În studiul „The CEO Imperative in Romania“ realizat în 2021, Ernst&Young arată că pentru a avea succes în noul context postpandemic, companiile trebuie să-şi reimagineze fiecare aspect al afacerilor lor – design de produse şi servicii, modele de afaceri, model de operare şi multe altele – şi să-l reproiecteze pentru inovaţie şi agilitate. COVID-19 a accelerat schimbarea şi a arătat clar că adaptarea ad-hoc nu mai este durabilă, iar investiţiile în creştere şi transformare digitală ar trebui să facă parte dintr-un proiect intenţionat. Tot de aici aflăm că 97% dintre companiile româneşti şi-au accelerat agenda de transformare ca răspuns la schimbările generate de pandemie şi că 84% dintre directorii executivi din România văd accelerarea tehnologiei şi inovarea digitală ca fiind cea mai importantă tendinţă care le afectează compania. Pentru ca transformarea digitală să aibă succes, schimbările trebuie să înceapă la nivelul culturii şi proceselor organizaţionale, înainte de a fi implementate noi instrumente. Transformarea digitală nu mai trebuie privită ca un subiect tabu de către companii. Majoritatea tehnologiilor digitale oferă posibilităţi de creştere a eficienţei. Dar cea mai mare problemă cu care companiile se confruntă în implementarea cu succes a transformării digitale este teama că tehnologia va înlocui oamenii. Prin urmare, angajaţii tind să respingă, în mod conştient sau nu, transformarea digitală. Este esenţial ca liderii organizaţiei să recunoască aceste temeri şi să evidenţieze că procesul de transformare digitală este de fapt o oportunitate pentru angajaţi de a-şi adapta expertiza la cerinţele pieţei muncii din viitor. Dacă oamenii sunt rezistenţi la schimbare, iar practicile curente ale organizaţiei sunt defectuoase, transformarea digitală va amplifica şi mai mult acele defecte.

Compania aflată în procesul de transformare digitală trebuie să identifice un partener cu o experienţă substanţială în acest domeniu, care va sprijini comunicarea cu angajaţii. În următoarea etapă acest partener va elabora un plan de gestionare a schimbărilor necesare. Călătoria spre transformarea digitală începe întotdeauna cu revizuirea proceselor interne şi externe şi apoi cu adaptarea resurselor digitale.

Unul dintre domeniile potenţiale ale transformării digitale cu cea mai mare rentabilitate a investiţiei este automatizarea procesului Procure-to-Pay (procesul de achiziţie, procesare a facturilor şi plată). Iată doar o parte din beneficiile pe care companiile le pot accesa prin automatizarea acestuia:

 Accelerarea proceselor operaţionale prin automatizare. Astfel, datele sunt procesate mai rapid, fără erori, iar echipa, în loc să efectueze sarcini repetitive, cum ar fi introducerea detaliilor unor facturi, se poate concentra pe activităţi cu valoare adăugată. De exemplu, clientul nostru Saint-Gobain România, a reuşit să economisească 200 de ore în fiecare lună pentru verificarea facturilor şi concilierea documentelor, datorită automatizării. În total, valoarea facturilor digitalizate a ajuns la 10 milioane de euro.

De partea noastră, câştigurile sunt multiple: viteza, eficienţa, precizia, fiabilitatea, conformitatea şi securitatea procesării tranzacţiilor. Din partea furnizorilor noştri, soluţia le oferă vizibilitate deplină asupra procesării facturii lor: de la primire, la validare şi plată. Această transparenţă îmbunătăţeşte considerabil relaţiile noastre. În cele din urmă, timpul de procesare fiind scurtat, am economisit câteva zile de reverse factoring !” Ciprian Stoica, Chief Financial Officer, Saint-Gobain Glass România

 Îmbunătăţirea procesului de luare a deciziilor datorită accesului la date de calitate. Companiile care au trecut printr-o transformare digitală au acces 24/7 la date în timp real, fapt care le poate ajuta să ia decizii de afaceri mai bune. Prin automatizarea procesării facturilor, clienţii noştri ating o rată de eroare a documentelor de sub 0,1%, iar fiecare parte implicată într-o tranzacţie primeşte notificări în timp real despre situaţia fiecărui document şi despre orice discrepanţe apărute cu privire la datele existente. Acest lucru permite, de asemenea, utilizatorilor să monitorizeze în timp real şi cu exactitate respectarea termenilor conveniţi contractual.

Ž Agilitate crescută, flexibilitate şi scalabilitate. Companiile care folosesc tehnologia şi care au procese automatizate îşi pot extinde numărul de clienţi, parteneri sau furnizori fără a fi nevoie să angajeze personal nou. DocProcess oferă integrarea şi gestionarea completă a ecosistemului de afaceri al clienţilor noştri (clienţi, furnizori şi alţi parteneri), indiferent de dimensiunea, industria şi capacitatea lor tehnică. Cora România a reuşit să integreze 93% dintre furnizorii săi în mai puţin de 18 luni. Prin această integrare, DocProcess permite companiilor să interacţioneze 100% digital cu ecosistemul lor încă din prima zi şi pe întreg parcursul evoluţiei lor.

„Am fost cu adevărat impresionat de eficienţa implementării oferite de echipa DocProcess. Ei au reuşit să ne înroleze furnizorii cu viteza luminii. Platforma DocProcess este flexibilă şi scalabilă pentru a ne acomoda toate nevoile de business şi pentru a ne sprijini toate procesele financiare.“ Bertrand Gregory, Director Financiar şi Administrativ, România Hypermarché.

 Schimb de documente sigur şi conform. Schimbul de documente nesecurizat, precum facturile prin e-mail, creşte riscul de fraudă. Un raport al companiei Abnormal Security indică faptul că incidenţa fraudelor cu factura sau plata prin Business Email Compromise (BEC) a crescut cu 112% între T1 şi T2 din 2020 şi 155% între T2 şi T3. BEC este o fraudă complexă ce vizează companiile care lucrează cu furnizori sau clienţi străini şi efectuează des plăţi prin transfer bancar. Schimbul electronic de date printr-o platformă sigură care oferă, de asemenea, corelarea mai multor documente (N-Way matching) asociate unei tranzacţii, face mai uşoară identificarea facturilor reale. În cele din urmă, cu stocarea într-o arhivă electronică sigură, companiile pot controla şi monitoriza accesul şi activitatea pentru fiecare document.

 Conectivitate oricând şi de oriunde – transformarea digitală permite o muncă demnă de secolul XXI, oferind un mediu de colaborare care poate fi accesat de oriunde din lume, atât timp cât există o conexiune la internet. De exemplu, arhiva electronică DocProcess permite oricăror utilizatori autorizaţi să îşi încarce, descarce, partajeze şi stocheze documentele, oricând şi oriunde s-ar afla – în siguranţă şi în deplină conformitate legală.

‘ Economii de numerar - transformarea digitală se traduce în lucru mai rapid, fără erori şi, de asemenea, mai eficient. Carrefour, după implementarea soluţiei DocProcess, a reuşit să reducă la cinci minute timpul de procesare a facturilor. Rata de eroare la documente s-a redus la sub 0,1%, rezultând o scădere cu 90% a timpului de procesare a facturilor.

„Platforma DocProcess ne ajută să facem economii semnificative prin automatizarea procesării facturilor, eliminarea documentelor pe hârtie, asigurarea acurateţii facturilor, automatizarea gestionării excepţiilor şi prin soluţionarea îmbunătăţită a litigiilor. Scopul nostru strategic este să ne digitalizăm procesele de afaceri, îmbunătăţind în acelaşi timp conformitatea şi controlul legislativ. Atât noi cat şi furnizorii noştri beneficiază acum de o platformă multidirecţională care ne acoperă 100% din facturi şi asigură respectarea regulilor fiscale şi de afaceri.“ Adela Florean, fost Director Consolidare şi Raportare Contabilitate, Carrefour.

Ceea ce am putut observa de-a lungul timpului este că atunci când o companie prinde gustul transformării, nu se mai opreşte. Perspectivele care se deschid atunci când ne transformăm în intern şi ne dăm seama că astfel putem să lucrăm cu cei din jur, sunt surprinzătoare. Când digitalizarea este gândită la nivel de ecosistem, prin integrarea tuturor actorilor implicaţi în proces, apar noi idei de business şi noi oportunităţi de dezvoltare. Transformarea digitală nu este o revoluţie tehnologică, ci o revoluţie de organizare, de înţelegere şi de inovaţie a proceselor de business.