Experienţa ultimelor două luni a oferit un prilej de introspecţie atât la nivel personal, cât şi profesional şi ne-a făcut pe toţi să ne întrebăm „Mai avem nevoie de birou”?, observă Tudor Ionescu, head of advisory & transaction în departamentul office al companiei de consultanţă în imobiliare CBRE România. De altfel, întrebarea referitoare la utilitatea biroului, aşa cum îl ştim, s-a regăsit în gândurile multora dintre noi  – angajaţi, clienţi (fie ei companii gigant sau start-up-uri), dezvoltatori imobiliari, chiar şi jurnalişti (– un articol recent din Financial Times decreta „Sfârşitul erei birourilor moderne”, în contextul în care utilitatea acestora a fost pusă la îndoială de multe dintre companii în această perioadă).

Tudor Ionescu sesizează în baza unui studiu al CBRE Research că deşi am putut accesa date de acasă, am trimis mailuri, am colaborat la proiecte şi am avut conferinţe pe Zoom – ne-au lipsit mai ales interacţiunile cu colegii şi cei care ne înconjurau într-o zi normală de muncă. Potrivit studiului, 43% din cei 1.200 de respondenţi din CEE & SEE au spus că le-a lipsit prânzul cu colegii, 51% au indicat lipsa întâlnirilor fizice, iar 55% au menţionat faptul că le-a lipsit să vadă feţele altor oameni lucrând în jurul lor. „Aşadar, spaţiile de relaxare, zonele comune, bucătăriile amenajate cu multă creativitate în special în piaţa competitivă din IT au un rol social extrem de important căruia acum i se simte lipsa”, răspunde Ionescu, întrebat dacă spaţiile de relaxare gândite de angajatori anterior vor mai avea sens în noua realitate.

Stocul modern de spaţii de birouri în Bucureşti este de 3,27 milioane de metri pătraţi, un spaţiu total în care lucrează aproximativ 360.000 de angajaţi, potrivit datelor CBRE Research. Companiile au anunţat că se vor întoarce în primă fază la birou cu 25% din totalul angajaţilor, astfel încât CBRE estimează că aproximativ 80.000 de angajaţi s-au întors din nou la birou începând cu 18 mai. Datele trebuie corelate – subliniază specialiştii de la CBRE – cu faptul că şcolile şi grădiniţele au rămas închise, astfel încât mulţi angajaţi sunt nevoiţi să lucreze de acasă din cauza faptului că nu au cu cine îşi lăsa copiii. Cei care s-au întors au găsit locurile de muncă pregătite pentru contextul în care ne aflăm. „Clădirile de birouri au fost pregătite cu multă responsabilitate din partea proprietarilor pentru a-şi reprimi chiriaşii. Într-o structură bazată pe limitarea riscului de infectare cu COVID-19, fiecare proprietar a introdus politici şi reguli noi de igienizare şi acces în spaţiile comune, iar aceste măsuri vor face parte din noua normalitate pe care încet, încet o construim”, spune Tudor Ionescu. De asemenea, crede el, măsurile luate de proprietari şi chiriaşi, dublate de disciplina personală a fiecărui utilizator, vor readuce sentimentul de siguranţă în muncă la birou. „Solidaritatea dintre chiriaşi şi proprietari a fost mai mult ca oricând vizibilă pentru că preocuparea comună a tuturor este acum menţinerea sănătăţii şi siguranţei oamenilor din clădiri”, spune Ionescu.

În ceea ce priveşte spaţiile ocupate de companii, au fost implementate măsuri de reducere a densităţii în birou, respectiv anumite deskuri au fost anulate temporar, iar accesul în sălile de întâlniri a fost limitat. CBRE de exemplu ia în calcul o persoană la 4 mp în sălile de şedinţe. În prezent, măsurile de igienă primează. „În plan imediat, pentru întoarcerea la birou, prioritatea va fi siguranţa oamenilor,  iar aceasta va rămâne în baza oricărui proces de amenajare”, spune Ionescu.  El subliniază însă că  alegerea noastră de a reveni la birou va avea şi o componentă socială, de interacţiune, de învăţare, de conectare. „Biroul viitorului va fi regândit cu măsuri accentuate pentru siguranţa fizică a oamenilor în scenariul unei pandemii recurente, dar în acelaşi timp va proiecta spaţii potrivite pentru interacţiuni sociale în siguranţă”, spune Tudor Ionescu.

Pentru amenajarea unui spaţiu de birou în context pandemic, investiţiile vor fi direcţionate înspre spaţiile de curăţare specializate, staţiile cu materiale de igienizare, panourile separatoare pentru recepţie, sistemul de termoscanare, schimbarea de filtre pentru sistemele de ventilaţie, spaţiile de depozitare pentru mobilierul anulat temporar. „Trebuie avut în vedere şi faptul că multe dintre companii au adoptat un program flexibil sau în ture, astfel încât orele de funcţionare ale clădirilor de birouri se vor prelungi şi echipele de property management se aşteaptă la costuri operaţionale mai mari.”

Cum vor arăta proiectele de birouri ale viitorului? „Pe viitor, proiectele de birouri vor avea succes dacă vor descoperi nevoile specifice propriilor oameni şi le vor adresa corect în design. Raţionamentele simpliste de compartimentare în open office, zona de întâlniri şi alte 2-3 funcţiuni principale bazate pe un om la 10 mp, toate vor trebui amendate”, crede Tudor Ionescu. Astfel, precizează specialistul de la CBRE, biroul corect se va axa pe nevoile unei experienţe în jurul activităţilor zilnice: nevoia de apartenenţă, de independenţă, de progres şi de confort este una dintre cele care vor defini o conexiune autentică între noi şi spaţiul biroului nostru. „Noile măsuri de diminuare a riscurilor şi siguranţa vor adăuga un nou strat în procesul de design, iar open space-ul va fi adaptat în consecinţă. Zonele înghesuite se vor extinde, densitatea va scădea, ariile largi şi deschise vor fi subîmpărţite în celule funcţionale care se adresează nevoilor particulare ale fiecărei companii sau departament şi în acelaşi timp consolidează sentimentul de siguranţă personală”, conchide Ionescu.

Un experiment cu impact pozitiv asupra spaţiului de lucru

Şi datele companiei de consultanţă în imobiliare Colliers International România arată că în perioada stării de urgenţă aproximativ un sfert dintre chiriaşii de spaţii de birouri spuneau că se aşteaptă să revină la birou în a doua jumătate a lunii mai, după relaxarea măsurilor de prevenire a răspândirii COVID-19. De asemenea,  alţi 67% luau în calcul reluarea activităţii în birouri în lunile de vară. Datele au reieşit dintr-un studiu desfăşurat de Colliers International în rândul a peste 100 de chiriaşi de spaţii de birouri din toată ţara, dintre care 30% companii cu peste 1.000 de angajaţi, relevante în piaţa spaţiilor de birouri.

„Feedback-ul primit de la majoritatea clienţilor noştri este că angajaţii sunt foarte productivi şi implicaţi şi dacă lucrează de acasă. Alte companii preferă un plan de revenire treptată la birou, care presupune întoarcerea doar a unui anumit procent dintre angajaţi, de regulă cei a căror activitate impune prezenţa la birou sau nu poate fi desfăşurată la fel de eficient de la distanţă, în funcţie de sistemele informatice şi de infrastructura în ansamblu a companiei”, spune Sebastian Dragomir, partner & head of office advisory în cadrul Colliers International România.

Din perspectiva angajaţilor, tot conform unui studiu al Colliers International, 7 din 10 spuneau recent că îşi doresc să continue să lucreze o bună parte din timp de acasă şi după relaxarea măsurilor pentru prevenirea răspândirii coronavirusului şi ieşirea din starea de urgenţă. „Dintre aceştia, 60% cred că lucrul la distanţă ar fi util cel puţin 1-2 zile pe săptămână, iar 10% ar vrea să lucreze chiar 3-4 zile de acasă în perioada următoare şi există semnale că angajatorii iau în calcul şi astfel de soluţii mixte pentru a acomoda schimbările necesare în această perioadă privind modul de lucru al echipei”.

Din punctul de vedere al lui Sebastian Dragomir, chiar dacă putem face scenarii privind impactul viitor asupra pieţei de birouri, acestea depind foarte mult de modul în care companiile vor reuşi să-şi amenajeze birourile astfel încât să limiteze riscul de îmbolnăvire şi, în acelaşi timp, să menţină sau chiar să îmbunătăţească productivitatea şi nivelul de ataşament al angajaţilor faţă de valorile companiei pe termen mediu şi lung în cazul muncii de acasă. „Pentru a asigura angajaţilor distanţarea socială la birou, angajatorii trebuie să ia în considerare unele modificări de amenajare a spaţiului şi a mobilierului, mai ales în cazul birourilor de tip open space. Este necesară asigurarea unei distanţe recomandate de doi metri liniari între angajaţi, ceea ce înseamnă că va fi necesară creşterea spaţiului alocat per angajat de la 8 metri pătraţi, cât este în prezent media în clădirile de birouri de clasă A, la peste 15 metri pătraţi per angajat. În acest context, anumite companii va trebui să permită unui procent din angajaţi să continue lucrul de acasă, astfel încât regulile privind distanţarea socială, dar şi de rotaţie să poată fi respectate”, detaliază el câteva dintre măsurile ce vor fi luate în perioada următoare în clădirile de birouri.

Sebastian Dragomir este de părere că ulterior revenirii la birou vor fi două curente în rândul angajaţilor: cei care se vor bucura de întoarcere şi socializare, dar şi cei care vor căuta condiţiile de acasă, work-life balance-ul oferit de unele companii sau spaţiile de co-working. „Cel mai probabil, în spaţiile deschise vor fi instalate partiţii înalte între birourile care se află faţă în faţă, în recepţii vom vedea bariere temporare de plastic transparent, pentru a separa vizitatorii de biroul de recepţie, iar din clădirile de birouri nu vor lipsi indicatoarele care informează vizitatorii despre regulile de păstrare a distanţei, de spălare şi igienizare a mâinilor sau de purtare a măştilor în zonele publice”, imaginează specialistul. De asemenea, vor prima măsurile de igienă în faţa altor beneficii oferite de angajator, iar siguranţa va fi mereu pe primul plan. Aceasta nu exclude însă să mai poate fi oferite şi alte beneficii, precum spaţii de relaxare, în condiţiile respectării regulilor de igienă. „Suntem la o «intersecţie» privind amenajarea birourilor, dar asta depinde foarte mult de impactul economic al pandemiei”, punctează el. Dragomir a observat că unele companii din Silicon Valley deja iau în considerare să păstreze distanţarea şi după apariţia vaccinului / vaccinarea populaţiei împotriva coronavirusului, ca o nouă normă, în timp ce altele vor să folosească, cel puţin în perioada următoare, oportunitatea telemuncii, spaţiul de birou fiind unul destinat lucrului în echipă şi colaborării. „Dar asta depinde foarte mult de tipul de activitate al companiei. Companiile de IT vor fi mult mai flexibile din acest punct de vedere, spre deosebire de cele financiar-contabile, cu un grad mai mare de sensibilitate a informaţiei. Dar dacă ar fi să rezumăm într-un singur cuvânt, acesta ar fi stabilitate – asta caută acum companiile – în business, angajaţi, cheltuieli”, subliniază Dragomir.

În ceea ce priveşte investiţiile necesare pentru amenajarea unui spaţiu de birou în context pandemic, Sebastian Dragomir oferă deja o estimare: „Pentru a se alinia la noile reguli de igienă şi siguranţă, estimăm că proprietarii de clădiri de birouri vor avea un cost minim suplimentar de 2.000 euro pe lună pentru o clădire cu suprafaţă medie”. În ceea ce priveşte investiţiile pentru amenajarea în spaţiul chiriaşului, acestea depind foarte mult de impactul economic al Covid-19 pe termen mediu şi lung, atât la nivel global, cât şi local. „Altfel, majoritatea companiilor vor căuta soluţii de împărţire a echipelor în aşa fel încât să poată folosi optim spaţiul închiriat, fără costuri suplimentare, ţinând cont de distanţarea socială. Este încă prea devreme să putem trage o concluzie privind modificarea costurilor de amenajare”, precizează specialistul de la Colliers. 

Mădălina Cojocaru, partener office agency în cadrul Cushman & Wakefield Echinox, observă şi ea că, cel puţin pe termen scurt şi mediu, atât pentru angajaţi, cât şi pentru angajatori, măsurile de sănătate şi siguranţă vor fi cele mai importante.„Astfel, angajatorii vor avea de ales între mai multe variante: închirierea unor spaţii suplimentare, pentru a se conforma noilor reguli de distanţare şi, eventual, pentru a-şi pregăti terenul pentru o eventuală creştere a businessului, aplicarea unui mix între munca de acasă şi munca de la birou, care poate însemna exclusiv acasă sau exclusiv la birou pentru anumite departamente, program în «ture» scurte zilnice sau «ture» săptămânale. Totodată, conceptul de hot desk va prinde din nou teren, deoarece acesta va permite o optimizare a numărului de staţii de lucru folosite.” Andrei Ianculescu, head of project management în cadrul aceleiaşi companii, este de părere că amenajarea spaţiului de birou depinde de obiectivele companiei privind numărul de persoane care ar trebui să lucreze de la birou în această perioadă şi bugetul alocat pentru modificările necesare. „Decizia privind numărul optim de angajaţi se realizează printr-o analiză adresată managementului, un sondaj sau focus grup, pentru a identifica nevoile de business aplicate spaţiului de lucru. Apoi se aplică un chestionar online, personalizat pentru angajaţi, pentru a evalua preferinţele şi nevoile lor în ce priveşte lucrul de la birou versus lucrul de acasă. La final, rezultatele celor două analize sunt corelate şi utilizate pentru a proiecta nevoia şi configuraţia spaţiului de birouri.” Apoi, amenajarea în context pandemic se poate face pe trei paliere: amenajare minimă doar prin mutarea mobilierului şi/sau nefolosirea unor birouri; amenajare medie prin cumpărarea şi montarea de panouri despărţitoare, pentru a creşte numărul de persoane acomodate în spaţiul respectiv, cât şi amenajare complexă, prin refacerea planului de amenajare, pentru a creşte semnificativ numărul de persoane care pot să folosească spaţiul, respectând regulile de distanţare socială.

„Nu este sfârşitul birourilor moderne, ci începutul lor”

Giganţi internaţionali precum Google şi Facebook au amânat întoarcerea la birou până anul viitor, în timp ce Twitter a anunţat că îşi lasă angajaţii să lucreze de acasă pentru totdeauna, dacă îşi doresc acest lucru şi specificul activităţii le permite. În România, companiile au luat măsuri similare, cu firme din IT de exemplu care au anunţat întoarcerea la birou a angajaţilor abia în 2021.

Sociologul Alexandru Dincovici, general manager al Izibiz Consulting este de părere că nu putem vorbi despre un  sfârşit al birourilor moderne de muncă ci dimpotrivă: „Poate aceste mişcări marchează începutul erei birourilor moderne şi finalul biroului premodern, din spaţii vechi, care nu au fost destinate iniţial pentru o astfel de utilizare”, spune Dincovici.

El observă că „biroul modern se află, la fel ca şi spaţiile comerciale moderne, în clădiri extrem de versatile. Acestea pot fi configurate şi reconfigurate după bunul plac, ceea ce se şi întâmplă foarte des, având o adaptabilitate care ar trebui să le garanteze supravieţuirea şi după ce va trece actualul pericol epidemiologic”. Pe de o parte pentru că pot fi redimensionate după bunul plac, pe de altă parte pentru că sunt dotate cu tehnologie care poate fi reconfigurată, ajustată, sau căreia îi pot fi adăugate altele benefice pentru această perioadă.De asemenea, observă el, companiile care declară că îşi lasă în continuare oamenii să lucreze de acasă sunt, asemenea birourilor moderne, destul de versatile, unele cu structuri organizaţionale mai flexibile şi care experimentează deja, în mare parte, cu modalităţi de colaborare la distanţă. Pentru ele împărţirea aceluiaşi spaţiu fizic în acelaşi moment nu este foarte important, mai ales dacă există deja echipe cu membri în mai multe oraşe sau ţări şi care sunt nevoite să colaboreze constant.

În România există şi companii care se află la polul opus al flexibilităţii: „La noi avem însă multe companii cu structuri organizaţionale rigide, chiar şi dintre cele relativ moderne care ar putea, fără pierderi mari ale productivităţii, să permită în continuare munca de acasă”. De multe ori aceste companii au şi mecanisme excesive de control provenite dintr-o neîncredere sistemică în angajat, şi chiar dacă sunt companii mici şi chiar antreprenoriale, din domenii dinamice, în multe dintre ele venitul la birou va rămâne în continuare o necesitate, să vadă şeful că lucrezi”, spune sociologul.

Alexandru Dincovici nu crede că în alegerea unui loc de muncă în viitor vor prima unele detalii legate de siguranţa şi igiena la locul de muncă, în detrimentul unor beneficii precum sălile de relaxare, pentru că, spune el, măsurile luate acum au un alt statut – sunt obligatorii, impuse de autorităţi şi acceptate ca atare de societate.

„Mă aştept ca şi din momentul în care vor înceta să mai fie obligatorii, pentru că optimistul din mine speră să vină cât mai repede acel moment, ele să rămână în vigoare şi să fie în continuare impuse atât de angajaţi cât şi de angajatori. Vor rămâne astfel măsuri necesare, nu măsuri dezirabile, cum este cazul beneficiilor actuale în anumite industrii”, crede el.

În schimb, este posibil să asistăm la trecerea mai multor măsuri şi/sau tehnologii care vor face trecerea din domeniul medical sau din mediul de laborator în domeniul privat şi care ar putea deveni implementate la scară largă. El oferă ca exemplu lămpile UV cu care se pot dezinfecta spaţiile, folosite mai mult în sălile de operaţii şi care au ajuns deodată o tehnologie prezentă şi în casele oamenilor şi pe care o vor adopta şi anumite companii, fie de nevoie (cele din domeniul medical în care nu erau obligatorii), fie pentru beneficii de imagine şi a putea oferi o siguranţă mai mare clienţilor. „Odată făcută o astfel de investiţie, din momentul în care vor exista proceduri clare de utilizare şi prezenţa acestor tehnologii va deveni o obişnuinţă, mă aştept ca ele să rămână şi în era post-covid-19 o prezenţă nelipsită în cel puţin unele spaţii de birouri”, crede Dincovici.

Pe de altă parte, mai spune el, avem de-a face cu anumite probleme legislative care pot împiedica adopţia unor proceduri medicale în zona companiilor, chiar dacă vorbim de proceduri simple care pot, până la urmă, proteja angajaţii cu riscuri minime. „Cel mai bun exemplu de astfel de procedură îl reprezintă măsurarea temperaturii, care devine obligatorie în multe spaţii comerciale, şi pe care mulţi proprietari de clădiri sau patroni o implementează din oficiu. Întâmpinăm în cazul ei atât probleme de legitimitate a procedurii şi a celor care o implementează, ceea ce rezultă şi într-o problemă de etică, cât şi probleme de securitate a individului, care pot duce la conflicte cu o anumită parte din legislaţia europeană, precum regulamentul de protecţie a datelor cu caracter personal”, spune el.

Regulamentul General pentru Protecţia Datelor al UE (RGPD) nu a fost gândit pentru o lume vulnerabilă la o astfel de ameninţare epidemiologică, astfel încât un exces de zel în acest domeniu, precum o prelucrare excesivă a unor date biometrice sau medicale, fără temei, chiar dacă pare justificată în momentul de faţă ar putea atrage cel mai probabil amenzi masive pentru companii şi chiar pentru instituţii ale statului. „Testarea temperaturii poate duce, împinsă la extrem, la un soi de discriminare (problema de etică) pe criterii medicale efectuată de personal fără pregătire medicală (problema legitimităţii) şi cu aparatură neconformă (problema procedurală). Deja le este refuzat accesul în anumite spaţii şi la anumite servicii oamenilor cu temperatură mai mare de 37,5. 

Indiferent de noile reguli, măsuri de igienă şi noutăţi în materie de design, birourile se vor redeschide. Cât de mult din freamătul din open office vom mai găsi în cadrul acestora, doar timpul ne va arăta.

Ce spun companiile de IT din România despre întoarcerea la birou

După declaraţia CEO-ului Twitter, Jack Dorsey, care a anunţat că angajaţii pot să lucreze pe timp nelimitat în regim de telemuncă, iar companii precum Facebook şi Google au anunţat că îşi lasă angajaţii să lucreze de acasă până în vara anului viitor, nu am putut să nu ne întrebăm cum stau lucrurile în cazul firmelor de IT din România.

Iată răspunsul lui Florin Talpeş, fondator şi CEO al companiei de securitate informatică Bitdefender, care şi-a mutat în urmă cu aproximativ doi ani sediul central în clădirea Orhideea Towers din cartierul Grozăveşti al Capitalei:

„În tot acest exerciţiu de migrare de la peste 80-90% work from office către peste 90% work from home, într-o perioadă relativ scurtă de timp, Bitdefender şi alte companii din IT au avut marele avantaj al faptului că în cadrul echipei, de-a lungul timpului, au fost folosite ambele variante, deci aveam un anumit exerciţiu, infrastructura noastră era pregătită, iar din a doua parte a lunii februarie am început să testăm cu tot mai multe echipe trecerea la lucratul de acasă la scară mai largă. Atunci când guvernele au recomandat sau cerut izolarea acasă, echipele noastre erau deja pregătite, eram deja acasă. Trecerea la munca de acasă s-a făcut aşadar fără mari dificultăţi de natură procedurală şi tehnică, iar productivitatea, după prima săptămână, a fost la un nivel normal. Teama de COVID şi mai ales ignoranţa generală în societate în acel moment faţă de ce însemna COVID au avut efect mai mare asupra focusului nostru, al bitdefenderiştilor, decât mutarea de la birou acasă. Însă COVID-19 ne-a ajutat să înţelegem că în mult mai multe cazuri decât credeam înainte munca de acasă poate fi la fel de productivă ca munca de la birou.

De aceea, principalul obiectiv nu este acum revenirea la birou, ci grija pentru starea de sănătate a angajaţilor, încât să evităm ca prezenţa la birou să ajute pandemia să se răspândească şi mai ales să evităm ca echipele noastre să sufere. Pe termen mediu şi lung, companiile trebuie să ţină cont şi de modul de lucru preferat al angajaţilor. În funcţie de felul în care performează cel mai bine, vor fi cazuri de 100% WFO, 100% WFH sau, poate cel mai adesea, un model hibrid, în care, pentru o vreme, măsurile de siguranţă a sănătăţii vor fi normă. Dar preferinţele pentru o bună parte dintre noi încă nu sunt clar definite, iar la alţii vor evolua, pentru că pur şi simplu societatea încă nu a ajuns la un nou normal, încă nu s-a aşezat şi, ca urmare, o bună parte din noi încă ne adaptăm şi nu ne-am aşezat preferinţele. Deci ne pregătim de o mare flexibilitate, de capacitatea de a lucra oricând şi oriunde.  

Într-o primă fază, munca de la birou va fi permisă în Bitdefender numai în situaţii speciale în care o cer necesităţile de business sau dacă există opţiuni personale argumentate. Deci mergem pe work from home ca primă opţiune pentru o perioadă. Am pregătit un set de măsuri pentru a asigura siguranţa celor care trebuie sau îşi doresc să lucreze de la birou. Direcţia Bitdefender pentru viitorul apropiat este aceea de a merge către o zonă hibrid de muncă de la birou şi muncă de acasă. Nu ştim încă cum va arăta acel hibrid, acum suntem într-o fază de început a învăţării sau experimentării.

Credem că noul normal din era post-COVID-19 va fi definit abia pe la mijlocul sau în a doua jumătate a anului 2021 şi va presupune o adaptare continuă, în funcţie de evoluţia globală a pandemiei şi dobândirea imunităţii colective faţă de noul coronavirus.  

În tot acest timp, companiile vor cântări în permanenţă criterii precum riscul de infectare, pe de-o parte, şi îndeplinirea obiectivelor de business, de cealaltă parte, pentru a găsi abordarea cea mai sigură şi performantă pentru toţi cei implicaţi.”

Ce spun dezvoltatorii?

Ce măsuri s-au implementat pentru combaterea pandemiei?

În parcurile West Gate şi Novo Park, care găzduiesc o comunitate de circa 20.000 de angajaţi ai multinaţionalelor, am pus în practică în parteneriat cu experţi în domeniul sănătăţii o serie de protocoale şi măsuri de siguranţă şi prevenţie împotriva Covid-19. Dincolo de asigurarea celui mai înalt standard de igienizare, dezinfecţie şi curăţenie, am dat atenţie fluxurilor de deplasare pentru facilitarea uşoară a accesului către birouri şi evitarea aglomeraţiei. De asemenea, am luat măsuri suplimentare de siguranţă în zonele de acces şi în recepţii, am asigurat funcţionarea sistemelor de ventilaţie cu introducere 100% a aerului proaspăt şi am informat comunitatea noastră din parcurile de birouri despre noile condiţii de lucru.

Chiar dacă, atunci când am dezvoltat parcurile de birouri, nimeni nu putea să prevadă situaţia actuală, noi le-am conceput într-un mod care le permite oamenilor să beneficieze la maximum de spaţiile comune în condiţii care astăzi sunt definite de sintagma „distanţare socială”.  Spre exemplu, pentru a evita densitatea mare şi a fluidiza traficul pietonal şi al maşinilor, există mai multe puncte de acces în parc pentru rute de circulaţie tip „one way” şi în clădirile de birouri. În cei peste 15.000 mp de spaţii verzi de la West Gate, ceea ce înseamnă aproximativ jumătate din parcul Kiseleff, angajaţii se pot relaxa în zonele cu şezlonguri şi Wi-Fi gratuit sau pot să-şi continue şedinţele de lucru în aer liber. Încurajăm utilizarea bicicletelor şi a trotinetelor sau scuterelor electrice, iar cei care optează pentru aceste modalităţi de deplasare găsesc rastele amenajate special în parcurile noastre.

Ce investiţii au fost necesare?

În primul rând, ţin să menţionez că sănătatea şi bunăstarea oamenilor din parcurile noastre de birouri sunt cele mai importante. Investim continuu în parcurile noastre de birouri, pentru amenajări şi îmbunătăţiri. Spre exemplu, în Novo Park îi întâmpinăm pe membrii comunităţii noastre cu o parcare subterană reamenajată, în care am investit 1 milion de euro şi care vizează în primul rând siguranţa pietonilor şi asigurarea unui flux mai eficient al maşinilor. Planul nostru de investiţii este mereu adaptat la nevoile chiriaşilor, iar măsurile suplimentare de siguranţă implementate împotriva Covid-19 nu fac excepţie.

Va creşte service

charge-ul companiilor care au închiriat birouri?

Politica Genesis Property a fost întotdeauna una centrată pe nevoile chiriaşilor, pe adaptabilitate şi flexibilitate. De aceea avem probabil cele mai îndelungate contracte de închiriere din piaţă şi am ţinut chiriaşii aproape, în condiţiile în care am urmărit întotdeauna să le oferim servicii de cea mai înaltă calitate. Scopul nostru este ca toţi să depăşim această perioadă dificilă şi să ne concentrăm pe restartul economic, restartul oraşului nostru.  

Ce modificări au cerut chiriaşii?

O parte din măsurile menţionate anterior s-au luat împreună cu chiriaşii noştri şi, bineînţeles, ţinând cont de indicaţiile autorităţilor. Suntem în legătură permanentă cu aceştia pentru a găsi cele mai bune metode de a menţine siguranţa în clădirile noastre de birouri. Pe măsură ce angajaţii se întorc la lucru, ne vom adapta şi vom implementa noi proceduri care să crească siguranţa şi confortul angajaţilor din parcurile noastre.

Câţi angajaţi din clădiri vin efectiv la birou acum?

În prezent circa 80% din angajaţii parcurilor de birouri lucrează de acasă. Ne aşteptăm ca treptat, cea mai mare parte a lor să revină la birou, începând cu luna iunie. În timp ce luăm măsuri pe termen scurt şi mediu pentru siguranţa angajaţilor din parcurile noastre de birouri, planificăm investiţii prin care putem îmbunătăţi siguranţa şi bunăstarea celor pe care îi găzduim. Avem astfel în plan să suplimentăm spaţiile verzi şi să asigurăm zone car-free, să diversificăm ariile de lucru din interior şi exterior, să reducem timpul şi riscul transferului între casă şi birou şi să oferim acces facil la o varietate de zone de divertisment, sport, mâncare şi minimarket.

Multe persoane numesc izolarea socială din timpul epidemiei cel mai amplu experiment social de muncă de acasă. Fără a avea alte opţiuni, am reuşit să ne adaptăm destul de bine la noul univers digital în care am fost nevoiţi să intrăm fără ca, anterior, să fi avut pregătită o strategie pentru asta.

Experienţa aceasta ne face să ne întrebăm un lucru: mai este nevoie să ne întoarcem la birou, dacă totul poate fi rezolvat online, de acasă? Răspunsul este, cu siguranţă, da. Şi acest răspuns rezultă din simplul fapt că ne-am născut fiinţe sociale. Avem nevoie să ne vedem colegii, să ne întâlnim la birou şi să interacţionăm faţă în faţă, să discutăm la o cafea despre noutăţile din vieţile noastre. Simplu spus, avem nevoie să simţim că facem parte fizic dintr-o comunitate. Asta nu înseamnă că nu vom mai munci de acasă. Noul normal va continuă să aducă schimbări, cu un mix de muncă de acasă şi de la birou. Însă cea mai importantă lecţie pe care am învăţat-o la nivel colectiv în perioada de criză este că, acum mai mult ca niciodată, sănătatea şi starea de bine a oamenilor primează, iar relaţiile inter personale sunt foarte importante pentru echilibrul fiecăruia dintre noi. Chiar dacă măsurile de prevenţia Covid-19 tind să devină normă în domeniu, atunci când ne raportăm la viitorul spaţiilor de birouri şi la bunăstarea oamenilor noi mergem mai departe. Trebuie să privim în ansamblu şi în viitor.

Parcurile de birouri ale viitorului vor deveni întregi comunităţi - oraşe în oraşe - centrate pe experienţe holistice în funcţie de nevoile oamenilor. Proximitatea spaţiilor de lucru, a locuinţelor şi a zonelor de food & entertainment sunt elemente către care se vor orienta chiriaşii, din dorinţa de le oferi angajaţilor cele mai bune şi sigure condiţii de lucru. Nu în ultimul rând, noul standard al birourilor va impune sustenabilitatea şi grija sporită pentru mediu. Sustenabilitatea nu mai este doar o ambiţie, ci devine o nouă mantra pe piaţa de birouri. Astfel de teme vor contura viitorul oraşului nostru. Pe termen lung, pandemia va schimba felul în care arată Bucureştiul odată cu adaptarea acestuia la noul nostru stil de viaţă, definit de felul în care noi alegem să trăim, să muncim şi să ne deplasăm în oraş.

Suntem conştienţi că adaptarea la noua economie low touch presupune eforturi pe care un singur dezvoltator sau o singură companie nu le poate face singură. De aceea, adresăm un apel comunităţii de afaceri, societăţii civile şi autorităţilor de a da #restartBucuresti astfel încât Capitala să devină un loc mai bun şi mai plăcut pentru muncă şi petrecerea timpului liber în siguranţă.

Cum se luptă birourile cu pandemia?

Am adaptat normele de igienă, pregătind mediile de lucru pentru ca angajaţii să performeze. În acest sens, am implementat o serie de măsuri:  obligativitatea purtării măştilor de protecţie în toate zonele comune ale clădirii pentru toţi chiriaşii, vizitatorii şi personalul administrativ; limitarea lifturilor la preluarea a cel mult patru comenzi simultan şi la patru persoane care pot utiliza liftul în acelaşi timp; asigurarea unui flux de acces suplimentar pe scările de evacuare; eliminarea recirculării aerului în clădire; instalarea unor dispozitive cu soluţii dezinfectante în recepţia clădirii pentru toţi vizitatorii, precum şi în sasulul de la intrare; dezinfectarea periodică a tuturor suprafeţelor atinse frecvent din spaţiile comune (recepţie, mânere, butoanele lifturilor etc.); săptămânal efectuăm dezinfectari prin nebulizare în toate zonele comune ale clădirii; filtrele centralei de tratare a aerului au fost înlocuite cu unele încadrate într-o clasă de filtrare superioară; termoscanarea personalului administrativ din clădire şi a curierilor. Am pus totodată la dispoziţia chiriaşilor termometre digitale pentru angajaţii lor.

Ce investiţii au fost realizate în acest sens?

Am efectuat anterior datei de

15 mai toate investiţiile necesare pentru punerea în practică a  măsurilor de dezinfectare, igienă şi siguranţă menţionate anterior, astfel încât să asigurăm un mediu sănătos şi productiv de lucru.

Cresc costurile pentru companii?

Facem toate demersurile şi eforturile pentru a conserva taxa service charge cât mai aproape de valoarea reconciliantă anul anterior.

Ce modificări v-au cerut chiriaşii?

Toate măsurile au fost luate că urmare a consultărilor avute cu chiriaşii noştri privind reîntoarcerea în siguranţă la birou şi ne-am bucurat să le regăsim în recomandările şi normele comunicate de autorităţi.

S-au întors corporatiştii la birou?

Măsurile implementate asigură funcţionarea la capacitate integrală a clădirilor. Estimările noastre, bazate pe discuţiile cu chiriaşii, sunt pentru o revenire graduală la birou. În săptămâna 18-22 mai aproximativ 40-50% din ocupanţii cladiriilor reveniseră la birou,  urmând ca acest procent să ajungă probabil spre 100% la ridicarea restricţiilor. În acelaşi timp continuăm procesul de închiriere în proiectele One Tower, One Cotroceni Park şi One Verdi Park. Chiriaşii sunt în mod deosebit interesaţi de performanţele tehnice ale noilor clădiri, iar certificările LEED şi WELL vor deveni probabil un standard care asigura un nivel sporit de confort al mediului de lucru. Modelul work from home nu este unul performant pe termen lung, iar flexibilitatea şi adaptabilitatea spaţiilor de birouri noi, moderne şi certificate, reprezintă un atu în procesul de recalibrare a mediului de lucru la noua realitate.

One Office are astăzi un portofoliu existent de 35.000 mp (business parkul One North Gate şi clădirea One Victoriei Center, fosta Bucharest Corporate Center) şi birouri în dezvoltare şi construcţie de 150.000 mp (One Tower, parte din One Floreasca City, One Cotroceni Park şi One Verdi Park).

Ce măsuri s-au implementat pentru a combate pandemia?

Globalworth şi-a luat angajamentul să respectăm toate măsurile obligatorii pentru a asigura că activitatea se desfăşoară în deplină siguranţă pentru chiriaşii şi angajaţii noştri. Totodată, echipele de leasing sunt pregătite pentru cererile deja în creştere în ceea ce priveşte necesarul de spaţiu pentru respectarea distanţării sociale în birouri. Noile reglementări îi privesc pe toţi cei 100.000 de oameni care lucrează, tranzitează sau vizitează (în) toate cele 14 clădiri din portofoliu şi se referă, înainte de toate, la adoptarea de măsuri pentru a asigura eficienţa sistemului HVAC (ventilaţie şi climatizare – n.red.) şi la sporirea protocolului de igienizare prin dezinfectarea zonelor comune (lobby ascensoare, căi de acces, scări, toalete). Ne-am asigurat şi ne asigurăm constant că toţi furnizorii-cheie ai clădirii, atât ai noştri, cât şi ai chiriaşilor, respectă instrucţiunile de igienă a mâinilor şi cerinţele de sănătate, siguranţă, securitate şi mediu (HSSE) cu echipament personal de protecţie (măşti, mănuşi). Am dispus la intrările clădirilor instrucţiunile de igienă pentru limitarea răspândirii Covid-19, iar accesul vizitatorilor este permis doar dacă aceştia poartă măşti.           

Pentru a asigura distanţarea socială, am implementat noi reguli atât la recepţie şi punctele de acces clădire (delimitarea unor rute distincte pentru zonele de intrare şi ieşire ale clădirii, delimitarea şi marcarea direcţiilor căilor principale de circulaţie - coridoare, scări, intrări), cât şi la ascensoare (marcarea zonelor pentru a menţine distanţa de siguranţă în zona lobby ascensoare, recomandarea pentru utilizarea ascensoarelor a maximum 4 persoane pentru a evita aglomeraţia, colantarea pardoselii ascensorului pentru a stabili zonele de distanţare) şi zonele comune (marcarea zonelor pentru delimitarea distanţei sociale acceptabile în zonele care s-ar putea aglomera, comunicarea către toate părţile implicate a noilor reguli / protocoale, aplicabile în zonele comune). În ceea ce priveşte programul de curăţenie, înainte de data în care a fost sistată starea de urgenţă, s-a realizat o sesiune de dezinfectare cu nebulizator pentru toate zonele comune din clădire. Aceste zone comune sunt dezinfectate frecvent, iar panourile de comandă a ascensoarelor sunt tratate cu substanţe antivirale. În clădiri sunt instalate dispensere pentru igienizarea mâinilor, covoare dezinfectante la intrări şi ecrane de protecţie la recepţii.

Ce investiţii au fost necesare?

Investiţiile au constat în două direcţii majore: redimensionarea echipelor de prestări servicii curăţenie, dezinfectare şi pază şi achiziţionarea suportului necesar pentru implementarea măsurilor împotriva COVID-19, măsuri amintite mai sus. În ceea ce priveşte cea de-a doua direcţie, a fost nevoie să procurăm, pentru toate clădirile din portofoliul Globalworth, dispensere cu dezinfectant şi consumabile aferente, materiale de semnalistică privind respectarea regulilor de distanţare socială (afişe, autocolante, asigurarea de trasee definite pentru fluxurile de circulaţie, număr maxim de persoane în lifturi), materiale profesionale specifice pentru dezinfecţia frecventă a spaţiilor comune, covoraşe cu dezinfectant, dezinfectare prin nebulizare în spaţiile comune, soluţii antivirale pentru tratarea zonelor sensibile (butoniere lifturi, acces uşi), ecrane de protecţie din plexiglas instalate la recepţia clădirilor.

Va creşte service charge-ul companiilor care au închiriat birouri?

Este prea devreme pentru a prezenta o analiză de impact, însă toate eforturile noastre sunt direcţionate pentru optimizarea lor. O atenţie sporită a fost acordată reducerii cheltuielilor de exploatare în această perioadă.

Ce modificări v-au cerut chiriaşii?

Solicitările chiriaşilor intră în sfera acţiunilor şi măsurilor pe care Globalworth le-a implementat pentru asigurarea unui mediu igienic al spaţiilor de lucru: dezinfecţii frecvente ale spaţiilor comune, semnalistică privind distanţarea socială, dezinfecţii prin nebulizare, verificarea funcţionalităţii echipamentelor de ventilaţie ale clădirilor.

Vă aşteptaţi ca mai mulţi angajaţi să lucreze de acasă pe viitor?

Situaţia încă fluidă nu ne permite să ştim cu exactitate care va fi numărul de angajaţi şi companii care vor opta pentru lucrul de acasă. Chiar dacă o parte dintre angajaţi vor continua o perioadă lucrul de acasă, iar altă parte vor lucra în rotaţii, tot rămâne un procent semnificativ de angajaţi care optează pentru munca la birou şi numărul va creşte pe parcurs ce intensitatea pandemiei scade. Asta şi pentru că mulţi dintre angajaţi depind de birou şi sunt mai eficienţi în cadrul echipei. Ne aşteptăm, aşadar, la o creştere graduală a numărului de angajaţi care vin la birou, iar această creştere implică modificări de amenajare a spaţiului şi a mobilierului, mai ales în cazul birourilor open space, spaţiilor comune (bucătării, săli de relaxare) sau în cazul sălilor de meeting sau conferinţe. Unele birouri se vor roti, astfel încât angajaţii să nu stea faţă în faţă, în recepţii vor fi instalate bariere temporare de plastic transparent pentru a separa vizitatorii de biroul de recepţie, iar în unele spaţii vor fi instalate partiţii înalte între birourile care se află faţă în faţă. Dacă înainte biroul era mai ales despre confidenţialitate, acum este despre siguranţă şi separare fizică între colegi. Această distanţă de doi metri recomandată conduce automat la creşterea spaţiului alocat per angajat de la 10 metri pătraţi la 15-20 metri pătraţi. Necesitatea de a creşte spaţiul alocat per angajat este deja observată de echipele noastre de leasing care au tot mai multe cereri de creştere a spaţiului de la companii şi ne aşteptăm la evoluţii în această direcţie.