De-a lungul ultimilor aproape zece ani am făcut parte din echipe de proiecte având teme, durate şi obiective cât se poate de diferite. Rolul meu pe proiect a variat, de asemenea, de la caz la caz – raportare, colectare de date, analiză, evaluare, gestiune – nu neapărat în ordinea aceasta şi având uneori mai mult de un rol, în paralel. Un singur aspect a rămas constant, ca prezenţă, în cadrul tuturor situaţiilor cu care m-am confruntat de-a lungul anilor: gestiunea proiectului.

Cu numeroasele opţiuni disponibile pe piaţă pentru asimilarea şi/sau certificarea cunoştinţelor teoretice de project management, ai putea spune că este la îndemâna oricui să îndeplinească rolul acesta. Şi la o privire mai atentă ar trebui să fie destul de normal să se întâmple aşa, date fiind toate situaţiile în care cu toţii am jucat rolul respectiv, fie că am înţeles sau nu acest lucru.

Practic, poţi considera că ai îndeplinit rolul de project manager pentru orice activitate de care ai fost responsabil, cu caracter unic sau care vine cu un element de noutate, ce se bazează pe o serie de activităţi interdependente ce necesită supraveghere, care are un moment de început şi de sfârşit şi un rezultat final bine delimitate.

Indiferent de durata şi rezultatul proiectelor tale, precis ai avut propriile revelaţii pe parcurs, de pildă despre ce funcţionează, ce poate fi îmbunătăţit, ce ar putea fi adăugat.

Am listat mai jos cele mai importante revelaţii pe care le-am avut în cadrul proiectelor de consultanţă pentru clienţi din diverse industrii.

1. AUTOMATIZARE VS. RELAŢIONARE

Tehnologia a fost inventată pentru a optimiza activităţile oamenilor, astfel încât aceştia să aibă timpul necesar de reflecţie, gândire, strategie. Pe lângă automatizarea facilitată de sistemele informatice, ai întotdeauna în vedere ce poate fi simplificat prin proceduri de lucru, standardizare, crearea şi utilizarea de şabloane.

Cu cât ai mai bine definite aşteptările privind rezultatul final al proiectului, metodologia de lucru, cu atât îţi rămâne mai mult timp (şi flexibilitate!) la dispoziţie pentru a-ţi direcţiona atenţia către lucrurile cu adevărat importante (şi, mai ales, imprevizibile): oamenii şi interacţiunile dintre ei. Ei sunt actorii principali în orice proiect, în calitate de beneficiari, contributori, validatori, dar şi furnizori sau contractori. Cu toţii vor avea un impact asupra proiectului şi tu eşti acolo pentru a te asigura că este unul constructiv.

Atenţia acordată fiecăruia dintre aceştia, previzionarii riscurilor şi gestionării provocărilor legate strict de oameni disting managerii de proiect maturi de cei care sunt încă în proces de învăţare.

2. CE NU E DOCUMENTAT NU EXISTĂ

Proiecte internaţionale, limbi materne diferite, perspective diferite, obiective diferite sau înţelese diferit, acces în măsuri diferite la informaţii – oricare din acestea poate fi premisa unei crize în cadrul unui proiect. Dacă se întâmplă ca două sau mai multe dintre situaţiile enumerate să aibă loc în paralel, în cadrul aceluiaşi proiect, provocarea este cu atât mai mare.

Acesta, şi nu numai, este motivul pentru care încurajez documentarea conştiincioasă nu doar a evoluţiei unui proiect, precum şi a comunicării efectuate pe proiect.

Am luat parte la situaţii în care a fost necesar ca anumite decizii să fie confirmate cu materiale-suport după câteva luni, sau situaţii în care versiuni de lucru ale documentelor finale au fost solicitate la mult timp după încheierea proiectului; sau cazuri în care unele interacţiuni au fost înţelese diferit – din lipsa unui punct de referinţă comun. În toate aceste cazuri, soluţia salvatoare s-a dovedit a fi obişnuinţa de a documenta tot.

3. COMPETIŢIA PENTRU TIMPUL OAMENILOR SAU „CEILALŢI FAC ŞI ALTE PROIECTE ÎN PARALEL CU AL TĂU“

În cea mai mare parte a cazurilor, echipele extinse de proiect au doar câţiva membri dedicaţi 100% proiectului. Ceilalţi sunt implicaţi şi în activităţi recurente sau în cadrul unor proiecte paralele.

Asigură-te că ştii de la începutul proiectului care este disponibilitatea lor, respectiv ce implicare este aşteptată din partea lor în cadrul activităţilor de proiect. Ajustează cât mai din timp resursele alocate activităţilor mai puţin populare“, astfel încât să ai toate subiectele acoperite în totalitate. Ţine minte: nouă oameni nu pot aduce un copil pe lume într-o lună.

4. CU TOŢII NE TEMEM DE NECUNOSCUT. ASIGURĂ-TE CĂ PROIECTUL TĂU ESTE CÂT SE POATE DE FAMILIAR TUTUROR

Rolul tău, ca manager de proiect, este să te asiguri că proiectul de care eşti responsabil rămâne prezent pe agenda membrilor echipei extinse de proiect atâta timp cât este necesar. Nu toţi membrii echipei extinse a proiectului vor fi implicaţi pe întreaga durată a acestuia; asigură-te că aceştia rămân la curent cu stadiul proiectului astfel încât implicarea lor, atunci când e necesară, să fie cât mai eficientă. De asemenea, pentru cei care au contribuit deja poate fi relevant să afle care este rezultatul efortului depus de ei.

Personal, preţuiesc destul de mult interacţiunea directă cu oamenii şi consider că oricât de precise ar fi e-mailurile, o conversaţie faţă în faţă, chiar şi de 5 minute, aduce un plus de claritate greu de măsurat sau de înlocuit.

De aceea, am grijă să susţin prin interacţiuni directe informările pe care le trimit în mod regulat pe e-mail. Interacţiunile aduc de cele mai multe informaţii noi, uneori greu de formulat sau împărtăşit într-un cadru atât de formal precum un e-mail sau o şedinţă.

5. FII ÎNTOTDEAUNA GATA SĂ ÎNVEŢI, DEŞI POATE NU EŞTI MEREU DORNIC SĂ PRIMEŞTI O LECŢIE (ADAPTAT DUPĂ SPUSELE LUI WINSTON CHURCHILL)

La încheierea unui proiect, în mod ideal, toată lumea este fericită, clientul mulţumit, echipa are satisfacţia finalizării unei activităţi în care oamenii au investit energie şi timp. Acesta este un bun moment pentru a privi înapoi, cu pixul în mână, la ce a mers bine şi la ce a mers mai greu sau deloc, la riscurile şi provocările întâmpinate pe parcurs. Ideal este să organizezi o întâlnire cu format de brainstorming, cu principalii actori implicaţi în proiect, astfel încât să colectezi perspective diferite asupra aceluiaşi subiect.

Rezultatul unei astfel de întâlniri este întărit mai ales de notiţele luate pe parcursul proiectului, de-a lungul provocărilor întâlnite.

Acestea sunt cele cinci idei-cheie care s-au cristalizat în urma experienţei mele pe proiecte. Fiecare dintre voi aţi avut experienţa proprie, fiecare proiect este unic, chiar dacă poate subiectul sau echipele sunt aceleaşi. Important este să menţii o stare de învăţare continuă şi să cauţi în permanenţă metode de a duce lucrurile la bun sfârşit cu o mai bună utilizare a resurselor disponibile. Dacă ar fi să împărtăşeşti cea mai utilă lecţie învăţată până acum în legătură cu activitatea de gestiune de proiect, care ar fi aceea?