mult, există instrumente speciale potrivite pentru metode agile, precum Zenhub sau Taiga. Alte exemple care s-au dovedit foarte eficiente în practică sunt Clarizen, monday.com şi Celoxis.

WU Executive Academy, parte a Universităţii de Economie şi Afaceri din Viena (WU), organizează pe plan local programul Executive MBA Bucharest, la care se înscriu anual circa 30 de manageri şi antreprenori.

Martina Huemann este directorul academic al programului de Professional MBA în Project Management din cadrul WU Executive Academy, care organizează programul Executive MBA Bucharest